Ihr Leitfaden für eine erfolgreiche Finanzprüfung
Finanzprüfungen sind einer der Gründe, warum die Berichterstattung zum Jahresende stressig ist. Diese Audits etablieren Sie jedoch als zuverlässiges Unternehmen in den Augen externer Unternehmen wie Banken, Regierungsbehörden und Aktionären. Darüber hinaus sind börsennotierte Unternehmen gesetzlich verpflichtet, ihre Konten prüfen zu lassen – diesem anstrengenden Prozess kann man sich also nicht entziehen!
Neben börsennotierten Unternehmen müssen kleine Unternehmen in Privatbesitz möglicherweise auch strenge Finanzprüfungen durch unabhängige Unternehmen durchlaufen. Daher ist es wichtig, die notwendigen Schritte vor, während und nach dem Audit zu unternehmen, um sicherzustellen, dass der Prozess reibungslos verläuft. Dieser Leitfaden für eine erfolgreiche Finanzprüfung stellt einen Schritt-für-Schritt-Prozess vor, um Geschäftsinhabern das Leben zu erleichtern. Aber bevor wir darauf eingehen, wollen wir verstehen, was genau eine Finanzprüfung ist.
Was ist eine Finanzprüfung?
Bei einer Prüfung werden die Jahresabschlüsse und die zugehörigen Dokumente einer Organisation überprüft, um sicherzustellen, dass sie einigermaßen korrekt sind. In der Regel jährlich durchgeführt, zielt es darauf ab, die finanzielle Gesundheit des Unternehmens durch die Bewertung seiner Rechnungslegungspraktiken, internen Kontrollen und anderen finanziellen Details zu bewerten. Der Zweck einer Prüfung besteht darin, eine Meinung darüber abzugeben, ob das Unternehmen ordnungsgemäße Bücher geführt hat oder nicht.
Auch wenn das Gutachten der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hinreichend und nicht absolut ist, reicht es aus, die Stakeholder davon zu überzeugen, dass das Unternehmen keine Gelder veruntreut. Verschiedene Stakeholder sind daran interessiert, die Finanzlage Ihres Unternehmens zu kennen, und Finanzprüfungen stellen sicher, dass sie die richtigen Informationen erhalten. Finanzprüfungen bieten nicht nur eine hinreichende Sicherheit, sondern dienen auch dazu, die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien und Standards sicherzustellen und Ihr Unternehmen vor potenziellen Betrugsfällen zu schützen.
Wirtschaftsprüfer sollten nicht an Unternehmen beteiligt sein, für die sie die Prüfung durchführen. Aus diesem Grund kann eine Finanzprüfung nur von einer unabhängigen Prüfungsgesellschaft durchgeführt werden, nicht von der Geschäftsführung des Unternehmens. Darüber hinaus kann ein Wirtschaftsprüfer mit einem finanziellen oder sonstigen Interesse an einem Unternehmen keine Prüfung dieses Unternehmens durchführen. Nach der Prüfung gibt die Prüfungsgesellschaft eine Erklärung zur Integrität der Finanzdokumente des Unternehmens ab.
Wie oben erwähnt, gibt es zwei Arten von Audits: interne und externe. Letzteres konzentriert sich in erster Linie auf die Bewertung der Abschlüsse Ihres Unternehmens und die angemessene Sicherheit für externe Stakeholder. Interne Audits gehen weit darüber hinaus und können vom Management eines Unternehmens durchgeführt werden. Interne Audits berücksichtigen das Wachstum, die Reputation, die Nachhaltigkeitspraktiken und die Mitarbeiterkultur Ihres Unternehmens in Bezug auf die Finanzen und schlagen Möglichkeiten zur Verbesserung Ihres Unternehmens vor. Regelmäßige interne Audits sind ein Indiz für starke interne Kontrollen, die sich in der Integrität und Objektivität Ihres Abschlusses widerspiegeln.
