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In diesem SharePoint-Lernprogramm erfahren Sie, was die Genehmigung von SharePoint-Inhalten ist? So aktivieren Sie die Inhaltsgenehmigung in SharePoint 2013/2016/2019 oder SharePoint Online. Anschließend zeige ich, wie Sie Listenelemente oder Dokumente in SharePoint Online mithilfe der SharePoint-Funktion zur Genehmigung von Listen- / Bibliotheksinhalten genehmigen / ablehnen.

Was ist SharePoint Content Approval?

SharePoint-Inhaltsgenehmigungsfeature ermöglicht Genehmigern (Mitgliedern einer Website mit Genehmigungsberechtigung), Listenelemente oder Dokumente für eine Liste oder Bibliothek zu veröffentlichen.

Wenn in einer SharePoint-Liste oder Dokumentbibliothek ein Dokumentgenehmigungsfeature aktiviert ist, steht es nicht allen Benutzern zur Verfügung, wenn ein Benutzer ein Element oder Dokument zu einer Dokumentbibliothek hinzufügt. Sobald ein Genehmiger ein Element oder Dokument genehmigt, steht es nur allen Benutzern zur Verfügung.

Standardmäßig sind Inhaltsgenehmigungen deaktiviert, und jeder Benutzer mit Lesezugriff kann Entwürfe in den meisten Apps anzeigen. Auf SharePoint-Websites, die mit der Veröffentlichungswebsitevorlage erstellt wurden, ist die Inhaltsgenehmigung bereits in der Pages-App aktiviert.

Warum ist die Genehmigung von SharePoint-Inhalten erforderlich?

SharePoint-Listen und -Bibliotheken können häufig vertrauliche Informationen enthalten, die wichtig sein können, damit nur „offizielle“ Versionen von Elementen oder Dateien von Benutzern angezeigt werden können. Um dies anzuzeigen, benötigen Sie die Genehmigung eines Elements oder einer Datei, bevor der Inhalt für die meisten Website-Benutzer sichtbar wird.

Durch die Genehmigungspflicht kann die Organisation ein erhebliches Maß an Qualität und Sicherheit auf den Inhalt der Listen anwenden und libraries.by wenn Sie dies aktivieren, befindet sich ein Dokumententwurf, der auf Inhaltsgenehmigung wartet, im Status Ausstehend. Wenn ein Genehmiger das Dokument überprüft und den Inhalt genehmigt, kann es von Benutzern mit Leseberechtigungen angezeigt werden.

Ein Besitzer einer Dokumentbibliothek kann die Inhaltsgenehmigung für eine Dokumentbibliothek aktivieren und optional einen Workflow mit der Bibliothek verknüpfen, um den Genehmigungsprozess auszuführen.

Wenn wir eine Blog-Site erstellen, müssen wir vor der Veröffentlichung alle Blogs der Mitwirkenden überprüfen.

Inhaltsgenehmigung in SharePoint-Liste oder Dokumentbibliothek aktivieren

Hier sehen wir zuerst, wie wir die Inhaltsgenehmigung in einer SharePoint-Liste oder Dokumentbibliothek in SharePoint Online / 2013 / 2016 aktivieren / deaktivieren können.

Schritt-1

Wenn Sie eine moderne SharePoint-Liste oder Bibliothek verwenden, klicken Sie auf das Zahnradsymbol und dann auf Listeneinstellungen / Bibliothekseinstellungen wie unten:

Öffnen Sie die SharePoint-Liste oder Dokumentbibliothek und klicken Sie auf Bibliothekseinstellungen wie unten, wenn Sie eine klassische SharePoint-Website verwenden.

Schritt-2

Klicken Sie nun auf Versionseinstellungen, die sich unter Allgemeine Einstellungen auf der Seite Listen- oder Bibliothekseinstellungen befinden.

