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Das Ausgangsdokument für Ihre Übersetzung ist also ein PDF – und es enthält einige komplexe Tabellen! Sie möchten sie nur kopieren und direkt in Ihr Word-Dokument einfügen, damit Sie den Text mit Ihrer Übersetzung übertippen können … Richtig?

Nun, wenn Sie die Professional-Version von Adobe Acrobat haben, dann haben Sie Glück . Aber wenn Sie nur den freien Leser haben, wie die meisten Leute, dann müssen Sie Ihren Verstand benutzen, wenn Sie vermeiden wollen, alle Daten neu einzugeben …

Die Fähigkeiten, die benötigt werden, um die Daten aus einer komplexen Tabelle in einem PDF zu ziehen und sie in einem Word-Dokument wieder zum Leben zu erwecken, sind eigentlich sehr einfach. Was wie eine komplexe Aufgabe aussehen kann, kann mit ein paar einfachen Tricks erledigt werden.

Hier brechen wir das Problem in eine Reihe von wirklich einfachen Schritten. Während jeder Schritt ein weiteres zu lösendes Problem aufzuwerfen scheint, erfordert jeder Fix immer nur wirklich einfache Fähigkeiten wie Kopieren & Einfügen, Finden & Ersetzen … Wenn Sie diese einfachen Fähigkeiten beherrschen, müssen Sie sich keine korrekte „Sequenz“ merken, um den Job zu erledigen – lösen Sie einfach jedes kleine Problem Schritt für Schritt, bis Sie Ihr Ziel erreicht haben!

1 Kopieren Sie die Tabelle in die PDF-Datei und fügen Sie die Daten in Word ein

Wählen Sie den gesamten Text der Tabelle aus, kopieren Sie ihn und fügen Sie ihn direkt in Word ein. Das Ergebnis ist vielleicht kein schöner Anblick!

Die meisten Formatierungen in der Tabelle gehen verloren – Sie haben nur einfache Daten.

Es wird ein schreckliches Durcheinander aussehen, da die Spalten verschwunden sind! Im obigen Beispiel scheinen die Wörter in jeder Spaltenüberschrift durcheinander zu sein. Anstatt in jede Zelle einzubrechen, laufen die Wörter in jeder Zeile in die Wörter der nächsten Spalte.

Aber keine Sorge! Es ist einfach zu beheben…

Es ist kein so großes Problem, dieses scheinbare Durcheinander zu entwirren.

2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Anzeigen/Ausblenden

Stellen Sie sicher, dass die Formatierungsmarkierungen sichtbar sind, damit Sie sehen können, was vor sich geht und wie die Daten in der Tabelle strukturiert sind.

Die Spalten der Daten sind klar durch Leerzeichen getrennt. Wir können diese Räume verwenden, um die Spalten zu rekonstruieren. Die Wörter in den Spaltenüberschriften sind jedoch auch durch Leerzeichen getrennt. Manchmal zeigen diese Leerzeichen, wo sich die Spalten befinden sollen, und manchmal sind es nur gewöhnliche „Leerzeichen zwischen Wörtern“. Herauszufinden, welches das ist, ist der einzige Teil dieser Arbeit, der ein wenig menschliche Intelligenz erfordert. Das ist dein Job!

Lassen Sie die Leerzeichen, die Leerzeichen sein sollen, als Leerzeichen und ändern Sie die Leerzeichen, die anzeigen sollen, wo sich die Spalten befinden, in etwas anderes.

Einfach!

Verwenden wir Tabulatoren, um zu markieren, wo sich die Spalten befinden sollen.

