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Unabhängig davon, in welchem Geschäft Sie tätig sind, müssen Sie häufig E-Mails senden, um Bestellungen aufzugeben oder zu bestätigen. Diese Art der Korrespondenz bietet Ihnen die Möglichkeit, Professionalität zu vermitteln und Ihre Geschäftsprodukte und -dienstleistungen zu fördern.

Schauen wir uns diese Arten von E-Mails genauer an und wie Sie sie so effektiv wie möglich gestalten können.

Bestellung aufgeben

Viele Unternehmen verfügen über Online-Formulare, die Sie ausfüllen müssen, um Ihre Bestellung für Zubehör oder Ausrüstung aufzugeben. Es gibt Fälle, in denen Sie eine E-Mail senden müssen, entweder um mit dem Formular zu gehen, oder als eigenständige Kommunikationsform.

Auch wenn Sie eine Bestellung online oder telefonisch aufgegeben haben, ist eine Bestell-E-Mail eine gute Möglichkeit, die Details eines wichtigen Geschäftsauftrags schriftlich festzuhalten. Auf diese Weise haben sowohl Sie als auch das andere Unternehmen eine Kopie der Details der Transaktion.

Eine effektive Bestell-E-Mail besteht aus folgenden Komponenten:

• produkt-Spezifikationen

• mengen

• vereinbarter Preis

• voraussichtlicher Liefertermin

• sonstige Geschäftsbedingungen

• ihr Name und Ihre Kontaktdaten

Suchen Sie nach Möglichkeit die direkte E-Mail-Adresse der Person, die für den Abschluss der Bestellung verantwortlich ist. Es lohnt sich, sich die Zeit zu nehmen, die Website des Unternehmens zu besuchen oder das Firmenbüro für diese Adresse anzurufen. Auf diese Weise können Sie vermeiden, dass Ihr Bestellbrief im Spam-Ordner einer anderen Person landet.

Eine effektive Betreffzeile stellt sicher, dass Ihre Bestellung auch gelesen wird. Seien Sie so spezifisch wie möglich in Bezug auf das Produkt und geben Sie an, dass Sie eine Bestellung aufgeben. Hier einige Beispiele:

Neue Bestellung für Artikel #110

Nachbereitung der Online-Bestellung 071515

Bestätigung der telefonischen Bestellung für Jan. 20 lieferung

Bestellung von 100 Exemplaren von Kindergarten Math Fun

Hier ist ein Beispiel für eine effektive E-Mail, die eine Bestellung aufgibt:

Betreffzeile: Bestellen Sie 200 Exemplare von Kindergarten Math Fun

Sehr geehrte Frau Kingsley,

Vielen Dank, dass Sie sich heute mit mir über die interaktiven Lehrmittel Ihres Unternehmens unterhalten haben. Ich schreibe, um die Bestellung der Jackson Elementary School von 200 Exemplaren von Kindergarten Math Fun zu bestätigen.

Ich verstehe, dass die Kosten für jedes Buch 45 US-Dollar betragen, wir jedoch einen Mengenrabatt von 10 Prozent erhalten. Die Kosten für unsere Bestellung betragen dann 8100 US-Dollar. Wir verstehen, dass wir Versandkosten vermeiden können, indem wir sie in Ihrem Lager in der Innenstadt abholen.

Wie wir besprochen haben, werden wir einen Scheck bereit haben, wenn wir die Bücher am 15.August abholen.

Nochmals vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen,

Ihr Name

Ihre Kontaktinformationen

Bestätigung einer Bestellung

Eine E-Mail, die eine Bestellung bestätigt, bietet Ihnen eine großartige Gelegenheit, Ihren Kunden zu kontaktieren und weitere Informationen über Ihr Unternehmen anzubieten. Eine Bestätigungs-E-Mail kann ein effektives Verkaufsinstrument und eine Möglichkeit sein, Ihre Kundenbeziehungen zu fördern.

Eine Auftragsbestätigungs-E-Mail sollte:

• danke dem Kunden für die Bestellung

• überprüfen Sie den Inhalt der Bestellung

• lieferdetails angeben

  Möchten Sie mehr erfahren? Warum nicht einen Online-Kurs zum Schreiben effektiver E-Mails am Arbeitsplatz belegen?

• rekapitulieren Sie die Kosten

Sie können Ihre E-Mail mit einem kurzen Absatz über Ihr Unternehmen, Ihren Service oder Ihren Ruf schließen. Sie können auch einen Link zu Ihrer Website oder Social-Media-Seite bereitstellen.

