So führen Sie produktive und effektive Geschäftstreffen durch
Geschäftstreffen werden oft als eine der am wenigsten produktiven Geschäftsaktivitäten angesehen. Effektive Meetings können sich jedoch sehr positiv auf Ihr Endergebnis auswirken. Verwenden Sie diese Tipps, um Ihr nächstes Geschäftstreffen zu einem Erfolg zu machen.
Wie produktiv sind Ihre Geschäftstreffen? Würden Sie die Kultur beschreiben, die Ihre Treffen regelt, um mehr dem Dritten Weltkrieg oder dem verrückten Chaos zu ähneln? Konzentrieren Sie sich während eines Meetings auf die anstehende Agenda oder konzentrieren Sie sich mehr darauf, einen Schaumstoffbecher in Stücke zu brechen? Würden Sie das Essen aller Donuts in einem Meeting als eine wichtige Leistung in Ihrer Agenda qualifizieren? Wenn Ihnen diese Besprechungsszenarien bekannt vorkommen, sind Sie nicht allein! Viele Studien haben gezeigt, dass in Meetings mehr Zeit verschwendet wird als in jeder anderen Geschäftstätigkeit. Es wird geschätzt, dass Menschen 20-40% (das obere Management ist viel mehr) ihrer Zeit in Meetings verbringen und dass Meetings nur 44-50% effizient sind (Quelle: Steve Kaye). Indem Sie die Effizienz Ihres nächsten Meetings verbessern, können Sie Ihren Gewinn steigern.
Der erste Schritt zur Verbesserung der Effizienz Ihrer Geschäftstreffen besteht darin, zu erkennen, dass Besprechungen eine gemeinsame Anstrengung sind. Die Definition eines Meetings ist eine Teamaktivität, bei der sich AUSGEWÄHLTE Personen versammeln, um ARBEITEN auszuführen, die Gruppenarbeit erfordern. Alle Teilnehmer eines Meetings müssen daher eine Rolle dabei spielen, konzentriert zu bleiben und das Meeting rechtzeitig zu durchlaufen.
Bevor ein Meeting einberufen wird, muss zunächst entschieden werden, ob es notwendig ist. Denken Sie daran, dass ein Meeting nicht immer der effektivste Weg ist. Andere verfügbare Optionen können das Senden eines Memos oder einer E-Mail sein. Es liegt in der Verantwortung des Sitzungsanwalts, die Notwendigkeit der Einberufung der Sitzung und die Teilnehmer zu bestimmen. Im Allgemeinen ist es am besten, so wenige Teilnehmer wie möglich einzuladen (nur Key Player). Der Anwalt muss auch den Kalender der Organisation überprüfen, den Besprechungsraum reservieren und einen Besprechungsleiter zuweisen, der für die Tagesordnung verantwortlich ist.
Effektive Meetings erfordern Führung. Die Leitung eines Meetings erfordert Aufmerksamkeit, Vertrauen, Kreativität, Diplomatie, Einfühlungsvermögen, Flexibilität, Verstand, Zähigkeit und ja, Humor! Die Hauptaufgabe des Leiters besteht darin, die Grundrollen für das Meeting festzulegen, nämlich: Verwirrung und Störungen zu minimieren und einen Verhaltenskodex einzuführen. Einige Beispiele für Teamspielregeln, die Meetings effektiver gestalten sollen, sind:
1. Wenn Sie vorhaben, einen Vorschlag zu unterbreiten oder ein Problem in einer Gruppenbesprechung zu besprechen, senden Sie alle relevanten Informationen einige Tage vor der Besprechung an alle Teammitglieder.
2. Überprüfen Sie die Tagesordnung und bringen Sie alle relevanten Materialien mit, damit wir fundierte Entscheidungen treffen können.
3. Lobbyieren Sie nicht ein paar Mitglieder vor dem Meeting und versuchen Sie, dem Rest der Gruppe in einem „Überraschungsangriff“ eine Idee in die Kehle zu rammen. Halten Sie Probleme über Bord und inklusive. „Kämpfe fair“.
4. Kommen Sie pünktlich zu den Treffen.
5. Wenn Sie abwesend sein werden, informieren Sie andere im Voraus und senden Sie einen Stellvertreter, der zumindest einige Entscheidungen in Ihrem Namen treffen kann.
6. Konzentrieren Sie sich darauf, zuzuhören und Verständnis zu suchen, bevor Sie anderer Meinung sind.
7. Wenn Sie der Rekorder sind, verteilen Sie innerhalb von 48 Stunden nach der Besprechung vollständige und genaue Protokolle an alle.
8. Wenn Sie etwas zustimmen, tun Sie, was Sie sagen, dass Sie tun werden. Seid einander rechenschaftspflichtig.
9. Sarkasmus, persönliche Angriffe, Unterbrechung, Dominanz der Diskussion oder ablenkendes Verhalten während eines Meetings sind alles unproduktive Verhaltensweisen. Wir stimmen zu, uns nicht an ihnen zu beteiligen.
10. Es ist in Ordnung, während eines Meetings anderer Meinung zu sein, aber sobald die Gruppe eine Entscheidung getroffen hat, muss sie von allen außerhalb des Meetings unterstützt werden. Passiver Widerstand, Sabotage, negativer Klatsch und Guerillakrieg sind nicht in Ordnung.
11. Denken Sie daran, Erfolge zu feiern und den Mitgliedern für ihre Bemühungen zu danken.
Zusätzlich zur Umsetzung dieser Konzepte muss ein effektiver Meetingleiter einen Verhaltenskodex durchsetzen, um ein sicheres Umfeld für die Diskussion von Ideen zu schaffen. Der Meeting-Moderator sollte die Meeting-Teilnehmer zwingen, einige einfache Richtlinien zu befolgen, um ein geordnetes Meeting zu gewährleisten:
- Als Team arbeiten
- Kein Rang im Raum
- Jeweils ein Sprecher
- Sei ein aufmerksamer Zuhörer
- Konzentriere dich auf das Thema
- Respektiere andere
- Urteil aussetzen
- Neugier zulassen
- Vertraulichkeit wahren
Es ist ebenso wichtig, ein Meeting effizient zu beenden wie es durchzuführen. Neben der rechtzeitigen Beendigung eines Geschäftstreffens sollte eine Überprüfung der Tagesordnungspunkte und Ergebnisse sowie der Aufgaben erfolgen. Eine feste Tagesordnung für das nächste Treffen sollte ebenfalls vorbereitet werden.
Ein effektives Geschäftstreffen ist ein wichtiger Bestandteil für ein erfolgreiches Geschäft. Wenn Sie weitere Informationen zu diesem Thema wünschen, können Sie sich gerne an uns wenden.