5 Einfache Schritte zur perfekten Lessons Learned Session
Das heißt, ich habe einen einfachen 5-Schritte-Prozess für die Durchführung einer sehr erfolgreichen Lessons Learned Session. Es ist einfach, aber es sollte sein. Es ist nicht viel anders als jedes andere Meeting, aber es kann für einige ein sensibles Thema sein und es ist schwierig, Leute wieder zusammenzubringen, wenn das Projekt vorbei oder fast vorbei ist. So einfach ist am besten. Die fünf Schritte…
Planen Sie voraus. Sie könnten sich einfach an einen runden Tisch mit allen wichtigen Stakeholdern setzen und durch den Raum gehen. Das Problem dabei ist, was 1-2 Stunden dauern sollte, könnte den ganzen Tag dauern, so dass Sie als guter Meeting-Moderator im Voraus planen, anstatt es nur anzurufen. Planen Sie Datum, Uhrzeit und Ort und lassen Sie ihn vom Kunden genehmigen. Denken Sie daran, dass für so etwas Co-Location nicht wirklich notwendig ist. In der Tat ist es auch nicht wirklich notwendig, sich zu sehen, also sollte eine Telefonkonferenz ausreichen, es sei denn, Sie kombinieren sie mit einem großen Projektereignis, das ich nicht empfehlen würde. Die einzige Ausnahme ist, dass ich ein großer Befürworter mehrerer Lessons Learned-Sitzungen bin, die während eines Projekteinsatzes abgehalten werden – normalerweise zeitgleich mit einer wichtigen Abmeldung / Genehmigung des Liefergegenstands.
Planen Sie jedoch für das einmalige Ende der Lessons Learned-Sitzung des Projekts eine Agenda, legen Sie einige Ihrer eigenen Vor- und Nachteile als Diskussionsstarter fest und senden Sie sie im Rahmen des Informationsaustauschs und der Einladungskommunikation an alle Beteiligten. Es wird helfen, den Denkprozess in Gang zu bringen, da die meisten Stakeholder mit den Sitzungen wirklich unbehaglich und unerfahren mit diesen Sitzungen sind und nicht wissen, was sie an den Tisch bringen sollen. Ihre Vorab-Kommunikation und Ihr Starter-Set helfen Ihnen dabei, den Ball ins Rollen zu bringen, wenn die eigentliche Sitzung beginnt. Fühlen Sie sich frei, diese ersten Informationen mit dem Team zu sammeln, um die Diskussion mit mehr und tieferem Material voranzutreiben – die Perspektive von fünf oder sechs Personen, die Dinge zu beginnen, dient nicht nur für eine bessere Diskussion aus dem Tor, sondern sollte helfen, das Treffen insgesamt zu verkürzen.
Senden Sie voraus. Als nächstes senden Sie diese Informationen, die Sie und das Team vorbereitet haben, zur Überprüfung an alle Beteiligten. Wie oben erwähnt, wird es ihnen helfen, zu dieser manchmal unangenehmen Sitzung besser vorbereitet zu kommen und den Gesamtfokus des Meetings besser zu verstehen … wodurch das Meeting und die zu teilenden Informationen hilfreicher, fokussierter und produktiver werden.
Feedback erhalten. Erhalten Sie Feedback von den geplanten Stakeholdern. Viele benötigen keine weiteren Informationen, Einige benötigen jedoch möglicherweise noch Anweisungen, oder wichtige Teilnehmer können eine Datumsänderung anfordern, damit sie anwesend sein können. Jedes Feedback, das Sie erhalten – auch wenn es sich um Kommentare zu den Vor– und Nachteilen handelt, die Sie gesendet haben, um die Party zu beginnen – wird für die allgemeinen Ziele des Meetings hilfreich sein. Die Mission ist es, Informationen auszutauschen und dies zeitnah und kontrolliert zu tun.
Verhalten. Fahren Sie als Nächstes mit der Lessons Learned-Sitzung fort. Machen Sie sich großartige Notizen oder lassen Sie jemanden im Team großartige Notizen machen – es muss jemand sein, der das Projekt durchlaufen und die Höhen und Tiefen erlebt hat, damit er die Diskussion und alle Kommentare versteht. Es wird viel Kopfnicken geben – oder Kopfschütteln.
Follow-up. Schließlich Follow-up. Verfolgen Sie wichtige Besprechungen oder Diskussionen immer mit den Notizen aus der Besprechung und senden Sie diese an alle Teilnehmer und vorgeschlagenen Teilnehmer, die nicht anwesend waren. Der Schlüssel ist immer, sicherzustellen, dass jeder ein Mitspracherecht hat und dass alle am Ende des Tages auf der gleichen Seite sind. Bitten Sie innerhalb von 24 Stunden um Feedback, überarbeiten Sie die Notizen und senden Sie sie ein letztes Mal zurück.
Zusammenfassung / Aufruf zur Eingabe
Bei den gelernten Lektionen geht es darum zu verstehen, was Sie alle „richtig“ gemacht haben und was Sie alle „besser“ hätten machen können.“ Es geht nicht um Fingerzeig. Es geht ums Lernen. Wie denkst du über Lessons Learned – führst du die Sitzung regelmäßig durch? Wie stehen Sie zu dieser Liste – was würden Sie daran ändern?