Schritt-3

Dort können Sie den Abschnitt Inhaltsgenehmigung sehen, wählen Sie Ja für „Inhaltsgenehmigung für eingereichte Elemente erforderlich?“ wie unten:

Schritt-4

Als nächstes erstellen wir den Versionsverlauf des Dokuments, in dem Sie drei Optionen finden,

• Keine Versionierung: Wenn die Versionierung nicht verwendet wird und ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek hochgeladen wird, wird es der Bibliothek im Status Ausstehend hinzugefügt und ist für Benutzer mit Leseberechtigungen erst sichtbar, wenn es genehmigt wurde.
• Hauptversionen erstellen: Wenn die Hauptversionierung verwendet wird und ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek hochgeladen wird, wird es der Bibliothek im Status Ausstehend hinzugefügt und kann von Benutzern mit Leseberechtigungen erst angezeigt werden, wenn es als Version 1 genehmigt wurde.
• Haupt- und Nebenversionen erstellen: Wenn die Haupt- und Nebenversionierung verwendet wird und ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek hochgeladen wird, kann es entweder im Entwurfsstatus als Version 0.1 zur Bibliothek hinzugefügt werden oder der Autor kann sofort die Genehmigung anfordern. In diesem Fall wird der Status des Dokuments Ausstehend.

Hier müssen wir Hauptversion erstellen auswählen, da Zuschauer mit Leseberechtigungen erst angezeigt werden sollen, wenn sie genehmigt wurden.

Schritt-5

Entwurfselementsicherheit Geben Sie an, welche Benutzer Entwürfe in dieser Dokumentbibliothek anzeigen können sollen. Hier möchten wir, dass der einzige Autor der Site oder der Administrator angezeigt wird, sodass wir nur Benutzer ausgewählt haben, die Elemente genehmigen können (und den Autor des Elements).

Schritt-6

Als nächstes kommt require to Check Out, wo wir angeben müssen, ob Benutzer Dokumente auschecken müssen, bevor sie Änderungen an dieser Dokumentbibliothek vornehmen oder nicht. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK, um zu aktivieren.

Jetzt wird ein Element oder eine Datei in einer Site in einer Liste oder Bibliothek genehmigt, wenn die Person über Vollzugriffs- oder Entwurfsberechtigungen verfügt. Als Administrator befolgen wir die Schritte zum Genehmigen von Elementen.

Schritt-7

In der modernen SharePoint-Liste oder -Bibliothek werden zwei Ansichten wie folgt hinzugefügt:

In der klassischen Site sehen wir, dass eine neue Spalte als genehmigter Status hinzugefügt wurde und neben der Standardansicht zwei neue Ansichtstypen erstellt werden. Dies sind Elemente genehmigen / ablehnen und Meine Einreichungsansicht.

In der Liste Genehmigungen sehen Sie die Spalte Genehmigungsstatus. Standardmäßig wird der Genehmigungsstatus jedes vorhandenen Elements genehmigt.

Schritt-8

Wenn Sie die Listenansicht Genehmigen / Ablehnen von Elementen auf der SharePoint-Website öffnen. Sie sehen alle Ihre ausstehenden und genehmigten Artikel wie folgt:

Wenn Sie auf die Ansicht Elemente genehmigen / Ablehnen klicken, werden verschiedene Status und Elemente angezeigt, z. B. wie viele Dateien sich im Status genehmigt befinden und wie viele ausstehend sind und wie viele abgelehnt werden.

Schritt-9

Meine Einreichungsansicht hilft beim Durchsuchen von Dokumenten und Elementen, die vom angemeldeten Benutzer eingereicht werden.

Genehmigen / Ablehnen von Elementen oder Dokumenten nach aktivierter Inhaltsgenehmigung

Jetzt sehen wir, wie ein Benutzer Elemente genehmigen / ablehnen kann, nachdem die Inhaltsgenehmigung in der SharePoint Online-Liste oder -Bibliothek aktiviert wurde.

Schritt-10

Es gibt zwei Möglichkeiten, Elemente zu genehmigen oder abzulehnen.

Wählen Sie das SharePoint Online-Listenelement aus, und klicken Sie dann auf das … -> Genehmigen / Ablehnen über die Befehlsleiste wie unten:

Oder wählen Sie das EZB-Menü und klicken Sie dann wie unten auf Mehr -> Genehmigen / Ablehnen:

Dann können Sie aus den folgenden Optionen auswählen:

• Genehmigt
• Abgelehnt
• Ausstehend

Und Sie können zusätzliche Kommentare auch in das Kommentarfeld wie unten einfügen:

Es wird eine zusätzliche Spalte als „Genehmigungskommentare“ wie unten hinzugefügt, in der Sie den Kommentar des Genehmigers sehen können.

Öffnen Sie in der klassischen SharePoint-Liste die SharePoint-Liste oder Dokumentbibliothek, und wählen Sie ein Element aus. Klicken Sie auf -> Erweitert und dann auf Genehmigen/ Ablehnen.

