Buchhaltungsdatensicherheit: 9 Tipps, um Unterschlagung zu verhindern
Viele kleine und mittlere Führungskräfte betrachten Unterschlagung nur als etwas, das sie in Schlagzeilen lesen oder in Fernsehkrimis sehen. Aber es ist tatsächlich viel häufiger als Sie vielleicht denken. Eine globale PwC-Studie aus dem Jahr 2020 ergab, dass fast die Hälfte der Unternehmen in den letzten 24 Monaten Betrug erlebt hat. Von diesen Vorfällen wurden fast 40% von Personen innerhalb der Unternehmen verübt, während etwa 10% durch Absprachen zwischen internen und externen Tätern zustande kamen.
Experten sagen, dass KMUs tatsächlich anfälliger für Betrug sind, da enge Beziehungen zwischen Teammitgliedern zu weniger Kontrolle in finanziellen Angelegenheiten führen und es oft weniger formale Aufsichtsmechanismen gibt. Da die Auswirkungen von Betrug auf diese Unternehmen größer sind als bei großen Unternehmen, müssen Führungskräfte über bessere Sicherheitsmaßnahmen verfügen, die zum Schutz der Finanzen ihres Unternehmens beitragen können. Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie Ihr Unternehmen vor Veruntreuung schützen können.
Seien Sie proaktiv gegen Unterschlagung
Überprüfen Sie die Mitarbeiter sorgfältig
Gehen Sie über Ihr Bauchgefühl hinaus, wenn Sie jemanden einstellen, der Geldtransaktionen jeglicher Art abwickelt, und überprüfen Sie Referenzen und führen Sie Hintergrundprüfungen durch. Sobald sie an Bord sind, halten Sie routinemäßige Sicherheitsvorkehrungen an Ort und Stelle, egal wie wohl Sie sich mit dem Mitarbeiter fühlen. Menschen, die ansonsten ethisch korrekt sind, können der Versuchung nachgeben, während Betrüger absichtlich Ihr Vertrauen suchen (und / oder sich freiwillig für mehr Stunden und Verantwortung melden), um die Unterschlagung zu erleichtern. In jedem Fall müssen Sie eine Null-Toleranz-Politik für jeden Fall von Betrug beibehalten.
Getrennte Buchhaltungsaufgaben
Das Risiko steigt, wenn nur eine Person die gesamte Finanzbuchhaltung übernimmt und Ihr System eine routinemäßige Gegenprüfung nicht zulässt. Idealerweise sollten Ihre internen Cash-Handling- und Buchhaltungsaufgaben separat durchgeführt werden, wobei mindestens zwei Mitarbeiter die Finanztransaktionen austauschbar überprüfen. Zum Beispiel sollten Personen, die an Bargeldtransaktionen beteiligt sind, die Bankabstimmungen nicht durchführen.
So einfach es auch sein mag, bei verschiedenen Arten von Betrug wird die nächste Kundenzahlung auf eine ältere Rechnung angewendet, wodurch die Tatsache verborgen wird, dass in der Vergangenheit etwas Geld umgeleitet wurde. Dies kann nur fortgesetzt werden, wenn der Mitarbeiter noch anwesend ist. Das Erzwingen von Ferien wird die Kette der Ereignisse unterbrechen.
Interne Kontrollen einrichten
Seien Sie sehr wählerisch, wem Sie Finanzdaten anvertrauen, und fordern Sie mehrstufige Genehmigungen für die Scheckverarbeitung, Spesenerstattungen, Überstunden usw. an. Möglicherweise möchten Sie dieser Checkliste folgen, die von der Association of Certified Fraud Examiners veröffentlicht wurde, um festzustellen, ob Sie genügend vorbeugende Maßnahmen ergreifen.
Kontoauszüge doppelt prüfen
Automatisieren Sie Ihre Bankabstimmungsberichte und überprüfen Sie verdächtige Aktivitäten. Warnzeichen können fehlende oder nicht in der Reihenfolge befindliche Prüfungen, unbekannte Empfänger oder Schecks sein, die an Dritte übergeben wurden, anstatt gemäß Anweisungen hinterlegt zu werden.
Führen Sie Standardprüfungen durch
Führen Sie einen Zeitplan für regelmäßig durchgeführte Finanzberichte. Möglicherweise möchten Sie auch gelegentlich ungeplante, unerwartete Audits durchführen, die auf Ihre wichtigsten Geschäftsfunktionen abzielen.
