Der ultimative Leitfaden für administrative Aufgaben und Pflichten
Unternehmensleiter sind notorisch beschäftigte Personen. Die endlosen To-Do-Listen, Back-to-Back-Meetings, strategische Planung und mehr erfordern nichts weniger als übermenschlichen Aufwand und Zeitmanagement. Wie schaffen sie das alles? Eine erfolgreiche Führungskraft besitzt eine Geheimwaffe, einen ebenso erfolgreichen Executive Assistant.
Auch bekannt als Verwaltungsassistenten, persönliche Assistenten, Exekutivsekretäre oder kurz EAs, ist der Job des Exekutivassistenten im Wesentlichen der des Pförtners, Vertrauten und des allgemeinen Unterstützungssystems für Führungskräfte der C-Suite.
EAS sind im Wesentlichen eine Erweiterung für Führungskräfte auf höchster Ebene, was bedeutet, dass sie normalerweise auch der erste Ansprechpartner für alle sind, die versuchen, sie zu erreichen. Sie verwalten ihre Zeitpläne, bereiten Berichte vor, leisten allgemeine administrative Unterstützung und sind im Wesentlichen an den meisten, wenn nicht sogar an allen Arbeiten beteiligt.
Einen ausführlicheren Einblick in die Stellenbeschreibung eines EA finden Sie im nächsten Artikel dieses Leitfadens zu den Verantwortlichkeiten eines Executive Assistant.
Die Bedeutung von Executive Assistants
Aufgrund der sich schnell verändernden Arbeitsumgebungen und des technologischen Fortschritts arbeiten und besetzen Executive Assistants noch mehr Rollen als zuvor. Vorbei sind die Zeiten, in denen EAS nur als Gatekeeper für Führungskräfte angesehen wurden, um Anrufe zu beantworten und Nachrichten entgegenzunehmen.
Die Technologie bietet Führungskräften jetzt eine Fülle von Tools, die solche Aufgaben für sie ausführen können. Notiz-Apps, Planungslösungen, Geschäftsreiseplattformen und Task-Management-Plattformen bedeuten, dass der Bedarf an administrativer Unterstützung für Führungskräfte im Laufe der Jahre zurückgegangen ist.
Aber EAs sind bei weitem nicht veraltet. Sie nehmen jetzt sowohl eine strategische als auch eine administrative Rolle ein. Sie helfen bei der Entscheidungsfindung, technische Unterstützung, interne Kommunikation, Überwachung von Geschäftsreisen und Veranstaltungsplanung, um nur einige zu nennen.
Die 14 Fähigkeiten, die Top Executive Assistants besitzen
Wenn dieser verrückte, aber sehr lohnende Karriereweg wie der richtige für Sie klingt, haben wir eine Liste von 14 Vital Executive Assistant Skills zusammengestellt, um Ihnen zu helfen, ein erstklassiger Verwaltungsfachmann zu werden.
Seien Sie super organisiert
Es mag nicht überraschen, dass die besten Executive Assistants über jenseitige organisatorische Fähigkeiten verfügen. Als EA sind Sie im Wesentlichen für zwei extrem ausgelastete Workloads verantwortlich, Ihre eigene und die Führungskraft, für die Sie arbeiten. Sie müssen in der Lage sein, alles, was zu tun ist, zu priorisieren und so effizient wie möglich zu erledigen.
Multitasking ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Egal wie gut Ihr Tag geplant sein mag, Notfälle und dringende Probleme, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern, werden unweigerlich auftauchen, und Sie müssen flexibel genug sein, um damit umzugehen. Sobald die Brände gelöscht sind, sollten Sie in der Lage sein, mit Leichtigkeit zu Ihrem Zeitplan zurückzukehren.
Sie müssen so organisiert sein, dass Ihnen alle Informationen, die Sie oder Ihre Führungskraft benötigen, jederzeit zur Verfügung stehen.
