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So sammeln Sie mehr delinquente Konten im eigenen Haus

Eine kürzlich von der Credit Research Foundation (CRF) durchgeführte Umfrage — Nationale Zusammenfassung der inländischen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen — ergab, dass im Durchschnitt 87% der Konten aktuell sind, während 0,4% über 90 Tage überfällig sind.

Offensichtlich sind Girokonten kein Thema. Und es ist eine Selbstverständlichkeit, dass diejenigen, die über 90 Tage überfällig sind, bei einem professionellen Inkassounternehmen platziert oder abgeschrieben werden sollten, basierend auf den Geschäftsregeln Ihres Unternehmens.

Aber was ist mit den 12,6%, die in die Mitte fallen. Diejenigen, die überfällig sind, aber noch keine Kandidaten für Sammlungen Dritter sind?

Hier sind einige Tipps zur Verwaltung dieser delinquenten Konten – und zur Erhöhung Ihrer Chance, sie wiederherzustellen, bevor sie diese 91-Tage-Frist erreichen und an Ihr Inkassobüro übergeben werden müssen.

Verbessern Sie Ihre Chancen, überfällige Forderungen intern einzuziehen

Tipp #1 – Entwickeln Sie eine durchdachte, detaillierte Kreditpolitik:

Der Inkassoprozess beginnt mit Ihrer Kreditpolitik. Die Anforderungen für die Kreditverlängerung, Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Maßnahmen, die ergriffen werden, wenn ein Konto in Verzug gerät, sollten klar dargelegt werden. Ihre Vertriebs- und Servicemitarbeiter sowie Kredit- und Inkassobüros sollten mit Ihrer Kreditpolitik vertraut sein. Sie sollten auch geschult werden, um die Richtlinie neuen Kunden zu erklären. Besser noch, Sie sollten ein Dokument haben, in dem diese Informationen allen Kunden zur Verfügung gestellt werden, bevor Sie einen Kreditverkauf tätigen.

Tipp #2 – Passen Sie Ihre Rechnung an, um die Zahlung zu fördern:

Die Qualität Ihrer Rechnung hat den größten Einfluss darauf, ob und wann die Zahlung erfolgt. Das primäre Ziel Ihrer Rechnung? Machen es einfach für die käufer zu zahlen. Hier ist, wie.

• Halten Sie das Format konsistent, damit der Käufer weiß, wo er wichtige Informationen finden kann.
• Geben Sie alle Informationen an, die der Käufer zur Zahlung benötigt, einschließlich:
  • Das Wort „Rechnung“ – so kann vom Zweck des Dokuments keine Rede sein
  • Ihre Überweisungsadresse und Kontaktdaten
  • Ihre Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) oder Steueridentifikationsnummer
  • Bestellnummer (wenn eine Bestellung vorliegt)
  • Datum der Rechnung und eindeutige referenzierte ID #
  • Klare Beschreibung der angebotenen Produkte / Dienstleistungen, einschließlich des Datums der Dienstleistung oder des Datums, an dem das Produkt gesendet oder geliefert wurde
  • Fälliger Gesamtbetrag – aufgeschlüsselt, einschließlich Gebühren pro Einheit (falls zutreffend)
  • Steuerzahlungen, falls zutreffend relevant (GST und Mehrwertsteuer)
  • Fälligkeitsdatum der Zahlung – Statistiken zeigen, dass Kunden am häufigsten pünktlich bezahlen, wenn ein bestimmtes Zahlungsdatum auf der Rechnung angegeben ist, und nicht „Nach Erhalt fällig“ oder „Zahlung innerhalb von 30 Tagen fällig“
  • Zahlungsbedingungen

Tipp #3 – Verfolgen Sie Rechnungen, bevor sie fällig werden:

Dies hilft nicht nur, Zahlungsausfälle zu vermeiden, sondern kann auch die Beziehung zu Ihren Kunden verbessern. Ein Anruf kurz nach dem Eintreffen der Produkte oder vor dem Fälligkeitsdatum der Rechnung ist ein wirksamer Kontakt zum Kundendienst sowie eine Erinnerung an die Zahlung. Fragen Sie, ob alles pünktlich angekommen ist, ob es Probleme oder Fragen gibt, ob die Rechnung klar und genau ist – und natürlich, ob die Rechnung zur Zahlung vorgesehen war oder bald sein wird.

Erinnern Sie den Kunden während des Anrufs an die Bedingungen und das Fälligkeitsdatum. Erkundigen Sie sich insbesondere, ob sie Gründe vorhersehen können, warum die Rechnung nicht innerhalb der Bedingungen bezahlt wird.

Wichtig! Protokollieren Sie die Antworten Ihrer Kunden.

Tipp #4 – Weisen Sie delinquenten Konten eine Risikoklassifizierung zu, um Ihre internen Inkassobemühungen zu priorisieren:

Zum Beispiel würden historisch langsam zahlende Konten anders klassifiziert als Neukunden, für die Sie keine Zahlungserfahrung haben. Ein neuer Kunde, der delinquent wird, ist ein höheres Risiko als der Langzeitkunde, der gewöhnlich 30 Tage nach Fälligkeit zahlt.