3 Leerzeichen für Registerkarten

• Obwohl meine Beispieltabelle 7 Datenspalten enthält, befinden sich in der oberen Zeile nur zwei Spaltenüberschriften. In dieser Zeile müssen wir also nur ein Leerzeichen in eine Registerkarte ändern, um die beiden Textteile zu trennen. Wählen Sie den Raum, der die beiden Überschriften trennt, und drücken Sie die Tab-Taste:

• Wir machen jetzt dasselbe für die 7 Spaltenüberschriften. Denken Sie daran, Sie müssen nur entscheiden, ob es sich um einen „realen Raum“ handelt oder nicht. Sie müssen nicht alles ausrichten und es spielt keine Rolle, ob Sie ein paar Fehler machen – Sie können diese später beheben, sobald die Tabelle erstellt wurde (wenn Sie sehen können, was Sie tun!). In der Abbildung unten zeigt der blaue Kreis ein „echtes“ Leerzeichen, der rote Kreis ein Leerzeichen, das durch eine Registerkarte ersetzt wird.

Jetzt müssen wir dasselbe mit den Daten im Hauptteil der Tabelle tun. In meiner Beispieltabelle enthalten die Daten nur Buchstaben und Zahlen – es gibt keine „realen Leerzeichen“, die Wörter trennen. Alle Leerzeichen markieren, wo die Daten in Spalten getrennt werden sollen. Anstatt sie einzeln in Registerkarten zu ändern, können wir die Aufgabe vereinfachen, indem wir sie alle mit Find & in einem Treffer ändern.:

• Wählen Sie alle Daten aus;
• Öffnen Sie das Dialogfeld Find & Replace;
• Geben Sie ein Leerzeichen in das Feld Find what ein;
• Geben Sie den Word-Code für eine Registerkarte (^t) in das Feld Replace what ein;
• Drücken Sie Alle ersetzen.

Der gesamte Text und die Daten sollten jetzt Registerkarten zum Markieren der Spalten (und Leerzeichen zum Markieren der realen Leerzeichen) haben.

4 Machen Sie nun die Tabelle

Da wir jetzt Registerkarten haben, die markieren, wo sich die Spalten befinden sollen, können wir die Funktion Text in Tabelle konvertieren von Word verwenden, um eine einfache, reguläre Tabelle zu rekonstruieren. (Wir können die Unregelmäßigkeiten später klären.)

• Wählen Sie den gesamten Text & Daten, die in die Tabelle gehen sollen;
• Gehe zu Einfügen / Tabelle / Text in Tabelle konvertieren;

• Word hat richtig erraten, dass dies eine 7-Spalten-Tabelle aus der höchsten Anzahl von Registerkarten ist, die Sie in eine Zeile eingefügt haben, und dass Sie diese Registerkarten zum Einrichten der Spalten verwenden werden.
• Klicken Sie auf OK.

Magie!

Wir sind fast da. Es gibt nur ein bisschen Aufräumen zu tun!

5 Fixiere die obere Reihe.

Wir haben jetzt eine schöne reguläre 7-Spalten-Tabelle, aber es gibt einige kleinere Unregelmäßigkeiten, mit denen wir uns befassen müssen. Die Spaltenüberschriften in der obersten Zeile befinden sich nicht nur an der falschen Stelle, sondern sollen sich auch über mehrere Spalten erstrecken.

Leicht behoben!

• Wählen Sie einfach den Text aus und ziehen Sie ihn an die richtige Stelle;
• Wählen Sie dann die Zellen aus, die der Text überspannen soll;
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Zellen und klicken Sie auf Zellen zusammenführen.

6 Fix die Spaltenüberschriften

Schauen Sie sich die Wörter in den 7 Spaltenüberschriften an. Das PDF teilt sie ungünstig auf drei Zeilen auf, anstatt sie in eine einzelne Zelle einzuschließen.

Wir möchten, dass sich alle Wörter in einer einzigen Zelle oben in jeder Spalte befinden. Leicht behoben! Wir müssen diese Zellen nur vertikal zusammenführen.

• Wählen Sie die Zellen aus, die den Text für jede Spaltenüberschrift enthalten;
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Zellen zusammenführen;
• Machen Sie dasselbe für die anderen Spalten (oder wählen Sie die Zellen schneller aus und geben Sie Strg + Y ein – dies wiederholt das letzte, was Sie getan haben).

