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Papier, Papier, Papier! Ich bin so nah dran, den Rest meiner Dateien mit Hilfe des handlichen Dandy NeatDesk-Scanners digitalisieren zu lassen, den mir die Firma Neat zur Überprüfung geschickt hat, aber bevor ich es tue, dachte ich, wir sollten die Organisation Ihrer Papierakten noch einmal überdenken, denn es ist nichts falsch daran, Papierkopien von Dingen aufzubewahren … solange Sie finden, was Sie brauchen, wenn Sie es brauchen!

In meinem früheren Leben waren Dateisysteme eigentlich meine Leidenschaft für das Organisieren (alle, die Junkies wie ich organisieren, nicken mit dem Kopf und wissen zu schätzen, dass ich eine Leidenschaft dafür habe, und der Rest von Ihnen schüttelt den Kopf und fragt sich, ob ich es bin nuts…am Habe ich Recht?).

Mir ist klar, dass es eine Art alltägliche Sache ist, leidenschaftlich zu sein, aber ich liebe das Gefühl, Stapel von unorganisiertem Papier zu nehmen und ein hübsches, einfach zu bedienendes Dateisystem zu erstellen. Wenn Sie beispielsweise ein Doktorand sind, der benutzerdefinierte Dissertationsschreibdienste bestellt hat, müssen Sie mit all Ihren Abschlussarbeiten und Dokumenten organisiert sein, um Geld zu sparen! In der Tat erkennen viele, wie wichtig es ist, Ihren Papierkram zu organisieren. Ich habe einige Beratungen für Unternehmen und Einzelpersonen durchgeführt, um ihnen zu helfen, Dateisysteme zu erstellen, die ihren Anforderungen entsprechen, und es gibt nichts Besseres, als sich die fertigen Dateien anzusehen und zu sehen, was für einen großen Unterschied die Organisation gemacht hat!

Natürlich ist es nicht der einzige Grund, sich zu organisieren, wenn Sie selbst schnell auf wichtige Dokumente zugreifen und diese finden können. Obwohl dies nicht der glamouröseste Grund für die Organisation ist, ist es wichtig zu überlegen, wie leicht jemand anderes in der Lage sein könnte, alle Ihre Dateien zu verstehen, wenn Sie sterben würden. Organisierte Dateien machen diese herzzerreißende Aufgabe nur ein kleines bisschen einfacher, indem sie die Frustration beseitigen, nicht in der Lage zu sein, das zu finden, was sie brauchen.

Denken Sie über Ihre Bedürfnisse nach

Bevor wir darüber sprechen, was meiner Meinung nach die wichtigsten Zutaten für ein funktionierendes Dateisystem sind, beginnen wir mit einigen grundlegenden Fragen:

Was ist in Ihren Dateien?

• Sind Ihre Unterlagen hauptsächlich langfristige Dokumente wie Hypothekeninformationen, Kfz-Versicherungsdokumente, Mietverträge usw. oder haben Sie regelmäßige tägliche / wöchentliche / monatliche Aufzeichnungen?

• Haben Sie Geschäftspapiere zu archivieren? Homeschooling-Aufzeichnungen? Andere Kategorien von Papierkram?

• Welche Datensätze speichern Sie derzeit, die Sie möglicherweise nicht benötigen? Könnten Sie für eines Ihrer Konten auf elektronische Kontoauszüge umsteigen?

Privatsphäre und Sicherheit im Auge behalten

• Haben Sie wichtige Dokumente wie Geburtsurkunden, die in einer feuerfesten Box aufbewahrt werden sollten?

• Müssen Ihre Unterlagen gesperrt werden, um neugierige Augen fernzuhalten?

• Wer benötigt Zugriff auf Ihre Dateien? Benötigen Sie separate Bereiche, auf die verschiedene Personen zugreifen können?

Unter Berücksichtigung von Platzbeschränkungen

• Wie viel Platz haben Sie für Ihre Dateien?

• Ist Ihr Aktenschrank voll gestopft?

• Können Sie Datensätze aus den vergangenen Jahren herausziehen und an einem anderen Ort speichern, anstatt sie in Ihrem Hauptdateibereich aufzubewahren?

• Wäre das Scannen Ihrer Unterlagen und das Aufbewahren auf dem Computer und nicht in Papierform Ihre Zeit und Mühe wert?

• Auf welche Datensätze beziehen Sie sich am häufigsten, die Sie leicht zugänglich halten müssen?

Wenn Sie diese Fragen durchdenken, bevor Sie mit dem Organisieren Ihrer Dateien beginnen, können Sie ein System erstellen, das funktioniert, indem Sie Ihre Datensätze leicht finden und darauf zugreifen können.

Verwenden eines Posteingangs & Postausgang

Unorganisierte Datensätze sind zwar eine große Quelle für Papierkram, aber das eingehende Papier, das sortiert werden muss, und das Papier, das darauf wartet, dass Sie Maßnahmen ergreifen, ist normalerweise ein größerer Schuldiger. Das Erstellen eines Dateisystems ist wichtig, aber auch ein System für Papier, wenn es in Ihr Zuhause kommt, sonst wird Ihnen Ihr Dateisystem nichts nützen.