Tipp 5 – Entwickeln Sie einen spezifischen internen Behandlungsplan für die Sammlung:

Ein Plan schafft Konsistenz und beseitigt Vermutungen. Richten Sie verschiedene Behandlungspläne für verschiedene Risikostufen ein. Stellen Sie Standardvorlagen für die schriftliche Kommunikation und Skripte bereit, oder Gesprächspunkte, für den persönlichen Kontakt. Diese Art der Vorbereitung wird Ihre Sammlung Bemühungen effektiver und weniger stressig machen.

Beispiel Behandlungsplan

Älteste Rechnung Datum	Große Konten > $xxxx	Kleine Konten < $xxxx
0-30	Sales / Customer Service Anruf und Erinnerung 5 Tage nach Lieferung oder 5-7 Tage vor Fälligkeit	* Customer Service Umfrage und Erinnerung gesendet 5 Tage nach Lieferung oder 7-10 Tage vor Fälligkeit
35-40	Erinnerungsanruf # 1 gefolgt von einer E-Mail mit den Ergebnissen des Anrufs	Erinnerungs-E-Mail oder Brief #1
45-50	Erinnerungsanruf # 2 gefolgt von einer E-Mail mit den Ergebnissen des Anrufs	Erinnerungs-E-Mail oder Brief #2
55-60	Eskalationsanruf durch Gläubigeraufseher an Debitorenmanager	Erinnerungs-E-Mail oder Brief #3
65-70	Endnachfrage Sammlung Anruf gefolgt von Endnachfrage E-Mail oder Brief	Endnachfrage Anruf gefolgt von Endnachfrage E-Mail Brief
80-85	Siehe Inkassobüro	Siehe Inkassobüro oder empfehlen Abschreibung

* Die Kundendienstumfrage würde die gleichen Fragen stellen, die im Kundendienstanruf an große Konten gestellt würden. Dies kann per Post (mit einem frankierten Rückumschlag), per E-Mail oder per Fax erfolgen.

Tipp #6 – Erwägen Sie, Ihre überfälligen Konten vor 90 Tagen auszulagern:

Die Implementierung einer detaillierten Kreditrichtlinie und Rechnung (Tipps 1 & 2) ist grundlegend für die Verwaltung und den Einzug Ihrer Konten. Wenn Ihre Zeit und Ressourcen jedoch begrenzt sind, kann ein Inkassounternehmen die Antwort sein. Diese Unternehmen – und es gibt eine Reihe, die Konten für kleine Unternehmen verwalten – können transparent in Ihrem Namen handeln und die Tipps 3 bis 5 ausführen

Tipp #7 – Halten Sie genaue, aktuelle Kreditdateien und Zahlungsverläufe für Ihre Kunden bereit:

Achten Sie auf Änderungen der Zahlungsmuster. Wenn Sie sehen, dass sie sich verschlechtern, ergreifen Sie sofort Maßnahmen. Eine proaktive Kontaktaufnahme mit dem Kunden kann Ihnen zukünftige Probleme ersparen und möglicherweise einem historisch guten Kunden helfen, eine schwierige Phase zu überstehen.

Tipp #8 – Verlängern Sie den Kredit nicht weiter an delinquente Kunden:

Wenn Sie den Kunden behalten möchten, verhandeln Sie einen Mittelweg. Zum Beispiel benötigen Bargeld im Voraus, bis die Delinquenz geklärt ist.

Tipp #9 – Wissen Sie, wann Sie loslassen müssen:

Es kommt eine Zeit, in der Sie den Zahlungsdruck erhöhen müssen, indem Sie den Schuldner an das professionelle Inkassounternehmen senden. Aber woher weißt du, wann du loslassen musst?

1. Wenn der Kunde Ihre Anrufe nicht zurückgibt oder nicht auf Ihre Kontakte antwortet, senden Sie ihn so schnell wie möglich an die Agentur. Sie können dabei sein, auszuspringen.
2. Wenn ein Zahlungsversprechen gebrochen wird, ist es Zeit, weiterzumachen. Ihre weiteren Bemühungen werden wahrscheinlich zu nichts führen. Geben Sie es an Ihre Agentur weiter.
3. Die Wahrscheinlichkeit, ein delinquentes Konto zu sammeln, sinkt dramatisch mit der Länge der Delinquenz. Laut einer Umfrage unter den Mitgliedern der Commercial Collection Agencies of America (CCA of A) sinkt die Wahrscheinlichkeit, ein Konto 90 Tage überfällig zu sammeln, auf nur 68,9%. Bei 6 Monaten überfällig, gibt es nur eine 51,3% ige Chance der Sammlung. Wenn das Konto auf 1 Jahr überfällig ist, beträgt die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Inkassos 21,4%. Die meisten Quellen halten 90 Tage überfällig für den optimalen Zeitpunkt, um Ihr Konto an ein Inkassounternehmen zu senden.

Während der Verkauf eine berauschende Erfahrung sein kann, wenn das Geld nicht gesammelt wird, können Sie mit großen Kopfschmerzen enden. Die Planung von Zahlungsausfällen und die Entwicklung einer proaktiven, detaillierten und konsistenten Strategie für deren Handhabung – bevor sie eintreten – tragen dazu bei, dass überfällige Konten Ihren Cashflow nicht ersticken und zu einer Bedrohung für Ihr Überleben werden.

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