Seien Sie technisch versiert
Wir haben bereits beschrieben, wie die Technologie die Arbeit eines EA drastisch verändert hat, indem sie Execs Lösungen für einige der traditionelleren Verwaltungsfunktionen bietet. Von EAs wird erwartet, dass sie analytischer und strategischer arbeiten, aber auch technologisch kompetent sind.
Verwaltungsassistenten sollten die traditionellen Google- und Microsoft Office-Programme wie Excel und Powerpoint gut verstehen und über eine Liste von Tools und Ressourcen verfügen, die ihnen letztendlich helfen, bessere Arbeit zu leisten, wie Slack, Calend.ly , und TravelPerkto, um einige zu nennen.
Dateneingabe, Protokollierung und Aufzeichnung sind wichtige Bestandteile der Tätigkeit von Executive Assistants, und wenn Sie über die neuesten Anwendungen und Lösungen auf dem Markt auf dem Laufenden bleiben, wird Ihre Arbeit auf jeden Fall erheblich erleichtert.
Die Tatsache, dass mehr Führungskräfte einige dieser technologischen Lösungen selbst verwenden, bedeutet häufig, dass sich EAs die Zeit nehmen müssen, sie bei Bedarf bei der Fehlerbehebung zu unterstützen.
Sei cool, ruhig und gesammelt
Fragen Sie einen EA, wie er ein besserer persönlicher Assistent sein kann, und er wird Ihnen wahrscheinlich sagen, dass es wichtig ist zu wissen, wie Sie in Stresssituationen ruhig bleiben und einen ausgeglichenen Kopf bewahren können. Führungskräfte auf höherer Ebene stehen normalerweise unter extremem Druck, und dies wird normalerweise an ihre EAs weitergegeben.
Gelassenheit zu bewahren, wird Ihnen das Leben erheblich erleichtern und Ihnen helfen, mit den vielen Krisen umzugehen, die regelmäßig auftreten müssen.
Seien Sie ein Botschafter
Als Gatekeeper und Vertreter Ihrer Führungskraft müssen Sie sich mit ihren Zielen und Werten sowie denen des Unternehmens vertraut machen. Sie müssen das Gesamtbild verstehen und im Hinterkopf behalten, insbesondere wenn Sie mit Personen außerhalb der Organisation zu tun haben.
Nehmen Sie sich die Zeit, die Werte sowie die intime Funktionsweise des Unternehmens zu verstehen. Lernen Sie alle Teammitglieder und ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten kennen. Dies stellt sicher, dass Sie bereit sind, Fragen zu beantworten und sogar Entscheidungen im besten Interesse des Exec sowie des Unternehmens zu treffen.
Seien Sie vertrauenswürdig
Wenn Sie eng mit einer Führungskraft auf höchster Ebene zusammenarbeiten, werden Sie wahrscheinlich regelmäßig in sensible und vertrauliche Informationen eingeweiht. Dies könnte die Finanzinformationen des Unternehmens, Personalfragen, Geschäftsgeheimnisse sowie das Bewusstsein für (und oft zu lösende) Krisen heikler Natur umfassen.
Es ist von größter Wichtigkeit, dass Sie Vertraulichkeit und Diskretion zum Wohle des Unternehmens sowie der Organisation wahren. Wenn Sie das Vertrauen der Führungskraft verlieren, für die Sie arbeiten, ist es Ihnen praktisch unmöglich, Ihre Arbeit zu erledigen.
Sei ein ausgezeichneter Kommunikator
Ein EA beschäftigt sich ständig mit Menschen. Von der Führungskraft, für die sie arbeiten, über andere Teammitglieder innerhalb des Unternehmens bis hin zu Kunden und Stakeholdern außerhalb des Unternehmens. Sie sind Sprecher der Führungskraft und des Unternehmens und müssen daher über hervorragende Kommunikations- und Menschenkenntnisse verfügen.