Hier sind einige Strategien zur Verwaltung eingehender Papiere:

• Sofort sortieren. Anstatt Post zu stapeln, Schulpapiere, etc. sortieren Sie sie auf der Theke oder dem Schreibtisch, um sie später zu bearbeiten, sobald Sie die Tür betreten. Manchmal sortiere ich sogar im Auto, da unser Briefkasten eine halbe Meile von unserem Haus entfernt ist! Werfen Sie sofort Müll, Umschläge und Füllstoffe in den Papierkorb und erstellen Sie Posteingänge für Papiere, die bereit sind, abgelegt zu werden, und solche, die Maßnahmen benötigen.

• Wenn du kannst, kümmere dich sofort darum. Wenn ein Erlaubnisschein eine Unterschrift benötigt, unterschreiben Sie ihn sofort und stecken Sie ihn wieder in den Rucksack, um wieder zur Schule zu gehen. Wenn etwas einen Stempel benötigt, um wieder in den Briefkasten zu gelangen, nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um es fertig zu machen, anstatt es für später beiseite zu legen. Die Touch it Once-Regel sorgt dafür, dass Ihr Zuhause organisiert bleibt, und sie reduziert auch die Menge an Papierkram, mit der Sie zu tun haben!

• Abmelden, abmelden, abmelden. Diese Regel gilt nicht nur für E-Mails; Es funktioniert auch für Papierkram! Obwohl es zusätzliche Zeit in Anspruch nimmt, bemühen Sie sich, sich von Katalogen und Newslettern abzumelden und sich für Do-Not-Mail-Listen anzumelden. Joshua hat hier eine Menge großartiger Strategien geteilt, um die Menge an E-Mails zu reduzieren, die Sie erhalten.

Was zu halten & Was zu verschenken

Bevor wir uns verschiedene Methoden zum Organisieren Ihrer Unterlagen und Unterlagen ansehen, ist ein weiteres Problem, das für viele Menschen zu einem Hindernis wird, zu wissen, welche Unterlagen aufbewahrt und welche weggeworfen werden können.

Mein allgemeines Gefühl ist, dass wir nicht annähernd so viel behalten müssen, wie wir denken. In meinem Haus behalten wir nicht mehr unsere monatlichen Stromrechnungen, unsere wöchentlichen Gehaltsabrechnungen oder sogar unsere monatlichen Kreditkartenabrechnungen. Ja, es ist absolut wichtig, dass Sie überprüfen, ob die Informationen auf jedem korrekt sind, bevor Sie es schreddern und wegwerfen, aber es gibt wirklich keinen Grund, warum Sie es danach behalten müssen, besonders wenn Sie so viel online zugreifen können.

Natürlich gibt es einige Dinge, die Sie aufbewahren sollten, z. B. Darlehensverträge, dauerhafte Aufzeichnungen (z. B. Geburtsurkunden, Sozialversicherungskarten usw.), Versicherungspolicen, Steuerunterlagen und so weiter.

In diesem großartigen Artikel finden Sie detailliertere Richtlinien dazu, welche Datensätze weggeworfen werden können.

Erstellen eines Dateisystems

Lassen Sie uns nun die Schritte zum Erstellen eines funktionierenden Dateisystems durchgehen.

1. Erstellen Sie eine grundlegende Gliederung

Bevor Sie Ihre Dateien überhaupt berühren, erstellen Sie zunächst eine grundlegende Gliederung der Datensätze und deren Organisation.

Zum Beispiel habe ich Geschäftsunterlagen, Haushaltsunterlagen und Homeschooling-Aufzeichnungen. Diese drei Elemente sind die obersten Ebenen meiner Gliederung, aber ich muss zur nächsten Ebene gehen und auch verschachtelte Kategorien erstellen:

I. Haushaltsaufzeichnungen

A. Steueraufzeichnungen
B. Fahrzeugaufzeichnungen
C. Versicherungsdokumente
D. Medizinische Aufzeichnungen

( Dies ist ein Grund, warum es wichtig ist, darüber nachzudenken, was Sie aufbewahren müssen und wie Sie es organisieren möchten, bevor Sie zu diesem Schritt gelangen, obwohl Sie wahrscheinlich auch Ihre Gliederung optimieren werden!)

2. Erstellen Sie detaillierte Unterkategorien

Sobald Sie Ihre Grundzüge festgelegt haben, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, wie Sie diese Datensätze idealerweise organisieren möchten, damit sie leicht zu finden und zu verwenden sind. Zum Beispiel möchte ich unter Krankenakten die Aufzeichnungen jedes Familienmitglieds trennen, damit ich sie nicht durchsuchen muss, um zu finden, wonach ich suche. Ich kann dann neue Datensätze vorne in der Datei ablegen, sodass sie in der Reihenfolge des Datums (vom neuesten zum ältesten) angezeigt werden, wann immer ich sie benötige.

