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Wenn Sie den Ausdruck „Newsletter“ hören, denken Sie als erstes an eine Reihe von E-Mail-Updates, mit denen Kunden oder Website-Besucher an Ihrem Produkt oder Ihren Dienstleistungen interessiert bleiben sollen. Newsletter müssen jedoch nicht kundenorientiert sein – sie können auch zur Kommunikation mit Mitarbeitern verwendet werden.

Die Vorteile interner Newsletter können weitreichend sein. Indem Sie wichtige Informationen in Ihrem gesamten Unternehmen verfügbar machen, tragen Sie dazu bei, das Engagement des Unternehmens für Transparenz zu stärken. Sie können Ihren Newsletter auch verwenden, um die Mitarbeiter darüber auf dem Laufenden zu halten, woran andere Teams und Abteilungen arbeiten.

Und wie eine globale Studie von Catalyst ergab, sind Mitarbeiter, die sich bei der Arbeit einbezogen fühlen, eher bereit, neue Produkt- oder Serviceideen und Wege zur Projektabwicklung beizutragen.

Aus praktischer Sicht kann die Gruppierung wichtiger Inhalte in einem wöchentlichen oder monatlichen Newsletter dazu beitragen, die Anzahl der unternehmensweiten Ankündigungen oder „check out this article“ -E-Mails zu reduzieren, die die Posteingänge der Mitarbeiter überladen.

Wenn Ihr Unternehmen über eine Wissensaustauschplattform verfügt, kann ein interner Newsletter auch eine gute Möglichkeit sein, Mitarbeiter dazu zu bringen, auf diese Plattform zurückzukehren. Sie können Inhalte aus Ihrer Wissensaustauschgemeinschaft in einem Newsletter zusammenfassen und auf die ursprünglichen Beiträge verlinken, damit die Leser durchklicken können, um weitere Informationen zu erhalten. Und je mehr Personen Inhalte in Ihrer Community zum Wissensaustausch lesen, kommentieren und teilen, desto wertvoller werden sie für Ihre Organisation sein.

Egal, was Ihre Motivation für die Erstellung eines Unternehmens-Newsletters ist, Sie werden die Vorteile nur sehen, wenn die Mitarbeiter sie tatsächlich lesen.

Wie begeistern Sie Mitarbeiter für eine weitere E-Mail in ihrem Posteingang?

Inhalte mit großer Anziehungskraft einbinden

Wenn Sie einen unternehmensweiten Newsletter erstellen, sollten Sie sich am besten auf Inhalte konzentrieren, die für Mitarbeiter im gesamten Unternehmen relevant sind, nicht nur für diejenigen in einigen Teams. (Wenn Sie feststellen, dass Sie viele Instanzen von Inhalten haben, die nur für bestimmte Teams relevant sind, sollten Sie möglicherweise mehrere E-Mail-Listen erstellen und team- oder abteilungsspezifische Newsletter versenden.)
Arten von Newsletter-Inhalten können sein:

• Produkt- oder Serviceankündigungen
• Mitarbeiter-Spotlights
• Branchennews oder Wettbewerber in den Nachrichten
• Bevorstehende Firmenveranstaltungen (von Happy Hours bis zu Messen)
• Kundenerfolgsgeschichten
• Häufig gestellte Fragen
• Unternehmens- und Mitarbeitergewinne (z. neue Auszeichnungen gewonnen, Mitarbeiter sprechen auf einer Konferenz)

Sobald Sie sehen, welche Arten von Inhalten in Ihrem Newsletter gut funktionieren, fügen Sie einige wiederkehrende Funktionen hinzu. Dies erleichtert den Lesern die Navigation und kann ihnen etwas geben, auf das sie sich im nächsten Newsletter freuen können. Das Erstellen einer konsistenten Struktur wird es auch einfacher machen, Newsletter in Zukunft zu erstellen. (In Bloomfire können Sie beispielsweise vorhandene Newsletter duplizieren, um sie als Vorlage zu verwenden, und dann den Inhalt nach Bedarf austauschen.)

Schreiben Sie in einem Konversationston

Der Ton Ihres Newsletters sollte den Mitarbeitern helfen, sich mit dem Unternehmen verbunden und involviert zu fühlen. Sie wollen Ihren Mitarbeitern nichts verkaufen. Sie schreiben auch keine Einreichung für eine wissenschaftliche Zeitschrift, also legen Sie den Jargon und die übermäßig formale Sprache ab. Schreiben Sie auf eine ähnliche Weise, wie Sie mit Kollegen im Büro sprechen würden.

