5 Schritte, um den Umfang eines Projekts zu definieren
Gehören verlorene Aufgaben, unfokussierte Meetings und fehlende Nachverfolgung zu Ihrem Alltag? Ihre Ergebnisse können darunter leiden, wenn Ihre Arbeit nicht angemessen priorisiert und organisiert wird. In jedem Fall sollte die erste Aufgabe darin bestehen, den Umfang eines Projekts zu definieren. Haben Sie jemals von diesem Konzept gehört?
Ein Zielfernrohr nicht zu verwenden bedeutet, völlig im Dunkeln darüber zu sein, was Sie von seinen Aufgaben erwarten können, und völlige Unsicherheit über Ihre Leistung. Nicht nur das, sondern es macht auch den gesamten Prozess viel schwieriger, als es sein muss.
Um all das zu vermeiden, müssen Sie die Idee befürworten, genau definierte Bereiche für Ihre Projekte zu verwenden. Wenn alle richtigen Akteure diese Bewegung unterstützen, kann Ihr gesamtes Unternehmen von den Ergebnissen profitieren.
Was ist der Umfang eines Projekts?
Der Umfang eines Projekts bezieht sich auf die Bestimmung der wichtigsten Elemente, die abgeschlossen werden müssen. Es enthält Details wie die Liste der Ergebnisse, Ziele, Kosten, Budget, Mitarbeiter und andere. Das Hauptziel eines Scope ist es, als zentrale Referenz für die mit dem Projekt verbundenen Aufgaben zu dienen.
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Alles kann ein Projekt sein, wie die Entwicklung einer App, eines Videos oder sogar einer Veranstaltung. Ihr Team kann im Rahmen einer gemeinsamen Anstrengung zum Abschluss eines Projekts beitragen, es freigeben und auf den Umfang eines Projekts zugreifen. Durch effektive Dokumentationsmethoden können Sie sicherstellen, dass die richtigen Personen immer mit jeder Phase des Projekts, seinen Anforderungen, Bedürfnissen und Besonderheiten vertraut sind.
Angenommen, Sie entwickeln ein Projekt, das sich auf E-Mail-Marketing konzentriert. Der Umfang würde Elemente wie die Zielgruppe enthalten, die Sie erreichen möchten, welche Metriken Ihren Erfolg mit Ihren Inhalten bestimmen, sowie die erforderlichen Schritte, um sie abzuschließen.
Hier sind die wichtigsten Vorteile der Arbeit mit einem klar definierten Projektumfang:
- ermöglicht es allen Beteiligten, über die Besonderheiten Ihres Projekts auf dem Laufenden zu sein, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern minimiert wird;
- bietet ein umsetzbares Framework, mit dem Manager dem Team Aufgaben zuweisen und auf die Schritte der Roadmap verweisen können;
- hält Sie und Ihr Team auf konkrete Schritte und Ziele konzentriert, wodurch verhindert wird, dass Ihr Projekt den Fokus verliert und sich in etwas verwandelt, das dem entspricht, was erwartet wurde;
- hilft Ihnen, Ihr Projekt;
Damit ein Projektumfang ordnungsgemäß funktioniert, ist eine gute Kommunikation zwischen Managern und ihren Teams erforderlich. Es ist wichtig, dass jeder seine Rollen versteht und wie sie sich auf jeden Schritt der Projektentwicklung auswirken. Dies kann nur dann von Vorteil sein, wenn der Umfang angemessen geplant wird.
Wie definiere ich den Umfang eines Projekts?
Wie Sie im vorherigen Abschnitt gelernt haben, ist das Aufschreiben des Umfangs eines Projekts entscheidend für seinen Erfolg. Es erfordert die richtigen Maßnahmen während der Planungs- und Ausführungsphase; Andernfalls riskieren Sie die Leistung und Entwicklung Ihres Projekts.
Hier sind die 5 wichtigsten Schritte, um den Umfang eines Projekts in Ihrem Unternehmen zu definieren:
- Projektbedarf ermitteln
Was muss Ihr Projekt abschließen? Stellen Sie sicher, dass Sie jeden einzelnen Schritt des Prozesses berücksichtigen, von Anfang an bis zur Unterstützung, die er nach Abschluss benötigt.
Dies beinhaltet Informationen über die notwendigen Fachkräfte und die erforderlichen Fähigkeiten, um das Projekt zu entwickeln. Sie können die Positionen, Abteilungen und Abteilungen Ihres Unternehmens angeben, wenn dies die Visualisierung erleichtert. Hier müssen Sie auch die Tools definieren, die Sie benötigen, entweder physisch oder Software.
Wenn Sie sich überfordert fühlen, solche spezifischen Bedürfnisse zu ermitteln, können Sie frühere ähnliche Projekte als Referenz nehmen. Fragen Sie auch Ihre Mitarbeiter, was sie benötigen, um das auszuführen, was das Projekt von ihnen verlangt.
2. Projektziele herausfinden
Der nächste Schritt, den Sie unternehmen müssen, besteht darin, Ihre Projektziele festzulegen. Es bedeutet, zu definieren, was Ihr Unternehmen in Bezug auf die Ergebnisse bei der Ausführung und Fertigstellung Ihres Projekts erreichen möchte. Wenn dies zu abstrakt erscheint, können Sie eine nützliche Richtlinie namens SMART Criteria verwenden.
