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5. Mai 2020

Nach dem Bundesgesetz müssen Arbeitgeber mit 15 oder mehr Arbeitnehmern Arbeitsanträge, Lebensläufe und zugehörige Einstellungsinformationen und -dokumente mindestens ein Jahr nach Erstellung des Dokuments oder der Entscheidung über die Einstellung / Nichteinstellung aufbewahren, je nachdem, welcher Wert höher ist. Während Bundesauftragnehmer mit 50 oder mehr Mitarbeitern diese Dokumente zwei Jahre lang aufbewahren müssen, beträgt die Mindestaufbewahrungsfrist ein Jahr, es sei denn, der Bundesauftragnehmer hat weniger als 150 Mitarbeiter oder keinen Regierungsvertrag über mindestens 150.000 US-Dollar. Die Beschäftigungsunterlagen im Zusammenhang mit Auswahl und Einstellung, die Arbeitgeber pflegen müssen, umfassen:

• Stellenanzeigen
• Bewerbungen und Lebenslaufmaterialien (Dies gilt auch dann, wenn der Bewerber nicht aktiv für eine offene Stelle in Betracht gezogen wurde, weil der Bewerber nicht die Mindestqualifikationen erfüllt hat oder weil der Bewerber nicht alle Bewerbungsvoraussetzungen erfüllt hat.)
• Screening-Tools und -Tests (Dazu gehören Kopien von Tests und Testergebnissen, die zur Bewertung von Bewerbern verwendet werden, einschließlich Tests, die online durchgeführt wurden.)
• Interviewnotizen und andere Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Einstellung oder Nichteinstellung (Dies kann Informationen über die Anzahl der Bewerber nach Geschlecht, Rasse und nationaler Herkunft enthalten.)

Abgesehen davon, dass dies gesetzlich vorgeschrieben ist, kann die Aufbewahrung dieser Informationen auch für Arbeitgeber hilfreich sein, um sich gegen Fälle von „Nichteinstellung“ zu verteidigen. Das Problem liegt jedoch an der Leichtigkeit, mit der Bewerber ihre Lebensläufe jetzt per E-Mail an Arbeitgeber senden können. Aufgrund der E–Mail ist diese Aufzeichnungspflicht für Arbeitgeber belastend geworden – insbesondere für diejenigen mit Websites. Die Equal Employment Opportunity Commission hat sich kürzlich mit diesem Problem befasst und, zusammen mit einigen anderen Bundesbehörden, kam zu einigen Richtlinien, die definieren, wer, unter all denen, die Arbeitgeber über das Internet kontaktieren, per Post oder per Fax, sind echte Bewerber zur Einhaltung der Anforderungen an die Aufbewahrung von Bundesunterlagen. Nach diesen Richtlinien, eine Person wird in der Regel ein Antragsteller, wenn:

1. Der Arbeitgeber hat gehandelt, um eine bestimmte Position zu besetzen;
2. Die Person hat die Standardverfahren des Arbeitgebers zur Einreichung einer Bewerbung für die Stelle befolgt; und
3. Die Person hat Interesse an der jeweiligen Stelle bekundet.

Dies sind gute Nachrichten für Arbeitgeber, da Sie jetzt all diese unerwünschten Lebensläufe wegwerfen können. Um sicherzustellen, dass Sie diese Bundesanforderung einhalten, ist es jedoch ratsam, dass Arbeitgeber eine schriftliche Richtlinie zu diesem Thema haben, die angibt, wann Bewerbungen und Lebensläufe akzeptiert werden. Arbeitgeber, die keine unerwünschten Lebensläufe und Bewerbungen wünschen, sollten dies auf ihren Websites angeben. Wenn ein unaufgeforderter Lebenslauf eingeht, ist es eine gute Idee, die Person, die ihn gesendet hat, darüber zu informieren, dass unaufgeforderte Lebensläufe nicht gespeichert werden und dass er / sie den Lebenslauf für eine bestimmte Stellenausschreibung erneut einreichen muss. Wenn eine Stelle ausgeschrieben wird, ist es eine gute Idee, in die Anzeige oder Stellenausschreibung eine Frist für den Eingang von Bewerbungen aufzunehmen.

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Dieser Artikel basiert auf dem Gesetz zum Zeitpunkt der Veröffentlichung am Anfang des Artikels. Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar, und schafft an sich keine anwaltliche Beziehung zu Eskridge Law.