Ton und Inhalt Ihres Newsletters sollten auch Ihre Unternehmenskultur widerspiegeln. Gibt es eine Liebe zu Wortspielen im Büro? Setzen Sie ein gut platziertes Wortspiel in Ihrem Newsletter ein. Haben Sie gerade eine büroweite Schnitzeljagd abgeschlossen? Fügen Sie einen Verweis darauf hinzu.

Ein Wort an die Weisen: Wenn Sie Humor in Ihrem Newsletter verwenden, achten Sie darauf, dass er nicht gemein oder beleidigend wirkt. Machen Sie keine Witze auf Kosten von Einzelpersonen, Teams oder Kunden und versuchen Sie nicht, Sarkasmus zu verwenden, der falsch interpretiert werden könnte.

Strukturieren Sie Ihren Newsletter für Ihre Zielgruppe

Die durchschnittliche Lesezeit einer E-Mail beträgt 11,1 Sekunden. Fairerweise können Ihre Mitarbeiter einem internen Newsletter etwas mehr Zeit widmen als beispielsweise einer kalten E-Mail eines Anbieters. Aber sie werden nicht 20 Minuten damit verbringen, Unternehmensaktualisierungen zu lesen, also planen Sie entsprechend.

Halten Sie Ihren internen Newsletter so kurz, dass vielbeschäftigte Mitarbeiter ihn in einer Minute oder weniger lesen können. Integrieren Sie visuell ansprechende Bilder (z. B. Diagramme oder Bürofotos hinter den Kulissen), damit sich Leser, die überfliegen, schnell orientieren können.

Wenn es einen längeren Inhalt gibt, den Mitarbeiter Ihrer Meinung nach lesen sollten, fügen Sie eine kurze Zusammenfassung und ein Key Visual in den Newsletter ein und verlinken Sie dann auf den längeren Inhalt, damit interessierte Leser jederzeit darauf zugreifen können.

Verbringen Sie einige Zeit in Ihrer Betreffzeile

47% der E-Mail-Empfänger geben an, dass sie sich entscheiden, eine E-Mail basierend auf der Betreffzeile zu öffnen. Dies könnte ein größeres Problem für diejenigen sein, die mit der Erstellung von Marketing-E-Mails beauftragt sind, aber es lohnt sich immer noch, einige Zeit damit zu verbringen, über die Betreffzeile Ihres internen Newsletters nachzudenken.

Beginnen Sie mit einem Namen für Ihren Newsletter, den Sie jedes Mal in die Betreffzeile aufnehmen können. Machen Sie es einzigartig für Ihr Unternehmen, damit Empfänger es sofort in ihrem Posteingang identifizieren können.

Halten Sie Ihre Betreffzeile relativ kurz, aber verwenden Sie sie, um Empfänger zum Öffnen des Newsletters zu verleiten. Leihen Sie sich einige Best Practices aus dem E-Mail-Marketing aus. Hubspot empfiehlt beispielsweise, dass E-Mail-Vermarkter:

• Verwenden Sie die Neugier Lücke (dh. machen Sie deutlich, dass die Leser die Antwort auf eine Frage finden, indem sie den Newsletter lesen)
• Beginnen Sie mit aktionsorientierten Verben
• Machen Sie den Vorteil des Öffnens der E-Mail deutlich
• Verwenden Sie Formulierungen, mit denen sich die Menschen besonders fühlen (z. B. „Für Sie kuratiert“)

Holen Sie sich Feedback zu Ihrem Newsletter

Nachdem Sie eine Weile einen internen Newsletter gesendet haben, ist es Zeit, Feedback zu sammeln und Verbesserungen vorzunehmen. Senden Sie eine Umfrage aus, in der die Empfänger aufgefordert werden, verschiedene Funktionen des Newsletters zu bewerten und zu erläutern, was ihnen gefällt oder nicht gefällt. Sie können sie auch fragen, wie oft sie den Newsletter erhalten möchten und ob sie noch etwas anderes darin sehen möchten.

Suchen Sie nach allgemeinen Themen in dem Feedback, das Sie erhalten, und verwenden Sie diese Informationen, um Änderungen vorzunehmen, die das Newsletter-Erlebnis verbessern. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihr Feedback gehört und verwendet wird, um den Unternehmens-Newsletter zu verbessern, werden sie diese E-Mail eher öffnen und sich mit dem Inhalt beschäftigen.