Sehr geehrte Anna,

Vielen Dank für Ihre Bestellung von 250 individuellen Hochzeitseinladungen und für Ihre schnelle Online-Zahlung. Ihre Bestellung wird innerhalb von drei bis fünf Werktagen versendet. Wir senden Ihnen eine kurze E-Mail, wenn es versendet wird.

Wir freuen uns, dass Sie unsere Firma für Einladungen zu Ihrem besonderen Tag gewählt haben. Wir wissen, dass Sie viele Möglichkeiten haben, wenn es um Hochzeitseinladungen geht, und wir sind stolz darauf, Ihnen die besten Qualitätseinladungen zum niedrigsten Preis anbieten zu können. Wir sind seit 20 Jahren im kundenspezifischen Kartengeschäft tätig und glauben, dass unsere Langlebigkeit darauf zurückzuführen ist, dass wir unsere Kunden schätzen.

Haben Sie benutzerdefinierte Dankesnotizen für Ihre Einladungen in Betracht gezogen? Viele unserer Kunden verwenden gerne das gleiche Design auf ihren Dankesnotizen wie auf ihren Einladungen. Bitte besuchen Sie unsere Website unter (Ihre Website-Adresse) für Details. Als wiederkehrender Kunde erhalten Sie einen automatischen Rabatt von 20 Prozent, wenn Sie bis zum 30.

Danke für den einkauf mit uns. Und herzlichen Glückwunsch zu Ihrem bevorstehenden großen Tag!

Mit freundlichen Grüßen,

Ihr Name

Ihre Position bei der Firma

Ihre Kontaktinformationen

Manchmal kann eine Verkaufsbestätigungs-E-Mail eine Möglichkeit sein, zusätzliche Informationen anzufordern, z:

• eine Lieferadresse, wenn z.B. ein Postfach auf einem Formular verwendet wurde

• eine alternative Form der Zahlung, wenn eine Kreditkarte verweigert wurde

• weitere Details für die auszufüllende Bestellung (z. B. Farbe oder Größe)

Diese Angaben müssen professionell formuliert sein. Auch hier ist die Betreffzeile wichtig, um die Aufmerksamkeit Ihres Empfängers zu erregen. Mit dieser Art von Betreffzeile können Sie signalisieren, dass ein Problem mit der Bestellung vorliegt: Bestellverzögerung: benötigte Menge.

Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail, in der Sie nach weiteren Informationen gefragt werden.

Sehr geehrter Herr Olden:

Vielen Dank für Ihre heutige Bestellung von Sun-Ray Sonnenbrillen. Wir schätzen Ihr Geschäft und freuen uns darauf, Ihnen ein Paar Amerikas bestbewertete Korrektionssonnenbrillen zur Verfügung zu stellen.

Leider ist Ihre Bestellung in der Warteschleife, weil es ein Problem mit Ihrem Rezept gibt. Als wir Ihre Ärztin kontaktierten, sagte sie, Sie hätten seit fünf Jahren keine Augenuntersuchung mehr gehabt. Um Ihre Bestellung zu erfüllen, benötigen wir das Rezept Ihres Arztes. Würden Sie bitte ihr Büro kontaktieren und uns dann mitteilen, wie wir vorgehen sollen?

Vielen Dank und wir freuen uns, bald von Ihnen zu hören.

Mit freundlichen Grüßen,

Ihr Name

Ihre Position bei der Firma

Ihre Kontaktinformationen

In anderen Situationen müssen Sie möglicherweise eine Bestätigungs-E-Mail senden, die dem Empfänger weitere Informationen bietet.

Hier ist ein Beispiel für eine Registrierungsbestätigungs-E-Mail.

Betreffzeile: Anmeldebestätigung für Leadership Summit

Sehr geehrte Frau Allen:

Vielen Dank für Ihre Anmeldung zum Leadership Summit 2016. Wir haben Ihr Anmeldeformular, Ihren Fragebogen und Ihre Zahlung für die zweitägige Konferenz erhalten.

Bitte besuchen Sie den Hospitality Table in der Haupthalle des Richland Hotels um 8:30 Uhr am Feb. 12, um Ihr Willkommenspaket zu erhalten. Die Konferenz beginnt um 9 Uhr mit der Keynote Session im Main Ballroom. Break-out-Sitzungen folgen den ganzen Tag über und werden in Ihrem Paket detailliert beschrieben.

Bitte besuchen Sie unsere Website (Website-Adresse hier) für weitere Informationen.

Wir freuen uns auf Ihren Besuch. Wenn Sie Fragen haben, lassen Sie es mich wissen.