10 Schritte zur Durchführung einer erfolgreichen Finanzprüfung
Trotz ihrer Bedeutung kann die Durchführung einer Finanzprüfung eine trockene Aufgabe sein. Es ist ein schrecklicher Prozess für jedes Unternehmen. Wenn Sie jedoch die Dinge richtig machen, können Sie am Ende Ihres Geschäftsjahres eine reibungslose Finanzprüfung sicherstellen. Die folgenden Schritte sollten Ihnen helfen, eine erfolgreiche Finanzprüfung durchzuführen:
Schritt 1: Planen Sie die Prüfung
Der Hauptgrund, warum Fachleute bei Finanzprüfungen überfordert sind, ist, dass sie dies nicht früher planen. Die Planung im Voraus definiert klare Erwartungen und minimiert so Frustration und Angst. Sie können einen Experten beauftragen, die Arbeit für Sie zu erledigen, damit Sie sich auf die anderen Teile Ihres Unternehmens konzentrieren können, denn wenn Sie dies nicht tun, müssen Sie zusätzliche Zeit aufwenden, um sich auf das Audit vorzubereiten, zum Zeitpunkt des Audits verfügbar zu sein und sich mit allen am Prozess Beteiligten zu beschäftigen.
Wenn es jedoch um Planung und Vorbereitung geht, müssen Sie dies als einen umfangreichen Prozess behandeln. Um den mit der Jahresendprüfung verbundenen Stress zu reduzieren, ist es am besten, Abstimmungen und Zeitpläne das ganze Jahr über auf dem neuesten Stand zu halten. Es sollte eine einzige Anlaufstelle für unabhängige Prüfer geben. Bestimmen Sie ein aktives Mitglied Ihres Finanzteams, um das ganze Jahr über eine offene Kommunikation mit den Wirtschaftsprüfern aufrechtzuerhalten, anstatt bis zum letzten Moment zu warten.
Eine effektive Kommunikation sollte Sie über Änderungen und Aktualisierungen von Richtlinien und Standards auf dem Laufenden halten und unnötige Überraschungen vermeiden. Sie haben ausreichend Zeit, um die erforderlichen Änderungen vor dem Prüfungstermin vorzunehmen. Es wird auch empfohlen, dass Sie einen sekundären Ansprechpartner für Auditoren festlegen, damit der Prozess nicht unterbrochen wird, wenn der primäre Ansprechpartner nicht im Amt ist.
Schritt 2: Lernen Sie aus früheren Audits
Eine der einfachsten Möglichkeiten für eine erfolgreiche und stressfreie Finanzprüfung besteht darin, aus Fehlern der Vergangenheit zu lernen. Sehen Sie sich die Probleme an, die bei den vergangenen Prüfungen aufgetreten sind, Anpassungen an der Prüfung des letzten Jahres und Empfehlungen zur internen Kontrolle. Dies sind wertvolle Informationen, die Ihnen das Leben leicht machen. Sobald Sie eine Liste vergangener Probleme identifiziert haben, erstellen Sie einen Plan, der hervorhebt, wie diese behoben werden sollen. Selbst wenn einige der vergangenen Probleme bereits angesprochen wurden, dient es als Gedächtnisjogger und stellt sicher, dass Fehler der Vergangenheit nicht wiederholt werden.
Wenn Sie das Planungstreffen mit den Abschlussprüfern haben, sollten Sie nicht nur die Verbesserungsbereiche besprechen, sondern auch darüber, wie Sie eine effektivere Kommunikation zwischen dem Unternehmen und den Abschlussprüfern fördern können.
Schritt 3: Bleiben Sie über Aktualisierungen der Rechnungslegungsstandards auf dem Laufenden
Ihre nächste Finanzprüfung wird sicherlich die neuesten Rechnungslegungsverfahren und Aktualisierungen der regulatorischen und gesetzlichen Anforderungen berücksichtigen. Wenn Sie diese nicht beachten, kann dies zu ernsthaften Problemen während der Finanzprüfung führen.
Während einige Aktualisierungen geringfügige Änderungen erfordern, können andere erhebliche Zeit in Anspruch nehmen, um die relevanten Änderungen vorzunehmen. Zum Beispiel können neue Steuergesetze oder Rechnungslegungsstandards erfordern, dass Sie die Dokumentation oder die Charta der Konten neu organisieren und Daten anders verfolgen und verwalten.
Ihr Finanz- oder Buchhaltungspersonal benötigt möglicherweise sogar Schulungen oder Software, um den neuesten Anforderungen gerecht zu werden. Um die neuesten Aktualisierungen der Rechnungslegungsstandards und -richtlinien für die bevorstehende Jahresendprüfung zu lesen und zu verstehen, besuchen Sie fasb.org – die Website des Financial Accounting Standards Board. Wenn Sie eine steuerbefreite Organisation sind, ist die IRS-Plattform auch eine hilfreiche Ressource.
