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MS Outlook ist ein hervorragender Assistent, wenn es darum geht, mit der Kommunikation umzugehen, Notizen zu machen und den Zeitplan im Kalender zu verfolgen. Je aktiver Sie es verwenden, desto mehr Dateien werden gespeichert. Daher wird das Problem, wie PST-Dateien komprimiert werden, früher oder später angesprochen.

Ein durchschnittlicher Benutzer hat möglicherweise nie über die Notwendigkeit nachgedacht, Outlook-Datendateien zu komprimieren. Höchstwahrscheinlich ist der von Outlook-Dateien belegte Speicherplatz nicht beträchtlich, oder Sie sind ein glücklicher Besitzer einer großen Festplatte. Abgesehen von der Speichergröße, die PST-Dateien belegen, wird die Geschwindigkeit und Reaktionszeit eines PCS jedoch von der gespeicherten Datenmenge beeinflusst. Daher kann das Komprimieren von PST-Dateien zu einer nützlichen Gewohnheit werden.

Bevor Sie PST-Dateien komprimieren

Abgesehen von der notwendigen und wichtigen Korrespondenz erhalten Benutzer viele Anzeigen und Spam per E-Mail. Nicht immer werden diese Dateien rechtzeitig gelöscht. Außerdem, Einige E-Mails enthalten Anhänge, die auf einem PC gespeichert wurden; daher benötigen diese Anhänge doppelt so viel Platz, wie sie haben sollten. Aus diesem Grund ist es besser, Ordner und Unterordner zu bereinigen, bevor Sie mit dem Komprimieren von PST beginnen. Vergessen Sie gelöschte Elemente nicht, dieser Ordner sollte auch regelmäßig überprüft werden.

Das Bereinigen und Organisieren von E-Mails, Kalendereinträgen, Notizen, Aufgaben, Terminen und Kontakten ist eine nützliche Gewohnheit. Dies mag zum ersten Mal eine lange und herausfordernde Aufgabe sein. Wenn Sie dies jedoch regelmäßig tun, spart dies nicht nur Platz, sondern hilft auch, die erforderlichen Informationen schnell zu finden.

Wo finden Sie PST-Dateien

MS Outlook speichert Daten in bestimmten Dateien mit dem Namen Outlook Personal Folders. Diese Dateien können zwei Erweiterungen haben – PST oder OST, abhängig von der Version und Konfiguration der Software, die Sie verwenden. Die Kombination dieser Dateien kann ebenfalls gespeichert werden. Höchstwahrscheinlich fragen sich Benutzer, wie sie eine PST-Datei komprimieren können, da dies eine Erweiterung der Datei ist, die auf einer PC-Festplatte gespeichert ist. Wir werden jedoch beide beschreiben. Um die Datendateien zu finden, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Führen Sie Outlook aus und klicken Sie auf die Registerkarte Datei;
• Wählen und klicken Sie auf die Schaltfläche Kontoeinstellungen;
• In der Dropdown-Liste müssen Sie auf Kontoeinstellungen klicken;
• Suchen Sie im neuen Fenster die Registerkarte Datendateien und klicken Sie darauf.

Es wird eine Liste aller PST- und OST-Dateien angezeigt, in denen Outlook Daten speichert. Wenn Benutzer ihren Speicherort kennen, können sie sie auf der Festplatte finden, um zu definieren, welche Ordner zu viel Speicherplatz belegen und bereinigt werden müssen. Dann ist es möglich, Outlook PST- und OST-Dateien zu komprimieren.

PST-Datei komprimieren: Ein paar einfache Schritte

Benutzer der Nicht-Exchange-Version von MS Outlook befassen sich normalerweise mit PST-Dateien. Um PST-Dateien in Outlook 2010 oder späteren Versionen zu komprimieren, führen Sie die oben genannten Schritte aus, um Datendateien zu finden. Wählen Sie dann eine Datei aus, die Sie komprimieren möchten:

• Wählen Sie eine Ihrer PST-Dateien und klicken Sie auf Einstellungen;
• Finden Sie die Schaltfläche Jetzt komprimieren und drücken Sie sie;
• Der Prozess der Komprimierung der Outlook-Datendatei wird eingeleitet;
  
• Wenn dieser Vorgang abgeschlossen ist, klicken Sie auf OK.

Was ist mit OST-Dateien?

In der Regel haben Unternehmensbenutzer mit OSTs zu tun. Die Schritte zum Komprimieren ähneln denen, die Sie ausführen, wenn Sie eine PST-Datei komprimieren möchten Outlook 2013 oder eine andere Nicht-Exchange-Version:

• Suchen Sie die Registerkarte Kontoeinstellungen > Datendateien und suchen Sie eine zu komprimierende OST > Einstellungen;
• Im neuen Fenster finden Sie die Registerkarte Erweitert;
• Drücken Sie die Outlook-Datendatei-Einstellungen-Taste;
• Dann entscheiden Sie sich jetzt, und der Prozess wird gestartet.

Was macht das Komprimieren einer PST-Datei? & Wie oft?

Mit den oben genannten einfachen Schritten können Sie etwa 10% des Festplattenspeichers einsparen. Außerdem wird dieses Verfahren die Geschwindigkeit von Outlook und einem PC im Allgemeinen verbessern. Bevor Sie mit dem Komprimieren Ihrer Dateien beginnen, beachten Sie, dass Sie während dieses Vorgangs die E-Mail-Software nicht verwenden können. Außerdem wird ein Computer mit diesem Prozess geladen; deshalb kann es ein bisschen langsam sein.

Die Häufigkeit des Komprimierungsvorgangs hängt davon ab, wie aktiv Sie Outlook verwenden, wie viele Anhänge vorhanden sind und wie viel freier Speicherplatz Sie auf Ihrer Festplatte haben. Regelmäßige Benutzer können einmal pro 4-5 Monate auf dieses Verfahren zurückgreifen. Wenn Sie jedoch der Meinung sind, dass die Antwortzeit von Outlook länger geworden ist, überprüfen Sie den von Datendateien belegten Speicherplatz. Wahrscheinlich ist dies an der Zeit, sie zu komprimieren, um die Effektivität Ihres PCS und Outlook zu verbessern.

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