Ad-hoc-Berichterstattung in Excel – Der vollständige Leitfaden
Ad-hoc-Berichterstattung in Excel kann viele Formen annehmen. Einer der Vorteile der Verwendung einer tabellenkalkulationsbasierten Softwareanwendung besteht darin, dass sie relativ flexibel verwendet werden kann. Die Darstellung von Daten in Excel kann von einfach bis komplex reichen und ist daher oft der beste Weg, um Ad-hoc-Anfragen aus verschiedenen Abteilungen schnell zu bearbeiten.
Finanzfachleute befinden sich weiterhin im Fadenkreuz von Datenanfragen aus verschiedenen Bereichen ihres jeweiligen Unternehmens. Darüber hinaus sind die Datenanforderungen manchmal dynamisch und erfordern eine Methode der Berichterstattung, die nicht üblich ist oder noch nie zuvor verwendet wurde.
Hier können Excel und ähnliche Tabellenkalkulationsprogramme sowohl gut als auch schlecht sein. Hier sind die Grundlagen zum Erstellen von Ad-hoc-Excel-Berichten.
Beginnen Sie mit Rohdaten
Um auf eine Anfrage antworten zu können, benötigen Sie zunächst Daten. Fast jedes System wird in diesen Tagen nach Excel exportieren oder .CSV-Dateiformat. Die Verwendung dieser Tabellenkalkulationsexporte spart Zeit und Energie.
Erstellen Sie immer eine Registerkarte mit der Bezeichnung „Rohdaten“, die Sie nicht bearbeiten. Auf diese Weise können Sie darauf zurückgreifen oder die Rohdaten für spätere Qualitätsprüfungen schnell referenzieren.
Die Integrität der Rohdaten ist wichtig, wenn Anforderungen bearbeitet werden, und manchmal ist es ratsam, die Registerkarte Rohdaten mit einem Kennwort zu schützen, um unerwünschte Änderungen zu verhindern. Es kann sein, dass eine Anforderung die Verwendung mehrerer verschiedener Datentabellen erfordert. In diesem Fall kann das Kombinieren der Datentabellen Schwierigkeiten bereiten.
Wenn es überhaupt möglich ist, kombinieren Sie wie Datensätze. Dies schafft den maximalen Nutzen bei der Verwendung von Funktionen wie Filtern und Pivots.
Verstehen der Anforderung
Wenn die Anforderung zu mehrdeutig ist, kann es schwierig sein, mit Excel zu antworten. Dies liegt daran, dass Excel nur das tut, was ihm gesagt wird.
Die Ausgabe in Excel ist abhängig von den gestellten Anforderungen. Dies bedeutet, dass bei unklarer Anforderung Zeit damit verschwendet werden kann, irrelevante Daten in die Arbeitsmappe zu ziehen, und der Endbenutzer mit mehr als dem erforderlichen überschwemmt werden kann.
Jeder guten Antwort auf eine Ad-hoc-Anfrage liegt eine eindeutige Anfrage zugrunde. Zum Beispiel sind Verkaufsdemografie, finanzielle Leistung und Kommissionierzeiten etwas vage und generische Anforderungen.
Das Klären der Anforderungen kann zu nützlicheren Antworten führen. Zum Beispiel die durchschnittliche Postleitzahl der Käufer an einem bestimmten Datum, der Bruttoumsatz im letzten Monat, die Zeit für die Auswahl und den Versand eines bestimmten Produkts und vieles mehr.
Je klarer die Anfragen sind, desto relevanter und prägnanter ist eine Antwort.
Filtern von Daten und deren Einschränkungen
Die meisten Anfragen beziehen sich auf eine bestimmte Informationsebene, die die Verwendung von Filtern erfordert. Das Filtern ist eine Grundfunktion in Excel und einfach durchzuführen. Spalten können sortiert und gefiltert werden, und sogar erweiterte Filterung ist verfügbar.
Das Filtern ist ein grundlegender Ansatz beim Umgang mit Datensätzen, wenn eine Ad-hoc-Anforderung spezifisch und etwas einfach zu handhaben ist. Beispielsweise kann eine Anfrage nach dem Preis eines Produkts eingehen, und es kann eine Datentabelle mit allen Produktpreisen vorhanden sein. Wenn Sie einfach nach dem Namen des Produkts filtern, erhalten Sie möglicherweise die erforderliche Antwort.
In Excel gibt es erweiterte Filtertechniken, mit denen Benutzer eine Reihe von Kriterien und eine Reihe von Daten angeben können, um diese Kriterien ebenfalls anzuwenden. Dies ist ein komplexerer Ansatz für den Umgang mit Datensätzen, wenn eine Anforderung mehrere Informationen umfassen kann.
