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Das Beschaffungsaudit ist ein Schritt im Beschaffungsmanagementzyklus und ein wesentlicher Bestandteil des Einkaufsprozesses. Wenn ein Unternehmen die Ressourcen beschafft, die es benötigt, um seine Arbeit abzuschließen und reibungslos zu laufen, ist die Verwaltung der Ausgaben bis zum Ende obligatorisch, um Mehrausgaben zu vermeiden und vertrauenswürdige Beziehungen zu Lieferanten für zukünftige Projekte aufzubauen.

Das Beschaffungsmanagement umfasst verschiedene Prozesse, darunter das Audit. Die anderen umfassen:

• Bestellungen und Anforderungen
• Aufforderung an Lieferanten
• Vertragsverhandlungen
• Lieferantenmanagement
• Auftrags- und Rechnungsfreigaben
• Aufzeichnungen

Das Audit überprüft speziell Ihre Beschaffungsverträge und Lieferanten, um sie zu analysieren die Genauigkeit, Effizienz und Legitimität des gesamten Beschaffungsaufwands. Die erstellten Aufzeichnungen werden auch zukünftige Beschaffungsprozesse mitgestalten.

Ausgaben können in beliebiger Form auftreten. Direkte Kosten wie Personalgehälter und Versicherungen sowie Produktionskosten im Zusammenhang mit den Rohstoffen in der Fertigung. Indirekte Kosten, wie professionelle Dienstleistungen und Reisekosten, sind ebenfalls eine Überlegung wert. Wie ermöglichen Sie einen angemessenen Einblick in Ihre Ausgabenaktivitäten und prüfen sie, um die Wettbewerbsfähigkeit des Marktes zu erreichen?

Warum Sie sich auf Prüfverfahren konzentrieren müssen

Die Einkaufsabteilung hat viel zu tun, wenn es darum geht, Beschaffungspraktiken zu verwalten und durchzusetzen. Der Audit-Prozess hilft bei mehreren Aspekten des Jobs.

• Ausgaben Performance: Auditing können Sie einen Schritt zurück und schauen, wo Ihr Geld geht. Neue Wege zu finden, um Barrieren abzubauen, stärkere Lieferantenverträge auszuhandeln, Lieferanten von höherer Qualität zu finden und die Ausgaben im Allgemeinen zu optimieren, trägt zu einer besseren Rentabilität bei.
• Workflow optimieren: Wenn Sie die Möglichkeit haben, Einkaufsprozesse zu überprüfen, können Sie leicht redundante oder veraltete Geschäftspraktiken identifizieren, die Ihren Einkaufszyklus verlangsamen. Beispielsweise bestellen Sie möglicherweise ähnliche Produkte von mehreren Anbietern oder Lieferanten, wenn Sie sie in einer Großbestellung zusammenstellen können.
• Transparenz der Lieferkette: Bei direkten Beschaffungsverfahren bewertet eine strukturierte Überprüfung der Ausgaben Ihr Supply-Chain-Ökosystem formal und verhindert administrative Fehler. Lieferanten selbst werden motivierter sein, ihre eigenen Praktiken zu bewerten, wenn sie feststellen, dass Sie die Einhaltung von Richtlinien schätzen.
• Legitimität: Ein Audit erkennt und schützt vor betrügerischen Rechnungen. Bei so vielen Einkäufen, die jeden Tag getätigt werden, kann es für betrügerische Ausgaben leicht sein, durch die Risse zu sickern. Abrechnungssysteme sind zum Beispiel die häufigste Form von Betrug für kleine Unternehmen.
• Risikomanagement: In ähnlicher Weise führen betrügerische Ausgaben häufig zu Betrug und Compliance-Verstößen. Formelle Audits weisen Sie in die richtige Richtung, wenn es darum geht, Korrekturmaßnahmen gegen Verstöße gegen Industriestandards und rechtliche Richtlinien zu ergreifen.
• Prüfpfade: Die Durchführung eigener interner Audits ist sicherlich ein Schritt in die richtige Richtung, aber gelegentlich benötigen Sie auch eine externe Prüfung, entweder von einem anderen Unternehmen oder einer Regierungsbehörde. In beiden Fällen verfügen Sie bereits über einen Audit-Trail.

