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Sie fahren in den Urlaub und möchten automatische Antworten aus Microsoft Outlook senden? So richten Sie eine automatische Antwort ein, damit Ihre Kunden, Partner und Mitarbeiter wissen, dass Sie ihre E-Mails nicht lesen können und wann Sie zurückkommen.

So überprüfen Sie die Microsoft Outlook-Version

Mit Microsoft Outlook können Sie automatische Antworten festlegen. Die Art und Weise, wie Sie dies tun, variiert jedoch von Outlook-Version zu Outlook-Version. Zuerst sollten Sie die Version Ihrer Software überprüfen.

1. In der Multifunktionsleiste über Ihrem Posteingang: Gibt es eine Registerkarte namens „Extras“? Wenn Sie keine sehen können, haben Sie wahrscheinlich eine neuere Version oder Outlook für Office 365. Klicken Sie auf „Datei“ und dann auf „Info“ und prüfen Sie, ob Sie ein Bild wie das Bild unten erhalten.
2. Wenn Sie eine Registerkarte mit dem Namen „Extras“ haben und darauf klicken, gibt es eine Option „Abwesenheitsassistent“? Ältere Versionen (Outlook 2003, 2007) haben diese Option.
3. Sie sehen die Registerkarte „Extras“, aber es gibt keinen „Abwesenheitsassistenten“? Das bedeutet, dass Sie wahrscheinlich ein Nicht-Exchange-Konto verwenden. In diesem Fall legen Sie die automatische Antwort mithilfe der Option „Regeln und Warnungen“ fest.

5 Schritte zum Festlegen einer Abwesenheitsantwort in neueren Versionen von Microsoft Outlook

Wenn Sie eine Outlook-Version ohne die Registerkarte „Extras“ haben und ein Bild wie das obige erhalten, verwenden Sie eine neue Version von Outlook oder Outlook für Office 365. In diesem Fall müssen Sie Folgendes tun:

1. Klicken Sie auf „Datei“ und dann auf „Info“.
2. Wählen Sie die Option „Automatische Antworten (abwesend)“.
3. Aktivieren Sie diese Option, indem Sie „Automatische Antworten senden“ auswählen. Sie können auch die Option aktivieren, die Nachricht nur während eines bestimmten Zeitraums zu senden. Stellen Sie die Startzeit und die Endzeit ein. Wenn Sie keinen Zeitraum festlegen, müssen Sie die automatischen Antworten manuell deaktivieren.
4. Schreiben Sie den Text, den andere Personen als automatische Antwort auf ihre E-Mails erhalten sollen. Es gibt zwei Registerkarten: „Innerhalb meiner Organisation“ und „Außerhalb meiner Organisation“. Sie können denselben Text für beide verwenden oder unterschiedliche Antworten schreiben. Und Sie können den Text auch formatieren.
5. Klicken Sie unten rechts auf „OK“, wenn Sie fertig sind.

Wichtig: Sie können einen Zeitraum festlegen, in dem die Nachricht gesendet wird – der Empfänger kann das Enddatum jedoch nicht sehen. Das heißt: Wenn du willst, dass die Leute wissen, wann du zurück bist, musst du das in deinen Text schreiben.

Automatische Antworten in älteren Outlook-Versionen

In älteren Versionen funktioniert das Festlegen einer automatischen Antwort auf ähnliche Weise. Sie müssen nur den Abwesenheitsassistenten verwenden.

• Klicken Sie im Menüband auf „Extras“ und dann auf „Abwesenheitsassistent“.
• Aktivieren Sie in Outlook 2007 die Option „Automatische Abwesenheitsantworten senden“ und legen Sie bei Bedarf den Zeitbereich fest. Oder die Option „Ich bin gerade nicht im Büro“ in Outlook 2003.
• Schreiben Sie den Text, der als Antwort gesendet werden soll. In Outlook 2007 können Sie zwei verschiedene Texte für Ihre Organisation oder für Personen außerhalb Ihrer Organisation verwenden.
• Klicken Sie unten rechts auf „OK“.
• Wichtig: In Outlook 2007 können Sie einen Zeitraum festlegen, in dem die Nachricht gesendet wird. Der Empfänger kann das Enddatum jedoch nicht sehen. Wenn Sie möchten, dass die Leute wissen, wann Sie wieder im Büro sind, erwähnen Sie das Rückgabedatum in Ihrem Text.

Automatische Antworten mit „Regeln und Warnungen“ (Nicht-Exchange-Konten)

Wenn es keine Möglichkeit gibt, eine automatische Abwesenheitsantwort festzulegen, können Sie trotzdem eine senden. Aber es ist ein bisschen komplizierter:

• Zuerst müssen Sie eine Vorlage speichern, die den Text enthält, den Sie senden möchten (wann Sie zurück sind, wer die Kontaktperson ist, während Sie weg sind usw.). Beginnen Sie mit dem Schreiben einer neuen E-Mail.
• Schreiben Sie in die neue E-Mail den Text, den Outlook im Urlaub automatisch senden soll. Aber anstatt die E-Mail an jemanden zu senden, müssen Sie sie speichern.
• Klicken Sie auf „Speichern unter“. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Outlook-Vorlage“ und ein Ziel, an dem die Vorlage gespeichert werden soll.
• Um die automatische Antwort festzulegen, klicken Sie auf „Datei“ (neuere Versionen) oder „Extras“ (ältere Versionen), um die Option „Regeln und Warnungen“ zu finden.
• Klicken Sie auf „Regeln und Warnungen“ und dann auf „Neue Regel“.
• Nun sehen Sie ein Fenster mit vielen Optionen. Klicken Sie auf „Regel auf empfangene Nachrichten anwenden“.
• Wenn Sie diese Option nicht in Ihrer Liste sehen, klicken Sie auf „Nachrichten prüfen, wenn sie ankommen“.
• Der nächste Schritt besteht darin, zu überprüfen, für wen diese Regel gilt: „Welche Bedingung (en) möchten Sie überprüfen?“. Wenn Sie möchten, dass die Nachricht an alle gesendet wird, die Sie kontaktieren, überprüfen Sie nichts und klicken Sie einfach auf „Weiter“. Und dann „Ja“, wenn Sie gefragt werden, ob dies für alle Nachrichten gelten soll.
• Jetzt werden Sie gefragt, was Sie mit der Nachricht tun möchten. Aktivieren Sie die Option „Mit einer bestimmten Vorlage antworten“ (Schritt 1). Schritt 2: Klicken Sie auf „eine bestimmte Vorlage“ und wählen Sie die Vorlage, die Sie am Anfang gespeichert haben.
• Klicken Sie auf „Weiter“. Fügen Sie dann bei Bedarf Ausnahmen hinzu. Klicken Sie erneut auf „Weiter“.
• Im nächsten Fenster müssen Sie einen Namen für die Regel angeben. Und aktivieren Sie „Diese Regel aktivieren“, wenn Sie sie jetzt aktivieren möchten.
• Klicken Sie auf „Fertig stellen“.