Datenverknüpfungen und Abfragen
Alle Anforderungen beziehen sich auf einer bestimmten Ebene auf Daten. Die Leichtigkeit, mit der eine Antwort auf eine Ad-hoc-Anforderung in Excel erfolgen kann, hängt von der verfügbaren Datenebene ab. Excel kann mit externen Datenbanken verknüpft werden, sodass Benutzer benutzerdefinierte Abfragen ausführen können, mit denen Daten schnell in eine Tabelle abgerufen werden.
Diese Methode des Datenzugriffs ist normalerweise die schnellste und bietet die vollständigsten Datensätze, mit denen gearbeitet werden kann. Ein Vorteil der Verknüpfung von Excel mit einer Datenbank besteht darin, dass die Informationen aktualisiert werden, wenn die Datenbank aktualisiert wird.
Auf diese Weise können genaue und zeitnahe Datensätze referenziert werden. Excel wird auch eine Verbindung zum Internet herstellen, um verschiedene Arten von Informationen abzurufen; Beispielsweise können Marktdaten direkt mit Excel verknüpft werden und werden bei Bedarf aktualisiert.
Ein Nachteil beim Zugriff auf Datenbanken in Excel besteht darin, dass Endbenutzer häufig Daten manuell aktualisieren müssen, was zu unvollständigen oder veralteten Datensätzen führen kann.
Ad-hoc-Berichte in Excel – Verwenden von Pivot-Tabellen
Wenn es um Ad-hoc-Berichte geht, verfügt Excel über eine Funktion, die als Pivot-Tabellen bezeichnet wird und eine einzigartige Möglichkeit darstellt, auf Ad-hoc-Anforderungen in Excel zu reagieren. Sie ermöglichen es, Daten zu filtern und zusammengefasst darzustellen.
Eine Pivot-Tabelle ist insofern dynamisch, als die Eingaben je nach Anforderung des Benutzers geändert und geändert werden können. Es fasst alle Daten in einem bestimmten Datensatz zusammen und ermöglicht es Benutzern, Spalten und Zeilen von Daten auf eindeutige Weise zu gruppieren.
Da die Daten zusammengefasst sind, wird die Verwendung einer Pivot-Tabelle für Analysezwecke erheblich vereinfacht. Selbst wenn die Ad-hoc-Anforderung nicht mit einer tatsächlichen Pivot-Tabelle beantwortet werden kann, kann der Benutzer durch das Erstellen einer solchen möglicherweise die Antwort auf eine Anforderung leichter identifizieren.
Einmal erstellt, können Pivot-Tabellen auch „Drilldown“ in bestimmte Daten, je nachdem, was der Benutzer tun möchte. Aus diesem Grund sind Pivot-Tabellen häufig eine Standardmethode zum Sortieren und Zusammenfassen großer Datenmengen.
Ein Nachteil ist, dass die Daten in Spalten gruppiert werden müssen, um eine Pivot-Tabelle verwenden zu können. Pivot-Tabellen verlassen sich auch ausschließlich auf die Datensätze, auf die sie verweisen, was bedeutet, dass die Zusammenfassungen der Pivot-Tabellen auch nicht vollständig sind, wenn die Daten nicht vollständig sind.
Ein weiterer Nachteil ist, dass Pivot-Tabellen nicht automatisch aktualisiert werden. Dies führt manchmal zu Problemen, wenn Datensätze verknüpft oder autonom sind.
Darstellung von Daten mit Tabellen und Grafiken
Bestimmte Ad-hoc-Anfragen erfordern möglicherweise die Verwendung von Tabellen und/oder Grafiken. Excel verfügt über eine Vielzahl von Diagrammtypen und Grafiken, mit denen Sie arbeiten können. Diagramme sind gut darin, Trends und Richtungsbewegungen mit Daten darzustellen. Zum Beispiel Umsatzvolumen im Laufe der Zeit oder Bruttoumsatz im Laufe der Zeit.
Die Herausforderung beim Antworten in Diagrammen besteht darin, dass der Kontext für das Diagramm angegeben und das entsprechende Diagramm ausgewählt werden muss. Linien- und Punktdiagramme eignen sich gut zur Veranschaulichung von Trends, Kreisdiagramme eignen sich gut zur Veranschaulichung proportionaler Daten und Balkendiagramme eignen sich gut zum Vergleich kategorialer Daten.
Verwenden von DataRails zur Beantwortung von Ad-hoc-Anfragen
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Es ist in der Lage, Datensätze in einer benutzerfreundlichen Umgebung zu verwalten und den Zeitaufwand für Ad-hoc-Anfragen zu reduzieren.
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