Meine Gliederung sieht jetzt so aus:

I. Haushaltsaufzeichnungen

A. Steueraufzeichnungen

1. 2009
2. 2008
3. 2007
4. 2006

B. Fahrzeug Aufzeichnungen

1. Wartung und Garantien
2. Titel, Registrierung und Tags

C. Versicherungsdokumente

1. Kfz-Versicherung
2. Stornierte Richtlinien
3. Heideversicherung
4. Hausratversicherung
5. Lebensversicherung

D. Krankenakten

1. Baby Girl #1 Aufzeichnungen
2. Baby Girl #2 Aufzeichnungen
3. Baby Girl #3 Aufzeichnungen
4. Baby Girl #4 Aufzeichnungen
5. Mandis Aufzeichnungen
6. Seans Aufzeichnungen

3. Beginnen Sie mit der Erstellung von Dateien für jede Kategorie

Hier unterscheiden sich meine Dateisysteme von vielen anderen. Ich verwende niemals Dateiordner für meine Dateien. Nie. Stattdessen bevorzuge ich es, hängende Dateien für alle meine Dateien zu verwenden.

Der Grund, warum ich das mache, ist einfach: Wenn die hängenden Dateiregisterkarten alle aufgereiht und / oder farbcodiert sind, wird ein Dateisystem viel, viel einfacher für Ihre Augen und viel, viel einfacher zu bedienen. Ich persönlich denke, dass Innenordner eine Verschwendung von Geld, Platz und Ressourcen sind, es sei denn, Sie verwenden sie für Lapbooking!

Stattdessen staffele und / oder farbcodiere ich die Registerkarten, um die Kategorien und Unterkategorien zu definieren, und alphabetisiere sie dann innerhalb jeder Kategorie zum schnellen Nachschlagen.

Wenn ich beispielsweise meine Gliederung von oben verwende, würde ich zunächst Registerkarten für alle Steuerdatensätze erstellen und sie links von meinen hängenden Dateien ausrichten. Anstatt eine hängende Datei mit vier Dateiordnern zu verwenden, ziehe ich es vor, vier separate hängende Dateien mit den Bezeichnungen 2008, 2009, 2010 und 2011 zu erstellen.

Als nächstes würde ich zu Fahrzeugdatensätzen übergehen. Für diese Kategorie würde ich zwei Registerkarten erstellen: „Wartungsdatensätze“ und „Titel, Registrierung und Tags“. Anstatt diese Registerkarten ganz links von meinen hängenden Dateien auszurichten, würde ich ein paar Slots von vorne beginnen, so dass sie hinter den anderen versetzt waren.

Ich drucke immer eine Kopie meiner Gliederung und bewahre sie vorne im Aktenschrank in einem Blattschutz auf, aber wenn Sie sich Sorgen machen, dass die Hauptkategorie nicht für jede Gruppierung definiert ist, können Sie sie einfach hinzufügen zur Registerkarte. Zum Beispiel „Yukon – Wartungsaufzeichnungen“, „Yukon – Titel, Registrierung und Tags“.

4. Verwenden Sie die Farbcodierung für verschiedene Hauptkategorien

Ich habe zusätzlich zur Staffelung der Registerkarten auch farbige Registerkarten verwendet, um die Kategorien zu unterscheiden. Wenn Sie jedoch mehrere Hauptkategorien – wie Haushalt, Geschäft und Homeschooling – haben, die Sie in einem Schrank aufbewahren möchten, würde ich Ihre Farbcodierung für diesen Zweck reservieren. Sie können die farbigen Registerkarten kaufen oder einfach Ihre Etiketten auf farbiges Papier drucken, um klar zu sehen, welcher Abschnitt welcher Kategorie gewidmet ist.

5. Archivieren Sie Ihre Papiere

Sobald Sie Ihre Dateien erstellt haben, übertragen Sie Ihre alten Dateien auf das neue System und sortieren Sie nicht archivierte Papiere. Wahrscheinlich müssen Sie auf dem Weg Unterkategorien hinzufügen, und Sie können zurückblicken und feststellen, dass Sie einige Ihrer Unterkategorien hätten kombinieren können, aber das ist okay. Der Schlüssel zu einem funktionierenden Dateisystem ist die Bereitschaft, es nach Bedarf zu optimieren. Dies ist tatsächlich ein Grund, warum ich aufgehört habe, meine Registerkarten auf dem Drucker zu drucken und stattdessen den Etikettendrucker von Hand zu schreiben oder zu verwenden. Ich weiß, dass ich bei Bedarf eher ein neues erstelle, wenn es einfach ist!

Selbst in der heutigen Zeit von E-Mail, Online-Rechnungszahlung und Blogs überwältigt das Papiergewirr viele Familien, aber es lohnt sich, sich Zeit zu nehmen, um ein funktionierendes Dateisystem zu erstellen, und Gewohnheiten, die das Durcheinander minimieren, zahlt sich wirklich aus, da Sie nicht mehr durch Stapel von Papieren sortieren, um das zu finden, was Sie brauchen!

Wie organisieren Sie Ihre Papierakten?