Jede der Spaltenüberschriften befindet sich jetzt in einer eigenen Zelle. Aber wie Sie im roten Kreis oben sehen können, haben wir ein weiteres kleines Problem zu lösen – die Wörter werden durch unnötige Absatzmarkierungen getrennt. Wir müssen diese loswerden und durch gewöhnliche Räume ersetzen. Sie können sie einfach einzeln löschen, aber hier ist ein schnellerer Weg mit Find & Replace:

• Wählen Sie alle Spaltenüberschriften quer durch die Tabelle aus;
• Suchen Sie & Ersetzen. Geben Sie den Code für eine Absatzmarkierung (^p) in das Feld Suchen ein;
• Geben Sie ein Leerzeichen in das Feld Ersetzen durch ein:
• Klicken Sie auf Alle ersetzen.

Wenn die zusätzlichen Absatzmarken weg sind, wird jede Spaltenüberschrift normalerweise in einer eigenen Zelle umbrochen.

(Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um die Spaltenüberschriften schnell zu korrigieren. Jetzt, da sich die Daten in einer Tabelle befinden und wir sehen können, was wir tun, ist es einfach, Wörter zu verschieben, die in der falschen Spalte gelandet sind. Wählen Sie einfach alle falsch platzierten Wörter aus und ziehen Sie sie an die richtige Stelle.)

7 Final aufräumen

Sie sollten jetzt eine Tabelle mit allem an der richtigen Stelle haben. Es braucht nur ein kosmetisches Make-over, damit es wie das Original aussieht:

• Wählen Sie den gesamten Text in der Tabelle aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Zentrieren“, um den Text in den Spalten zu zentrieren .
• Passen Sie die Schriftart, die Punktgröße, den Absatz und den Zeilenabstand an.
• Wählen Sie die gesamte Tabelle aus und entfernen Sie alle Ränder. dann
• Setzen Sie nur die Ränder wieder ein, die Sie für das Original benötigen.

8 Ein letztes Problem

Meine Tabelle ist so ziemlich die gleiche wie das Original in der PDF.

Aber warte! Meine Spaltenüberschriften werden nicht horizontal ausgerichtet …

Wir müssen die Tabelleneigenschaft anpassen, die steuert, wie sich der Text in jeder Zelle befindet. Wählen Sie die betreffende Zeile aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Zellenausrichtung | Obere Mitte ausrichten.

PDF zu Word … Der Job ist erledigt!

Kopieren und Einfügen von Daten und Tabellen ohne Formatierungsverlust mit der Professional-Version von Adobe Acrobat: http://www.wikihow.com/Copy-and-Paste-PDF-Content-Into-a-New-File

Beachten Sie den Unterschied zwischen „Tabelle auswählen“ und „Gesamten Text in der Tabelle auswählen“. Wenn Sie „Tabelle auswählen“ und auf die Schaltfläche „Zentrieren“ klicken, wird die gesamte Tabelle in die Mitte der Seite verschoben. Wenn Sie nur „den gesamten Text auswählen“, wird der Text in der Tabelle in jeder Zelle zentriert. Um den Unterschied zu erkennen, schauen Sie sich die rechte Seite des Tisches an:

Einige PDF-zu-Word-Konverter sind einen Versuch wert. Ich habe dies versucht (anhand der Beispieltabellen in diesem Beitrag) mit einigem Erfolg: http://www.pdfonline.com/pdf2word/index.asp .

Die Beispiele in diesem Beitrag wurden mit Microsoft Word 2007 und Adobe Reader X veranschaulicht.

• So fügen Sie eine PDF-Datei mit really (really!) einfache Fähigkeiten #xl8 #t9n (translationbiz.wordpress.com )
• Oh nein! Meine Übersetzung passt einfach nicht in diese Tabelle! Mehr super Tipps für Übersetzer. (translationbiz.wordpress.com)