Wenn Sie über Fähigkeiten verfügen, die Empathie und emotionale Intelligenz umfassen, können Sie Beziehungen aufbauen, die für Sie von entscheidender Bedeutung sind, um Ihre Arbeit zu erledigen. Ein guter EA ist aktiv auf LinkedIn, Meetup und beschäftigt bei gesellschaftlichen Veranstaltungen, Networking mit anderen EAs und Kontakten, die sich später als nützlich erweisen werden.
Seien Sie ein geschickter Antizipator
Dies ist schwierig und erfordert normalerweise jahrelange Erfahrung. Durch die Nutzung ihrer Erfahrung und das Verständnis sowohl potenzieller Situationen als auch der Gewohnheiten und Bedürfnisse Ihres Chefs ist ein großartiger Assistent der Geschäftsleitung in der Lage, Stolpersteine zu antizipieren und zu überwinden, bevor sie auftreten.
Ein erfahrener Problemlöser dieser Stufe zu werden, wird Sie nicht nur zu einem unschätzbaren persönlichen Assistenten machen, sondern auch dazu beitragen, dass sich Ihre Arbeit viel einfacher anfühlt. Eine Krise nach der anderen kann mit ein wenig strategischer Planung abgewendet werden.
Seien Sie ein Denker auf den Beinen
Sie müssen nicht nur in der Lage sein, Probleme zu antizipieren, sondern auch wissen, wie Sie sie im Handumdrehen lösen können. Als EA werden Sie mit unzähligen Situationen konfrontiert sein, die möglicherweise nicht unbedingt Lehrbuchlösungen haben, auf die Sie sich beziehen können. Sie müssen über den Tellerrand hinausschauen und jedes Ihnen zur Verfügung stehende Werkzeug verwenden, um einem Problem auf den Grund zu gehen.
Damit einher geht ein gewisses Maß an Autonomie. Sie müssen sich wohl fühlen, wenn Sie selbst Entscheidungen treffen und diese spontanen Anrufe zur richtigen Zeit tätigen. Natürlich ist es wichtig, die Grenzen Ihrer Macht zu verstehen und die richtige Balance zwischen den beiden zu finden.
Seien Sie ein scharfer Verhandler
Sie werden überrascht sein, wie nützlich diese besondere Fähigkeit für einen Verwaltungsfachmann ist. EAs verbringen viel Zeit mit Verkäufern und Dienstleistern und müssen wissen, wie sie verhandeln müssen, um die für das Unternehmen oder den Exec erforderlichen Ergebnisse zu erzielen. Dies kann für die Reisebedürfnisse einer Führungskraft sein, einen Tisch im richtigen Restaurant für ein Geschäftsessen finden, das beste Angebot für Bürobedarf erhalten oder sogar Tickets oder Pässe für exklusive Veranstaltungen erhalten.
Die Zeit, die Sie in das Networking investiert hätten, kommt hier ins Spiel, da EAs diese Kontakte häufig nutzen, um Gefälligkeiten anzurufen und Insider-Informationen oder Empfehlungen zu erhalten.
Seien Sie kompetent in der Kunst des Projektmanagements
Wenn Sie darüber nachdenken, ist ein Executive Assistant im Wesentlichen ein Projektmanager, der mit der Abwicklung eines einzelnen, aber hochkomplexen Projekts beauftragt ist. Die Bedürfnisse und Anforderungen einer hochrangigen Führungskraft. Ein fester Griff auf einige der wichtigsten Konzepte und Praktiken des Projektmanagements würde daher einen langen Weg gehen.
EAs werden häufig mit der Koordination von Veranstaltungen beauftragt, einschließlich der Planung von Teambuilding-Veranstaltungen zur Verbesserung der Unternehmenskultur. Wenn Sie ein großartiger Unternehmensbotschafter sind (siehe Punkt 4), sind Sie besser in der Lage, solche Aufgaben so effizient und effektiv wie möglich auszuführen.
Seien Sie analytisch
Wie bereits erwähnt, hat der technologische Fortschritt die Rolle eines Executive Assistant weniger administrativ und strategischer oder analytischer gemacht. Je mehr analytischer Denker Sie sind, desto besser werden Sie in Ihrem Job als EA sein und desto wertvoller werden Sie für die Führungskräfte sein, für die Sie arbeiten.