Schulung der Mitarbeiter in Betrugsprävention
Stellen Sie sicher, dass alle am finanziellen Ende Ihres Unternehmens Beteiligten mit Präventionsverfahren und Warnzeichen vertraut sind und wissen, was zu tun ist, wenn sie ein Problem erkennen. Ein anonymes Meldesystem könnte Whistleblower eher dazu bringen, sich zu äußern.
Halten Sie Geschäfts- und Kreditkonten getrennt und sicher
Die Vermischung der beiden kann verwirrend sein und problematisch werden, wenn es darum geht, Geschäftsausgaben zu verfolgen und genaue Steuerberichte zu erstellen. Seien Sie sehr wählerisch, wer Firmenkreditkarten verwenden kann.
Erwägen Sie fachkundige Unterstützung
Wenn ein Betrugsproblem zu komplex wird, als dass Sie es selbst lösen könnten, sollten Sie einen zertifizierten Betrugsprüfer beauftragen, der sich mit den Details vertraut machen und genau feststellen kann, was vor sich geht.
Hart gegen Kriminalität vorgehen: Wie die richtige Buchhaltungssoftware helfen kann
Zusätzlich zu den oben beschriebenen Schritten kann die Auswahl und Implementierung der richtigen Buchhaltungssoftware auch dazu beitragen, die Unterschlagung der hart verdienten Gelder Ihres Unternehmens zu verhindern. Cloud-Buchhaltungssoftware kann dazu beitragen, die blinden Flecken in Ihrem Betrieb zu beseitigen, die zu Betrug führen können, und bietet gleichzeitig robuste Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Finanzen zu schützen. Hier sind einige Dinge, die Sie bei Ihrer nächsten Buchhaltungssoftware beachten sollten.
Vollständiger Prüfpfad
Das Letzte, was Sie brauchen, ist eine Software, mit der der Benutzer Transaktionen nach Belieben löschen kann, ohne Spuren zu hinterlassen. Leider führen grundlegende Lösungen wie QuickBooks nicht automatisch Aufzeichnungen über alle Transaktionen, was problematisch wird, wenn es darum geht, betrügerisches Verhalten zu identifizieren und fehlendes Geld zu finden. Daher können Benutzer eine Transaktion in QuickBooks löschen, ohne einen echten Prüfpfad zu hinterlassen, sodass sie hier und da ein wenig überfliegen können. Umgekehrt verfolgt die cloudbasierte Buchhaltungslösung Gravity Software® (Gravity) jeden jemals getätigten Eintrag und führt einen vollständigen Prüfpfad für jede Transaktion.
Vordefinierte Sicherheitsrollen
Mit Gravity steuern Sie bis auf Feldattributebene genau, wer auf welche Daten, Unternehmens- und Finanzbildschirme zugreifen kann. Die vollständige rollenbasierte Sicherheit von Gravity kann bei Bedarf zugewiesen oder neu zugewiesen werden, sodass Benutzer auf die Daten zugreifen können, die für die effektive Ausführung ihrer Aufgaben erforderlich sind.
Datentransparenz
Mit Gravity sind die Daten, die Sie sehen müssen, immer verfügbar, wenn Sie sie aus Sicherheitsgründen benötigen. Sie haben die Möglichkeit, in Echtzeit personalisierte Dashboards für wichtige Geschäftsmetriken zu erstellen, die für Ihren täglichen Betrieb von entscheidender Bedeutung sind. Mit der globalen Suche oder der erweiterten Suche können Sie sofort Details zu offenen Rechnungen, Zahlungen und Lagerbeständen anzeigen, um nur einige zu nennen.
Cloud-Sicherheit
Da Gravity Cloud-basiert ist, müssen Sie sich keine Sorgen über den Verlust von Daten machen, die möglicherweise betrügerische Aktivitäten bestätigen können. Warum? Gravity basiert auf der Microsoft Power Platform (auch bekannt als Dynamics 365), einer robusten Plattform, die weltweit über 5 Millionen Benutzer beherbergt. Sie erhalten die erweiterte Sicherheit der Plattform, die vollständige Finanzberichterstattung, die benutzerfreundliche Oberfläche, vollständige Prüfpfade und die automatische Replikation in einer benutzerfreundlichen mobilen Umgebung, um alle Ihre Informationen besser zu schützen und Veruntreuung in Ihrem Unternehmen zu verhindern.
Erfahren Sie mehr über die wertvollen Datensicherheitsfunktionen, die in die Gravity-Software integriert sind, indem Sie 844-464-7284 anrufen oder noch heute Ihre Online-Demo vereinbaren.