Erwarten Sie nicht, dass alle Vorteile eines Audits über Nacht kommen. Audit-Aufzeichnungen helfen Ihnen dabei, schrittweise Verbesserungen vorzunehmen, indem Sie unnötige Kosten reduzieren und Verträge rationalisieren, ohne die Qualität Ihrer Arbeit zu beeinträchtigen.

Der Prozess zur Durchführung von Beschaffungsaudits

Identifizieren Sie Problembereiche in Ihren Beschaffungspraktiken, und Ihre Ergebnisse werden zu robusteren internen Kontrollen führen und Ihnen helfen, die für interne Vorgänge erforderlichen Ressourcen zu identifizieren. Im Folgenden finden Sie einige grundlegende Schritte zu einem wirkungsvollen Beschaffungsaudit.

Sprechen Sie mit dem höheren Management

Wenn Sie im Einkauf, in der Beschaffung oder sogar im Projektmanagement arbeiten, sollte es oberste Priorität haben, Vorgesetzte in Ihre Pläne einzubeziehen. Holen Sie sich Anregungen von den Managern, damit Sie Vorbereitungen treffen und wissen, wo Sie Ihre Bemühungen konzentrieren können.

Dies ist eine Gelegenheit, alle Problembereiche hervorzuheben. Liefern Ihnen bestimmte Lieferanten nicht die Ergebnisse, die Sie benötigen? Dann möchten Sie vielleicht zuerst dort anfangen. Ebenso sollten bestimmte Prozesse oder Richtlinien, die eine Anerkennung erfordern, mit dem oberen Management besprochen werden.

Involvieren Sie auch die Stakeholder

Neben der Verwaltung sind es die Stakeholder in der Organisation, die Genehmigungen erteilen und Einkäufe tätigen. Diese Menschen sind oft nicht bereit, die Kontrolle über ihre Ressourcen aufzugeben, daher ist es wichtig, dass sie auch Ihre Absichten verstehen. Zeigen Sie, dass die Audits zu einer besseren Integrität im Beschaffungsprozess beitragen.

Nutzen Sie auch das Feedback, das Sie von ihnen erhalten. Bestimmte Stakeholder im Beschaffungsmanagementprozess können Schwachstellen oder spezifische Änderungen aufzeigen, die sie vornehmen möchten. Vielleicht sind verschiedene Verträge in Ordnung, oder ein bestimmter Prozess oder eine bestimmte Politik müssen berücksichtigt werden.

Sehen Sie sich Ihre Bestellformulare an

Eine Bestellung ist das Dokument, das Ihr Unternehmen dem Lieferanten für einen neuen Einkauf vorlegt. Schauen Sie sich zuerst Ihre Bestellungen an und stellen Sie sicher, dass sie vollständig und genau ausgefüllt sind. Spezifische zu untersuchende Bereiche sind:

• Bestellnummern der bestellten Artikel
• Lieferanteninformationen
• Genauigkeit der Produktbeschreibungen und Preise
• Autorisierte Unterschriften

Denken Sie daran, dass alle endgültigen Rechnungen oder Quittungen, die Sie haben, in der ursprünglichen Bestellung enthalten sein müssen. AP sollte in der Lage sein, einige Gegenprüfungen durchzuführen, damit alles berücksichtigt wird.

Eine strukturierte Überprüfung von Bestellungen ist auch eine Gelegenheit, die Ausgaben Ihres Inventars mit anderen analogen Abteilungen in Ihrer Branche zu vergleichen. Verwenden Sie lokale oder nationale Durchschnittswerte, um zu sehen, wie Sie mit anderen Unternehmen und Wettbewerbern abschneiden.

Denken Sie schließlich daran, dass das Beschaffungsmanagement bei der formellen Bewertung von Bestellungen das schiere Volumen der getätigten Transaktionen den Prozess erschweren kann. Wenn Sie manuell arbeiten, nehmen Sie Stichproben aus der Auftragsliste jedes Lieferanten, um die Überprüfung zu überprüfen.

Gehen Sie jeden Lieferanten auf Ihrer Liste durch

Die Lieferanten- oder Lieferantenauswahl ist eine weitere wichtige Aufgabe der Beschaffungsabteilung. Neben der Suche nach Möglichkeiten, um Großaufträge über mehrere Abteilungen hinweg zu machen, überprüfen Sie mit jedem Vertrag, um zu sehen, ob es in die Standards Ihres Unternehmens passt. Legen Sie alle Organisationen beiseite, von denen Sie kaufen, wenn sie Ihre Erwartungen nicht erfüllen.