Sie sind besser gerüstet, um mit sensiblen und komplexen Situationen umzugehen. Wenn Sie eine Entscheidung nach der anderen treffen müssen, werden Ihre analytischen Fähigkeiten und Ihre Liebe zum Detail Ihre Geheimwaffe sein. Dies wird von Ihren Arbeitgebern besonders geschätzt, da ein EA häufig die Rolle eines inoffiziellen Beraters und Vertrauten einnimmt.
Seien Sie eine Führungskraft und ein Teamplayer
Als die Person, die in unmittelbarer Nähe zu einigen der Schlüsselpersonen in einer Organisation arbeitet, wenden sich andere Mitarbeiter häufig an Sie, um Rat und Anleitung zu erhalten. Sie besitzen Einsicht und Wissen über die Bedürfnisse und Wünsche der Führungskräfte und darüber, was für das Unternehmen am besten ist. Sie halten auch den Schlüssel zu einer Fundgrube von großen Kontakten und Verbindungen. Von Zeit zu Zeit werden Sie gebeten, Nachrichten im Namen des C-Suite-Teams an den Rest des Unternehmens weiterzugeben.
Dies versetzt Sie in eine Machtposition, erfordert aber auch, dass Sie ein Teamplayer sind. Sie müssen die Exekutive vertreten, sollten aber auch jemand sein, an den sich die Menschen bei Bedarf wenden können. Die Art Ihres Jobs bedeutet, dass Sie je nach Situation zu unterschiedlichen Zeitpunkten mit verschiedenen Teammitgliedern zusammenarbeiten müssen. Dies gilt insbesondere, wenn Sie die Führung bei Projekten wie der Organisation von Teambuilding-Veranstaltungen, der Überwachung von Büroarbeiten oder der Koordination der Besprechungslogistik übernehmen müssen.
Seien Sie bereit, sich anzupassen
Wie Sie wahrscheinlich schon gelernt haben, ist ein langweiliger Moment eine Seltenheit und ein Luxus für einen Executive Assistant. Krisen tauchen auf, das Telefon klingelt immer, E-Mails überfluten ständig, und, Na sicher, Execs erfordern ständige Aufmerksamkeit.
Veränderung muss etwas sein, das Sie annehmen. Sie sollten in der Lage sein, mit einem sich ständig verändernden Umfeld umzugehen, aber auch Ihre eigenen Prozesse ständig zu bewerten und Wege zu finden, sie effizienter und effektiver zu gestalten.
Seien Sie bereit zu lernen
Wenn sich Ihr Tag mit hundert Meilen pro Stunde bewegt, scheint es schwierig zu sein, Wege zu finden, um Ihre Fähigkeiten zu verbessern oder sogar neue zu erlernen. Das heißt, dies ist der beste Weg, um in Ihrer Karriere voranzukommen und sich als Executive Assistant mehr Wert zu verschaffen.
Nehmen Sie sich zunächst jede Woche etwas Zeit, um über die neuesten Nachrichten und Trends in Ihrer Branche auf dem Laufenden zu bleiben, und halten Sie Ausschau nach Tools, die Ihnen das Leben erleichtern können. Dies allein wird Sie sofort in eine stärkere Position als EA bringen.
Executive Assistants sind im Wesentlichen das menschliche Äquivalent eines Schweizer Taschenmessers für ihre Organisation. Die in diesem Artikel beschriebenen Fähigkeiten sind recht umfangreich und mögen auf den ersten Blick etwas entmutigend erscheinen, aber lassen Sie sich davon nicht abschrecken. Wenn Sie sich als Executive Assistant auszeichnen möchten, ist das erste, was Sie besitzen müssen, die Bereitschaft, diese intensive, aber lohnende Rolle zu übernehmen und dabei zu lernen. Fehler sind unvermeidlich, aber nehmen Sie alles in die Hand, lernen Sie daraus und es wird Ihnen gut gehen.