Schritt 4: Untersuchung der Auswirkungen von Änderungen der Geschäftstätigkeit auf die Prüfung
Die Finanzvorschriften, -standards und -anforderungen können von der Art Ihrer Geschäftstätigkeit abhängen. Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Auswirkungen von Änderungen oder Ergänzungen an Ihrem Unternehmen auf die Prüfung zu untersuchen. Sie könnten eine neue Agenda gestartet oder ein Produkt eingestellt haben, das zu erhöhten oder verringerten Verpflichtungen führen kann.
Eine neue Erteilungsgenehmigung, Änderungen in der Organisationsstruktur und Führung Ihres Unternehmens oder neuere interne Kontrollsysteme erfordern möglicherweise neue Berichts- und Rechnungslegungsüberlegungen, die dem Abschlussprüfer zum Zeitpunkt der Planung offengelegt werden müssen.
Schritt 5: Analysieren Sie die Steuerunterlagen des Unternehmens
Einer der wichtigsten Schritte ist die Analyse der offiziellen Steuererklärungen und Aufzeichnungen des Unternehmens. Steuerunterlagen müssen mindestens sieben Jahre aufbewahrt werden. Ziehen Sie die Steuereinnahmen Ihres Unternehmens vom IRS ab und verwenden Sie sie, um Unstimmigkeiten in Ihren Steuerunterlagen wie die in Steuern und Steuerschulden gezahlten Beträge auszugleichen. Gehen Sie auch die Steuergutschriften und Abzüge durch, die zuletzt beansprucht wurden, und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen im Jahresabschluss vor.
Schritt 6: Organisieren Sie die Daten
Es muss eine sichere Möglichkeit geben, Prüfungsdaten zu speichern, die in den folgenden Jahren zur Analyse zur Verfügung stehen. Ein effektiver Ansatz besteht darin, die Daten mithilfe von Unterordnern für Kategorien oder Transaktionszyklen zu organisieren. Die Klassifizierung der Daten in Gruppen wie Verbindlichkeiten und Aufwendungen, Barmittel, Anlagevermögen, Einnahmen und Forderungen, Schulden, Investitionen usw. erweist sich ebenfalls als sehr hilfreich.
Für maximale Genauigkeit sollten Sie die internen Aufzeichnungen von Einnahmen, Ausgaben und Bargeldbeständen mit den gespeicherten externen Aufzeichnungen vergleichen. So können Sie beispielsweise die internen Einkaufsbelege mit den Einkaufsbelegen vergleichen, die von Lieferanten für einzelne Monate versandt werden.
Achten Sie jedoch darauf, die Arbeitspapiere und Zeitpläne, die vertrauliche Informationen enthalten, durch kennwortgeschützte Lösungen zu sichern oder an einem geeigneten Netzwerkspeicherort zu speichern. Suchen Sie nach Buchhaltungssoftware-Paketen, die die Erstellung von Arbeitspapieren und Zeitplänen automatisieren, wenn Sie neue Berichte mit ihnen schreiben.
Schritt 7: Weisen Sie Rollen zu und legen Sie einen Zeitplan fest
Vor allem anderen sollten Sie sich darüber im Klaren sein, welche Finanzinformationen von den Wirtschaftsprüfern angefordert werden. Im Falle von Unklarheiten, Bitte um Klärung lange vor der Prüfung, um Verzögerungen zu vermeiden vermeiden Sie zusätzliche Gebühren. Sie sollten sich wohl fühlen, Fragen zu stellen, Klarstellungen zu verlangen und Hilfe von den Auditoren zu suchen. Sie sind in der Regel glücklich, Fragen in Bezug auf die Rechnungslegungsverfahren im Zusammenhang mit seltenen oder ungewöhnlichen Transaktionen zu adressieren.
Ausreichende Informationen über die Erstellung von Fußnotenangaben einholen, die den Abschlussprüfern wichtige finanzielle Aspekte erläutern. Sie können Schätzungen wie die verwendete Abschreibungsmethode, anhängige Rechtsstreitigkeiten, Eventualitäten und Verpflichtungen, verwirrende Transaktionen und andere für die Abschlüsse relevante Aspekte enthalten.
Sobald Sie genau wissen, was von den Auditoren verlangt wird, weisen Sie jedes Element aus der Liste der Arbeitspapiere, Zeitpläne und Aussagen einer Person zur Überprüfung zu und geben Sie ihnen ein Fälligkeitsdatum dafür.