Schritt-11

Wählen Sie die Option Genehmigt, um das Element für alle Benutzer sichtbar zu machen. Wählen Sie Abgelehnt, wenn Sie das Element ablehnen möchten, und es wird das Element an den Ersteller zurückgeben und das Element wird nur für den Ersteller und alle anderen Benutzer sichtbar sein, die den Entwurf sehen können. Wenn Sie die Option Ausstehend auswählen, ist das Dokument für den Benutzer sichtbar, der das Element erstellt hat, sowie für alle Benutzer, die Entwurfselemente in SharePoint Online sehen können.

So deaktivieren Sie die Inhaltsgenehmigung in SharePoint

So deaktivieren Sie die Inhaltsgenehmigung in SharePoint? Um die Inhaltsgenehmigung in der SharePoint-Dokumentbibliothek zu deaktivieren, öffnen Sie das Symbol SharePoint Online-Dokumentbibliothek -> Einstellungen -> Bibliothekseinstellungen und klicken Sie dann unter Allgemeine Einstellungen auf Versionseinstellungen.

Setzen Sie dann auf der Seite Versionseinstellungen Nein, um die Inhaltsgenehmigung für übermittelte Elemente zu erfordern? wie unten:

So deaktivieren Sie die Inhaltsgenehmigung in der SharePoint-Dokumentbibliothek oder -Liste.

SharePoint-Inhaltsgenehmigungsberechtigungen

Wenn jemand ein Element oder Dokument einreicht, befindet es sich standardmäßig im Status ausstehend. Bevor jemand es genehmigt, befindet es sich im Status Ausstehend.

Lassen Sie uns sehen, welche Berechtigung erforderlich ist, damit jemand ein Element in SharePoint genehmigen oder ablehnen kann. In einer modernen SharePoint-Liste oder -Bibliothek benötigt ein Benutzer die Berechtigung Listen verwalten, um ein Element zu genehmigen oder abzulehnen.

In klassischen SharePoint-Websites benötigt ein Benutzer die Genehmigungsberechtigung, um Elemente zu genehmigen oder abzulehnen. Contribute Erlaubnis sollte gut funktionieren. Sie können eine benutzerdefinierte Berechtigungsstufe erstellen und die Berechtigung Elemente genehmigen aktivieren. Erstellen Sie dann eine benutzerdefinierte SharePoint-Gruppe und weisen Sie der SharePoint-Gruppe die benutzerdefinierte Berechtigungsstufe zu. Stellen Sie sicher, dass Sie nur die Benutzer hinzufügen, die Sie genehmigen möchten.

Dies ist alles, was Sie über SharePoint-Inhaltsgenehmigungsberechtigungen wissen müssen.

Sie können wie folgenden SharePoint tutorials:

• Deaktivieren Sie Dokumentbearbeitungseigenschaften basierend auf Benutzerberechtigungen in der SharePoint-Dokumentbibliothek
• SharePoint-Dokumentbibliotheksgröße mithilfe von PowerShell abrufen
• Microsoft Flow Beispiel: Kopieren neuer Dateien von Ihrem PC in die SharePoint Online-Dokumentbibliothek
• Microsoft Flow Beispiel: Product Notification Approval Flow
• Microsoft Flow: Die Ausführung der Vorlagenaktion ‚Switch‘ ist fehlgeschlagen
• Die ETag dieses Elements stimmt nicht mit der zum Festlegen des Inhaltsgenehmigungsstatus verwendeten überein Fehler in Microsoft Flow
• Microsoft Flow Beispiel: Wenn ein Element in einer SharePoint-Liste erstellt wird, Senden Sie die Genehmigung und erstellen Sie ein Element
• Microsoft Flow Beispiel: E-Mail-Benachrichtigung nach Genehmigung aus einer SharePoint-Liste
• SharePoint Designer-Arbeitsablauf: Genehmigungsworkflow für Laptop-Anforderung erstellen
• Genehmigungsworkflow in SharePoint Online mit Beispiel

Hier habe ich erklärt, was ist die Inhaltsgenehmigung in SharePoint Online oder SharePoint 2013/2016? Warum benötigen wir eine Inhaltsgenehmigung in SharePoint? Und wie Sie die Inhaltsgenehmigung in der SharePoint-Liste oder in den Dokumentbibliotheken aktivieren. Dann habe ich auch gezeigt, wie ein Genehmiger Elemente in SharePoint Online oder SharePoint 2013/2016/2019 genehmigen und ablehnen kann.