Zu berücksichtigende Variablen umfassen Folgendes:

• Mengenrabatte, Rabatte und andere Möglichkeiten, Geld zu sparen
• Kreditprogramme
• Lieferpraktiken
• Genauigkeit und klare Sprache im Vertrag
• Qualität der erbrachten Dienstleistungen
• Ruf des Lieferanten auf dem Markt
• Vergleiche mit anderen Organisationen, die ähnliche Waren und Dienstleistungen anbieten

Wer weiß? Ein Beschaffungsaudit kann versteckte Rabatte und Einsparmöglichkeiten aufdecken, die das Projektmanagement auf den ersten Blick übersehen hat.

Unternehmensrichtlinien überprüfen

Die Arbeit als Auditor endet nicht bei den Lieferanten. Es wird auch die Verfahren innerhalb der Organisation in Bezug auf die Beschaffung festlegen, z. B. das Unterzeichnen von Dokumenten oder das Genehmigen von Verträgen. Jeder Schritt, den Mitarbeiter ausführen, muss betrachtet und aufgezeichnet werden, um sicherzustellen, dass alles nach den Vorgaben des Beschaffungsmanagements abgeschlossen ist.

Holen Sie sich auch Feedback von Ihren Mitarbeitern. Sind die neuen Protokolle, die durch Beschaffungsprüfungen eingeführt wurden, zu aufwändig? Sollten sie geändert werden, um sich besser in den gesamten Workflow des Unternehmens einzufügen?

Erstellen eines Abschlussberichts

Überprüfen Sie Ihre Ergebnisse, indem Sie einen Abschlussbericht erstellen und mit dem Projektmanagement besprechen. Wenn Daten auf ineffiziente Verträge, potenziellen Betrug oder mangelnde Compliance hindeuten, zeichnen Sie diese auf und besprechen Sie Möglichkeiten zur Behebung der Probleme.

Der Bericht muss umsetzbare Erkenntnisse enthalten, um Korrekturmaßnahmen zu fördern, die durch die während des Prozesses gesammelten Beschaffungsdaten ermöglicht werden. Ein besserer Beschaffungsprozess katalysiert die Fähigkeit eines Unternehmens, Beschaffungsvorgänge zu rationalisieren, Ressourcen konsistenter zu erhalten und die Vertragsleistung zu überprüfen.

Die Checkliste für Beschaffungsaudits

Es gibt viele Prozesse, Dokumente, Feedback und Beschaffungsverträge, die während des gesamten Projektmanagements im Auge behalten werden müssen. Damit Sie den Überblick behalten und Ihren Fortschritt messen können, deckt die folgende Checkliste die meisten Aufgaben von Beschaffungsaudits ab.

• Vorbereitung: Indirekte Ausgaben sind für das Projektmanagement besonders schwierig zu bewältigen, da es nicht genau in Stein gemeißelt ist, wo Neuanschaffungen getätigt werden. Organisieren Sie zunächst alle Ihre Einkäufe, einschließlich solcher mit vagen Vertragsbedingungen, verpassten Rabatten, Preisunterschieden und anderen potenziellen Problemen.
• Bestellungen: Verwendet Ihre Organisation beispielsweise einen Drei-Wege-Abgleich? Gibt es Schutz vor Betrug? Und werden die richtigen Berechtigungen während des Genehmigungsprozesses aktiviert? Sie sollten wissen, was während des gesamten Prozesses vor sich geht, von der Bestellung bis zum Erhalt.
• Lieferantenauswahl: Analysieren Sie die Leistung jedes Vertrags und wie er mit dem Rest Ihres Portfolios verglichen wird. Entspricht jeder Ihrer Standards und entspricht er Ihren Richtlinien? Was ist der Prozess für das Onboarding eines neuen Anbieters, wenn er benötigt wird?
• Zahlungen: Die Rechnungsverarbeitung muss korrekt, vollständig und zeitnah sein. Halten Sie wie immer Ausschau nach betrügerischen Transaktionen. Drei-Wege-Matching könnte auch hier eine Rolle spielen.
• Berichterstattung über Ihre Ergebnisse: Ermitteln Sie die Korrekturmaßnahmen, die erforderlich sind, um die durch die Beschaffungsprüfung aufgeworfenen Probleme zu beheben. Was können wir tun, um Risiken zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und die Compliance für einen Projektmanagementprozess in der Zukunft sicherzustellen?