Das Akronym SMART wird verwendet, um Ihnen zu helfen, sich die geeigneten Merkmale für die Ziele zu merken, die Sie für Ihr Projekt vorschlagen. Hier ist, was jeder Buchstabe bedeutet und wie Sie mit jedem Kriterium arbeiten können:
- S steht für spezifisch, wodurch Sie sicherstellen können, welcher Aspekt Ihres Unternehmens von der Fertigstellung Ihres Projekts profitiert;
- M steht für messbar, was die Auswahl eines oder mehrerer wichtiger Leistungsindikatoren erfordert;
- A steht für erreichbar, wodurch Sie handlungsorientierte und realistische Ziele setzen können;
- R steht für relevant, was bedeutet, Ziele zu setzen, die mit den Zielen und der Mission Ihres Unternehmens übereinstimmen;
- T steht für zeitgebunden, hier geben Sie den Zeitrahmen Ihres Projekts an und wie viel Zeit Sie haben, um Ihre Ziele zu erreichen.
3. Berücksichtigen Sie Projektbeschränkungen
Während Sie über den Umfang eines Projekts nachdenken, sollten Sie berücksichtigen, wie das Gleichgewicht Ihrer Stärken und Schwächen zu Ihrem Ergebnis beiträgt und es beeinflusst. Dies bedeutet, dass Sie sicherstellen müssen, dass Ihre Einschränkungen Sie nicht davon abhalten, Ihre Ziele zu erreichen.
Um diesen Schritt zu unterstützen, können Sie die SWOT-Analyse verwenden. Es ist eine Matrix, in der Sie die Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen Ihres Projekts eingeben müssen. Das Hauptziel ist es, sich dieser Kriterien bewusst zu sein und wie sie sich auf Ihre Fähigkeit auswirken können, Ihr Projekt abzuschließen.
Die Stärken Ihres Projekts sollten das sein, was Ihr Unternehmen hat, das anderen als Vorteil dient. Schwächen, obwohl selbsterklärend, gibt an, was Ihr Unternehmen benachteiligt. In Opportunities müssen Sie die Umgebungen angeben, in denen Sie Ihre Stärken nutzen können. Fügen Sie abschließend die Bedingungen hinzu, die zu Problemen bei Bedrohungen führen können.
4. Definieren Sie Ressourcen und Budget
Wie viel Ressourcen werden benötigt, um Ihre Ziele mit diesem Projekt zu erreichen? Ein kritischer Teil Ihres Umfangs besteht darin, zu definieren, wie viel alles kosten wird und welches Budget Ihr Unternehmen dafür bereitgestellt hat.
Das Budget eines Projekts sollte ausreichen, um es innerhalb der geplanten Merkmale erfolgreich abzuschließen. Es bedeutet auch sicherzustellen, dass die richtigen Ressourcen für die entsprechenden Bereiche Ihres Projekts ausgegeben werden.
Dieser Schritt muss nach den vorherigen abgeschlossen werden, da es wesentlich einfacher ist, über Ihre Kosten und Ihr Budget nachzudenken, nachdem Sie Ihre Bedürfnisse, Ziele und Einschränkungen definiert haben. Aus diesem Grund, stellen Sie sicher, sie in Ordnung zu folgen.
5. Write a killing project scope statement
Sie haben vielleicht das Gefühl, dass Sie alles haben, was Sie für den Umfang eines Projekts benötigen, aber es gibt immer noch einen ultimativen Inhalt, der alles zusammenhält: Ihre Aussage.
Das Ziel der Projektumfangserklärung ist es, eine Begründung für ihre Existenz sowie eine Zusammenfassung von allem, was Sie bisher definiert haben, zu liefern. Hier legen Sie ein gemeinsames Verständnis dafür fest, was wichtig ist, welche Prozesse verwendet werden und legen die grundlegende Basis Ihres Projekts fest.
Stellen Sie außerdem sicher, dass es eine inspirierende Lektüre ist. Auf diese Weise werden Ihr Team und alle anderen, die Ihre Projektaussage lesen, schnell ihren Wert erkennen. Erstellen Sie dazu eine Erzählung, die Ihren gesamten Umfang zusammenhält. Achten Sie schließlich darauf, nicht zu viel zu schreiben, da es ein Muss ist, spezifisch zu sein.
Um den Umfang eines Projekts zu definieren, müssen Sie die richtigen Schritte ausführen. Dies ist entscheidend für die Planung und Durchführung eines Qualitätsergebnisses, das immer eine Notwendigkeit ist, egal in welchem Geschäft Ihr Unternehmen tätig ist. Befolgen Sie die Richtlinien des Artikels und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre festgelegten Ziele erreichen.
Wenn Ihr Projekt die Erstellung von Inhalten beinhaltet, müssen Sie sicherstellen, dass es die perfekte Öffnung hat, um eine weitere Lektüre zu inspirieren. Schauen Sie sich diesen Blogbeitrag an, wie Sie eine großartige Einführung schreiben.