Wenn Sie Mitarbeitern Elemente zuweisen, geben Sie ihnen genügend Zeit, um eventuell festgestellte Fehler zu überprüfen und zu beheben. Wenn möglich, beginnen Sie mit den schwierigsten, zeitaufwändigsten und komplexesten Daten. Unabhängig davon müssen alle Abschlüsse, Zeitpläne und Arbeitspapiere am oder vor dem Prüfungstermin zur Prüfung zur Verfügung gestellt werden.
Schritt 8: Führen Sie eine Selbstprüfung durch
Sie sollten nicht einfach in das Audit einsteigen, nachdem Sie Abschlussbuchungen vorgenommen und die Zahlen in Ihrer Testbilanz und Bilanz ausgeglichen haben. Ein wichtiger Schritt vor der Abschlussprüfung ist der Rückblick und die Überprüfung des Jahresabschlusses. Eine gute Strategie besteht darin, eine Checkliste zu haben, welche Informationen offengelegt werden müssen, um sicherzustellen, dass Sie alle Informationen in Konten und Anmerkungen zum Jahresabschluss offengelegt haben. Sie sollten auch in der Lage sein, die Abweichungen von Beträgen aus vergangenen Jahren und budgetierten Aussagen zu erklären.
Schritt 9: Betreuung der Abschlussprüfer am Tag der Prüfung
Während die Abschlussprüfer bereits früher alle erforderlichen Informationen angefordert haben, können sie weiterhin Erläuterungen und Belege für bestimmte Informationen verlangen, die während der Feldarbeit im Jahresabschluss offengelegt werden. Daher sollten Ihre wichtigsten Finanz- und Buchhaltungspersonal zur Verfügung stehen, um sie zu besuchen und alle Informationen, die sie benötigen.
Ihre Mitarbeiter sollten während des entscheidenden Prüfungszeitraums nicht freigestellt werden, und unwichtige Besprechungen mit den wichtigsten Buchhaltungs- und Finanzmitarbeitern sollten verschoben oder auf später verschoben werden. Um den Fortschritt während des Audits zu verfolgen, können Sie kurze Besprechungen mit Auditoren abhalten, um eine Liste offener Elemente zu erhalten.
Schritt 10: Ergebnisse auswerten
Kommunizieren Sie nach der Feldarbeit weiter mit den Auditoren, bis sie den Auditbericht erstellen. Falls es einige offene Punkte gibt, besprechen und setzen Sie eine Frist mit den Prüfern für die Offenlegung von Informationen. Wenn der Abschlussprüfer bereit ist, nach der Feldarbeit an einer Sitzung mit dem Verwaltungsrat und dem Finanz- oder Prüfungsausschuss teilzunehmen, Stellen Sie sicher, dass der Abschlussprüfer über alle Informationen zur Sitzung verfügt, einschließlich Datum, Uhrzeit und Ort.
Erwägen Sie außerdem, ein Treffen mit den Mitarbeitern zu planen, die am Prüfungsprozess gearbeitet haben, um die Ergebnisse offenzulegen und Feedback zu erhalten. Dies wird als Post-Audit-Meeting bezeichnet, das für die Finanzprüfungen der Folgejahre äußerst wertvoll ist.
Key Takeaways
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass kein etabliertes Unternehmen einer Finanzprüfung entgehen kann, aber es gibt Möglichkeiten, den Prozess zu vereinfachen, wenn Sie in das nächste Geschäftsjahr eintreten. Sie müssen genügend Zeit geben, um sich auf das Audit zum Jahresende vorzubereiten. Ihre Fähigkeit, Daten zu analysieren, ist während der Vorbereitung sehr wichtig, da vergangene Fehler und Empfehlungen Ihnen helfen, die Berichterstattungspraktiken zu verbessern.
Darüber hinaus ist es ebenso wichtig, über die neuesten Rechnungslegungsstandards auf dem Laufenden zu bleiben und zu erkennen, wie sich signifikante Änderungen in Ihren Geschäftsaktivitäten auf die Prüfungsanforderungen auswirken. Ihre Auditoren können Ihnen bei der Untersuchung dieser Änderungen sowie bei ungewöhnlichen Transaktionen, die Sie möglicherweise melden müssen, eine große Hilfe sein. Schließlich sollten Sie die Auditoren während des Auditprozesses aktiv begleiten und die Ergebnisse anschließend auswerten. Wenn Sie die oben genannten Schritte befolgen, behalten Sie den Überblick über Ihre Finanzprüfung.