Mit freundlichen Grüßen,

Ihr Name

Ihre Position bei der Firma

Ihre Kontaktinformationen

Ein weiteres Beispiel für eine Bestätigungs-E-Mail ist eine, die den Empfänger darüber informiert, dass Sie einige geschäftsbezogene Informationen erhalten haben, z. B. eine Bewerbung. Unter bestimmten Umständen ist es höflich, Ihren Empfänger wissen zu lassen, dass Materialien eingegangen sind, und ihn wissen zu lassen, wann Sie den nächsten Schritt in einem Entscheidungsprozess unternehmen werden.

Diese Mails können kurz und prägnant sein. Hier ein Beispiel:

Betreff: Vielen Dank für Ihre aktuelle Bewerbung

Sehr geehrter Herr Jenkins:

Vielen Dank, dass Sie sich für die Position des Marketing Director bei IT Resources beworben haben. Mein Team und ich werden diese Woche Bewerbungen prüfen. Wenn Sie für ein Interview ausgewählt werden, Wir werden Sie am oder vor Montag kontaktieren, Okt. 10, um einen Termin zu vereinbaren.

Wir freuen uns über Ihr Interesse an IT-Ressourcen.

Mit freundlichen Grüßen,

Ihr Name

Ihre Position bei der Firma

Ihre Kontaktinformationen

Unabhängig davon, welche Art von E-Mail Sie verfassen, ist es wichtig, Ihren Inhalt, Ihre Betreffzeile und die Adresse Ihres Empfängers zu korrigieren.

Danke sagen oder nicht danke sagen.

In der Welt der Geschäftskorrespondenz gibt es einige Meinungsverschiedenheiten darüber, ob man auf alle geschäftsbezogenen E-Mails antworten muss.

Einige Leute argumentieren, dass eine einfache „Danke“ -E-Mail ihre Zeit verschwendet. Sie sagen, dass das Klicken und Öffnen einer E-Mail, nur um ein oder zwei Wörter zu sehen, Zeitverschwendung ist. Andere sagen, dass sie immer ein Dankeschön schätzen.

Wie entscheiden Sie, ob Sie eine geschäftliche E-Mail bestätigen? Überlegen Sie zunächst, ob die Person wissen muss, dass Sie die Informationen erhalten haben oder nicht. Wenn es zum Beispiel eine vorherige Fehlkommunikation oder einen verlorenen Anhang gegeben hat, zeigt ein schnelles Dankeschön dem Empfänger, dass derzeit alles in Ordnung ist.

Da viele Ihrer Empfänger mit E-Mails überschwemmt werden, fügt es eine höfliche Note hinzu, um zu sagen, wofür Sie dankbar sind. Anstatt nur zu tippen, „Danke“, wenn Sie diesen zuvor fehlenden Anhang erhalten haben, Erwägen Sie zu schreiben, „Danke. Diesmal habe ich den Anhang gut verstanden.“

Eine andere Zeit, um eine Danksagung zu senden, ist, wenn jemand alles getan hat, um Ihre Bedürfnisse zu erfüllen. Eine Anerkennung in dieser Situation macht einfach Sinn. Betrachten Sie diese Anerkennungen als eine Möglichkeit, aufrichtige Wertschätzung zu vermitteln, anstatt nur einen schnellen Dank.

Auch hier ist es höflich, in diesen Fällen spezifisch, aber kurz zu sein. Hier ein paar Beispiele:

Vielen Dank, dass Sie so schnell auf meine Anfrage nach weiteren Informationen geantwortet haben.

Vielen Dank. Ich schätze Ihre Flexibilität

Diese Informationen sind genau das, was ich brauchte. Vielen Dank!

Vielen Dank, dass Sie mich über die Datumsänderung informiert haben. Wir sehen uns nächsten Mittwoch.

In der heutigen Kultur haben viele von uns Höflichkeit für Geschwindigkeit geopfert. Ja, wir sind alle beschäftigt und wollen unsere Zeit nicht damit verschwenden, unnötige E-Mails zu lesen. Die andere Seite dieser Medaille ist jedoch, dass wir einige der Grundlagen der geschäftlichen und persönlichen Etikette verloren haben.

Eine gut geschriebene Bestätigungs-E-Mail zeigt, dass Sie das Geschäft eines Kunden schätzen. Es zeigt, dass Sie jemandes Bemühungen schätzen. Eine Bestätigungs-E-Mail spiegelt auch Sie, den Absender und Ihren Geschäftssitz gut wider.