Erstellen Sie Ihre eigene Checkliste nach Ihren eigenen Bedürfnissen und Umständen. Jedes Unternehmen ist anders, wenn es um die Beschaffung seiner Waren und Dienstleistungen geht, warum also nicht Ihre Lösung maßgeschneidert gestalten?

Best Practices für Beschaffungsaudits

Möchten Sie einige zusätzliche Tipps und Taktiken, bevor Sie mit dieser Aufgabe beginnen, die die Art und Weise verändert, wie Sie alles erwerben, was Ihr Unternehmen benötigt?

• Beauftragen Sie einen engagierten internen Auditor mit dieser Aufgabe: Die Einkaufsabteilung dazu zu bringen, sich selbst zu auditieren, ist sowohl ineffektiv als auch ein potenzieller Interessenkonflikt. Sie möchten nicht, dass Mitarbeiter ihre eigenen Leistungsbeurteilungen schreiben, also übergeben Sie die Arbeit an ein internes Revisionsteam, um eine vollständige, genaue und strukturierte Überprüfung zu erstellen. Ein solches Team muss die aktuellen Richtlinien und Bedürfnisse des Projekts und der gesamten Organisation verstehen.
• Denken Sie daran, einen Papierpfad für die zukünftige Prüfung zu erstellen: Sobald Sie bereits alle Verkaufsdaten, Bestandsaufzeichnungen, zahlbaren Konten und andere Unterlagen im Zusammenhang mit dem Prüfungsprozess gesammelt haben, wissen Sie bereits genau, wie Sie dies beim nächsten Audit erneut tun müssen ist in Ordnung. Arbeiten Sie beim ersten Mal an der Papierspur, um zukünftige Zyklen viel schneller zu machen.
• Planen Sie die Implementierung benutzerdefinierter Verfahren als Reaktion auf Ihre Ergebnisse: Eines der am wenigsten nützlichen Dinge, die die Beschaffungsprüfung tun kann, ist die generische Beratung als Reaktion auf festgestellte Ineffizienzen. Ziel ist es, maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, die speziell für die Art von Organisationen gelten, für die Sie arbeiten.
• Beginnen Sie mit der Verwendung eines Beschaffungstools: Die Automatisierung hat uns bereits in weiten Teilen unseres Lebens geholfen, und das Projektmanagement wird sich freuen zu wissen, dass es jetzt moderne Lösungen gibt, um die Beschaffungsprüfung schneller und einfacher zu machen.

Um in einem ständig wachsenden Markt wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Sie die neuesten Tools für diesen Job einsetzen. Lassen Sie uns im nächsten Abschnitt mehr über Softwaretools im Zusammenhang mit der internen Revision sprechen.

Tools, Software und Automatisierung

Wenn es Ihnen scheint, dass Audits eine Herausforderung sind, wissen Sie, dass die Bewältigung der Aufgabe viel einfacher ist, wenn Sie ein automatisiertes System haben, das Ihnen hilft. Es gibt jetzt Online-Dienste, die für Aufgaben wie:

• Zentralisiertes Records Management
• Cloudbasierte Zusammenarbeit
• Einblick in den Workflow zum Schutz vor Betrug oder Nichteinhaltung
• Schnelle Vergleiche der besten Lieferanten
• Echtzeit-Preisanalysen zum Vergleich von Angeboten

Ein Beschaffungstool kann auch die Prüfung im Allgemeinen beschleunigen indem die richtigen Dokumente automatisch an die richtigen Personen gesendet werden, um sicherzustellen, dass kein Stakeholder uninformiert bleibt. Sie reduzieren auch die Möglichkeit menschlicher Fehler bei der Dateneingabe und -analyse erheblich. Es ist klar, dass die Zukunft der Prüfung und des Beschaffungsprozesses im Allgemeinen von der Softwareautomatisierung und den damit verbundenen Effizienzvorteilen abhängen wird.