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Microsoft Project Tutorial: Erfahren Sie, wie Earned Value in Microsoft Project berechnen

Um Earned Value auf Ihren Microsoft Project-Plan anzuwenden, müssen Sie die folgenden sechs Aufgaben ausführen:

1. Geben Sie Ressourcen mit Stundensätzen in der Ressourcenblattansicht ein
2. Weisen Sie Ressourcen Aufgaben in der Gantt-Eingabeansicht zu
3. Speichern Sie die Projekt-Baseline
4. Erfassen Sie den tatsächlichen Start / Ziel und die tatsächliche Arbeit jede Woche im Projektplan
5. Überprüfen Sie EVA-Metriken mithilfe der Earned Value-Ansichten und -Berichte
6. Berechnen Sie die Zeitplanleistung und die Kostenleistungsindizes

Schritt 1. Ressourcen in der Ressourcenblattansicht eingeben

In der Ressourcenblattansicht können Projektmanager die verschiedenen Arten von Ressourcen definieren, die einem Projekt zur Verfügung stehen. MS-Project verfolgt Arbeitsressourcen und materielle Ressourcen. Arbeitsressourcen sind die Personen und Geräte, die Zeit benötigen, um Projektaufgaben zu erledigen. Materialressourcen sind die Verbrauchsmaterialien wie Stahl, Beton und andere Baumaterialien, die zur Erfüllung der Projektaufgaben verwendet werden. Die meisten Softwareprojekte basieren auf Arbeitsressourcen mit unterschiedlichen Kostensätzen. Abbildung 1 zeigt alle einem Projekt zugeordneten Teammitglieder mit ihren jeweiligen Stundensätzen.

Die Ressourcenkosten müssen eingegeben werden, um den geplanten Wert (PV) oder die budgetierten Kosten der geplanten Arbeit (BCWS) des Projekts zu berechnen. In diesem Beispiel wurde dem Kunden Cindy ein Betrag von 0,00 USD zugewiesen, da dem Kunden keine Kosten für seine Teilnahme am Projekt in Rechnung gestellt werden. Wenn Sie ein internes IT-Projekt verwalten und die Kosten sowohl für IT- als auch für funktionale Ressourcen verfolgen, weisen Sie gegebenenfalls einen Standardtarif zu.

Schritt 2. Zuweisen von Ressourcen zu Vorgängen

Nachdem Sie Ihren Ressourcenpool und deren individuelle Kosten eingerichtet haben, müssen Sie im nächsten Schritt allen Vorgängen in der Gantt-Eingabeansicht Ressourcen zuweisen. Die direkteste Methode besteht darin, auf das Symbol Ressource zuweisen in der Symbolleiste für die Ressourcenverwaltung zu klicken und der Aufgabe die entsprechenden Personen zuzuweisen. Abbildung 2 zeigt das Symbol Ressource zuweisen und das Dialogfeld Ressourcen zuweisen.

Wenn Sie Earned Value auf einen bestehenden Plan anwenden, sollten die Ressourcen bereits zugewiesen sein und die Kosten für jede Aufgabe werden automatisch berechnet, wenn der Standardsatz zugewiesen wurde. Nachdem die Ressourcen zugewiesen wurden, berechnet MS-Project die Kosten der Aufgabe. Um die aktuellen Kosten anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor, um die Kombinationsansicht Vorgangseintrag und Vorgangsverwendung zu verwenden.

1. Klicken Sie auf das Symbol Vorgangseintragsansicht in der Symbolleiste Ressourcenverwaltung oder klicken Sie auf die Gantt–Diagrammansicht und wählen Sie Teilen aus dem Fenstermenü
2. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle im unteren Fensterbereich, um es zu aktivieren
3. Wählen Sie die Vorgangsnutzungsansicht auf der unteren Fensterseite
4. Wählen Sie Ansicht – Tabelle und wählen Sie die Kostentabelle.
5. Klicken Sie im oberen Fensterbereich auf eine beliebige Aufgabe, um die Kosteninformationen anzuzeigen.
6. Abbildung 3 zeigt die Gesamtkosten des Projekts in der Ansicht Kombination Vorgangseintrag und Vorgangsverwendung.

Versuchen Sie, verschiedene Aufgaben auszuwählen, um die Gesamtkosten anzuzeigen. Im EVA-Beispiel.mpp-Vorlage, klicken Sie auf die Aufgabe „Code Screen A“. Die Gesamtkosten für die Entwicklung des Codes für einen Bildschirm betragen 3200 USD, da der Entwickler ASP Alex 40,00 USD pro Stunde für 80 Arbeitsstunden in Rechnung stellt. Das Verständnis der tatsächlichen Kosten für die Ausführung einer Aufgabe bietet ein besseres Bewusstsein für wichtige Projektergebnisse und deren Komplexität. Es ermöglicht dem Projektmanager, jede Aufgabe als Budgetposition in seinem Portfolio zu verwalten, anstatt nur eine Liste von Aufgaben.

