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Das Organisieren einer großen Menge von Geschäftsdaten mag einem Administrator wie eine entmutigende Aufgabe erscheinen. In Salesforce wird dies jedoch nahtlos über die globale Auswahllistenfunktion erreicht.

Was ist eine globale Auswahlliste?

In Salesforce können Benutzer mit einer Auswahlliste eine vordefinierte Optionsliste für ein bestimmtes Datenfeld erstellen. Picklisten helfen bei der klaren Kategorisierung von Organisationsdaten.

Eine globale Auswahlliste kann als der Satz gemeinsam nutzbarer Auswahllistenoptionen oder -werte definiert werden, auf die ein benutzerdefiniertes Auswahllistenfeld in allen Objekten zugreifen und diese verwenden kann. Es wird auf der Basis einer Master-Werteliste erstellt. Dies bedeutet, dass ein Benutzer jetzt Auswahllistenfelder basierend auf dem zentralen Wertesatz einer globalen Auswahlliste erstellen kann.

Erstellen einer globalen Salesforce-Auswahlliste

Eine Organisation möchte beispielsweise Daten zu verschiedenen Städten sammeln, in denen ihre neuen und bestehenden Kunden wohnen. Eine globale Auswahlliste kann erstellt werden, um die Liste der Städte zu standardisieren. Auf diese Weise zeigt die globale Auswahlliste der Stadt jedes Mal, wenn Daten zu den Objekten Neuer Kunde und bestehender Kunde aktualisiert werden, eine Standardliste mit Auswahlmöglichkeiten an, die die Eingabe von Daten erleichtert und redundante Dateneingaben verhindert.

Hier sind die Schritte zum Erstellen einer globalen Auswahlliste basierend auf dem obigen Beispiel:

1. Navigieren Sie zu Setup und klicken Sie dann auf Erstellen.
2. Wählen Sie Picklists aus dem Dropdown-Menü.
3. Die Seite Globale Auswahllisten wird angezeigt. Wählen Sie Neu, um eine neue Auswahlliste zu erstellen.
4. Geben Sie einen Namen für das Label und den Namen des Entwicklers ein. Im obigen Beispiel kann der Administrator den Namen City für beide Felder verwenden. Beachten Sie, dass der Name des Entwicklers zum tatsächlichen Namen der Auswahlliste wird.
5. Geben Sie eine Beschreibung für die Auswahlliste ein (optional).
6. Klicken Sie auf Speichern. Eine Detailseite wird dann angezeigt. Der Benutzer sieht drei Listen: Auswahllistenwertsatz, inaktive Auswahllistenwerte und Felder, in denen verwendet wird.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu auf der Picklist Wert gesetzt. Geben Sie einen neuen Wert für die Liste ein. Geben Sie in diesem Fall die Namen der Städte separat pro Zeile ein. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.

Für City wird nun eine globale Auswahlliste erstellt. Der Administrator kann diese globale Auswahlliste in den benutzerdefinierten Objekten Neukunden und Bestandskunden hinzufügen, indem er sie als neues benutzerdefiniertes Feld hinzufügt. Aktivieren Sie im Feld Neues benutzerdefiniertes Feld unter dem Objekt Neue Kunden die Schaltfläche „Globale Auswahllistendefinition verwenden“, um die globale Auswahlliste in die Objekte aufzunehmen. Machen Sie dasselbe für das bestehende Kundenobjekt und speichern Sie alles.

Überprüfen Sie, ob die globale Auswahlliste funktioniert, indem Sie zum Seitenlayout Neue Kunden gehen. Das Feld Stadt muss über eine Dropdown-Liste verfügen, in der die aktiven Städtenamen angezeigt werden, die in der globalen Auswahlliste eingegeben wurden. Das Seitenlayout der bestehenden Kunden sollte auch eine ähnliche globale Auswahlliste haben.