Das Verwalten der Kosten auf Aufgabenebene trägt zur Verbesserung der Produktivität bei, indem hochwertige Teambesprechungen geplant werden. Wenn sich im EVA-Beispiel alle Teammitglieder wöchentlich für 1 Stunde treffen, kostet das Projekt 530 US-Dollar.

Wenn Sie sich mit einem Berater treffen würden, der 500 USD pro Stunde berechnet, möchten Sie dieses Treffen nicht angemessen organisieren und vorbereiten? Wenn Sie die Kosten für den Betrieb und die Verwaltung des Projekts verstehen, können Sie kostspielige Besprechungen vermeiden und den Projektmanager motivieren, produktive und effektive Besprechungen zu planen.

Nachdem Sie die Gesamtprojektkosten überprüft haben, stellen Sie sicher, dass der Gesamtprojektbetrag Ihr Gesamtprojektbudget nicht überschreitet. Projektbudgets werden oft auf hohem Niveau geschätzt, ohne dass eine detaillierte Bottom-up-Schätzung erforderlich ist. Wenn die Kosten des Projekts höher sind als das ursprüngliche Budget, kann ein Finanzierungszuschlag oder eine Änderung des Umfangs erforderlich sein.

Schritt 3. Speichern der Projekt-Baseline

Nachdem Sie Ihren Plan erstellt, Ressourcen zugewiesen und die budgetierten Kosten bestätigt haben, besteht der nächste Schritt darin, den Projektplan zu erstellen. Das Speichern der Projekt-Baseline ist ein wichtiger Schritt, um die Leistung Ihres Projekts zu messen und zu verwalten. Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Projekt-Baseline zu speichern:

1. Wählen Sie Extras – Nachverfolgung – Baseline speichern
2. Das Dialogfeld Baseline speichern wird angezeigt, und wählen Sie das Optionsfeld Baseline speichern
3. Wählen Sie das Optionsfeld Gesamtes Projekt aus, um den gesamten Projektplan als Baseline festzulegen, oder wählen Sie das Optionsfeld Ausgewählte Aufgaben aus, um ausgewählte Aufgaben als Baseline festzulegen.
4. Klicken Sie auf OK

Die Felder Baseline Start, Baseline Finish, Baseline Work, Baseline Cost und Earned Value werden ausgefüllt. Wenn Ihr Projekt in Bearbeitung ist und Sie keine Baseline erstellt haben, müssen Sie alle zukünftigen Aufgaben als Baseline festlegen und die Baseline-Daten für abgeschlossene und in Bearbeitung befindliche Aufgaben manuell bearbeiten. Das Speichern der Projekt-Baseline vor der Projektausführung vermeidet diese manuellen Bearbeitungsprozeduren.

Schritt 4. Projekt-Istwerte aufzeichnen

Sobald die Basislinie festgelegt ist und das Team mit der Arbeit am Plan beginnt, ist die Verfolgung der tatsächlichen Kosten sowie der Start- und Enddaten hilfreich bei der Berechnung des Earned Value des Projekts. Das Verfolgen der tatsächlichen Start- und Enddaten und deren Vergleich mit den Start- und Enddaten der Baseline werden verwendet, um etwaige Zeitplanabweichungen zu bestimmen. Die Verfolgung der tatsächlichen Arbeit und der Vergleich mit der Basisarbeit werden verwendet, um etwaige Kostenabweichungen zu bestimmen. Nachdem Sie die tatsächlichen Daten und Stunden Ihres Projekts für die Woche eingegeben haben, können Sie die Earned Value-Informationen anzeigen.

Schritt 5. Überprüfen der EVA-Ansicht und der Berichte

Es mag so aussehen, als hätte es viel Mühe gekostet, diesen Punkt zu erreichen, aber wenn Sie Ihre Projekt-Baseline festgelegt haben und Projekt-Istwerte verfolgen, sind die Earned Value-Informationen nur ein paar Mausklicks entfernt. MS-Project verwendet die Tabellen Earned Value, Earned Value Cost Indicators und Earned Value Schedule Indicators, um Earned Value-Informationen anzuzeigen.

So zeigen Sie die Earned Value-Tabelle an:

1. Wenn Sie eine Kombinationsansicht verwenden, wählen Sie den Fensterbereich aus, in dem die Earned Value-Informationen angezeigt werden sollen.
2. Wählen Sie den Menüpunkt Ansicht – Tabelle – Weitere Tabellen.
3. Das Dialogfeld Weitere Tabellen wird angezeigt und Sie können aus einer Vielzahl von Tabellen auswählen.
4. Wählen Sie die Tabelle Earned Value aus und klicken Sie auf OK.
5. Die aktuellen Earned Value-Informationen werden für jede Aufgabe angezeigt.

Abbildung 4 zeigt die Earned Value-Tabelle für jede Aufgabe im Projektplan an.

Die Earned Value-Tabelle enthält acht Earned Value-Felder zur Darstellung des Earned Value des Projekts