11 tipps zur Auswahl und Implementierung eines ERP-Systems
ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) sind das Rückgrat moderner Unternehmen. Die Agilität, die ein modernes ERP-System bietet, das auf ausgereiften Geschäftsprozessen basiert, kann jedem Unternehmen helfen, im heutigen Geschäftsumfeld wettbewerbsfähig zu bleiben, Dies wurde sowohl durch Störungen der Lieferkette als auch durch Störungen des traditionellen Geschäftsbetriebs aufgrund von Mitarbeitern, die aufgrund von COVID von zu Hause aus arbeiten, stark beeinträchtigt.
Wenn Ihr Unternehmen Punktlösungen zusammengeschustert hat oder mit einer älteren, lokalen ERP-Plattform hinkt, ist es möglicherweise an der Zeit, in die Überarbeitung der Funktionsweise Ihres Unternehmens zu investieren.
Eine ERP-Implementierung oder -Migration kann eine entmutigende Aussicht sein, insbesondere für Unternehmen mit veralteten Geschäftsprozessen, die an die eingeschränkte Funktionalität ihres aktuellen Unternehmensstacks angepasst sind. Die folgenden Tipps können Unternehmen jedoch dabei helfen, den richtigen ERP-Anbieter auszuwählen und das neue System mit minimalem Aufwand und maximalem Erfolg zu implementieren.
Organisatorische Grundlagen schaffen
Vor Beginn des Anbieterauswahlprozesses müssen Unternehmen zunächst die Grundlagen schaffen, indem sie die erforderlichen politischen, organisatorischen, Change-Management- und Governance-Probleme im Voraus angehen.
Jede Organisation erlebt Machtkämpfe und politische Probleme, die sich aus den unterschiedlichen Mandaten und dem Druck ergeben, unter dem ihre verschiedenen Gruppen arbeiten. Ein klassisches Beispiel? Der Streit zwischen IT-Sicherheitspraktikern und „Schatten-IT“, in der Geschäftsbereiche Technologie ohne explizite IT-Genehmigung einsetzen. Einige Personen versuchen, evolutionäre Veränderungen im Unternehmen voranzutreiben, während andere sich als widerstandsfähiger gegen Veränderungen erweisen und befürchten, dass neue Technologien ihre täglichen Arbeitsroutinen stören oder ihnen sogar den Job wegnehmen.
Da eine ERP-Implementierung so tiefgreifend ist und sich auf jeden Aspekt des Geschäfts auswirkt, müssen Unternehmen politische Probleme lösen, bevor sie fortfahren können. Sie müssen Change-Management-Prozesse einführen, die Anliegen der Mitarbeiter durch Transparenz und Schulung ansprechen und Governance-Fragen lösen. Wem gehört das ERP? Wenn Sie zu einem SaaS-Modell wechseln, was passiert mit der internen IT? Diese Fragen müssen beantwortet werden, bevor potenzielle Anbieter hinzugezogen werden.
Überarbeiten Sie Ihre Prozesse
Die Implementierung eines neuen ERP—Systems ist eine großartige Gelegenheit, die Funktionsweise Ihres Unternehmens zu überdenken und zu optimieren. Es ist der falsche Weg, einfach eine Liste der aktuellen Geschäftsprozesse zusammenzustellen und zu versuchen, sie in einem neuen ERP-System zu replizieren.
Stattdessen sollten Unternehmen eine ERP-Bereitstellung oder -Migration als kritischen Teil ihrer digitalen Transformationsbemühungen nutzen. Forrester-Analystin Liz Herbert sagt, dass Unternehmen Übungen wie
oder
in Betracht ziehen sollten, um neue und kreative Wege zur Verbesserung von Geschäftsprozessen zu erkunden. Organisationen sollten auch den Brainstorming-Prozess öffnen, um nicht nur Abteilungsleiter, sondern auch einfache Endbenutzer, sogar Kunden und Partner, einzubeziehen.
Holen Sie sich Ihre Daten alle in einer Reihe
Unternehmen, die eine Vielzahl von Point-Produkten, eigenentwickelten Apps oder ein Legacy-ERP-System in einer modernen, umfassenden ERP-Plattform konsolidieren möchten, müssen prüfen, ob ihre Datenerfassungsfunktionen auf dem neuesten Stand sind.
Wie ABI Research Analyst Michael Larner es ausdrückt: „Wie robust ist die Informationsquelle, aus der die Lösung Informationen beziehen kann, um eine einzige Version der Wahrheit bereitzustellen.“ Dies ist besonders wichtig, da Unternehmen mit Problemen in der Lieferkette zu kämpfen haben und Echtzeit-Einblicke in End-to-End-Systeme benötigen, die mehrere Funktionen wie E-Commerce-Websites, Vertrieb, Abrechnung, Fertigung, Bestandsverwaltung, Lieferung, Support oder Kundenservice umfassen können.
Konzentrieren Sie sich auf kritische Geschäftsanforderungen
Organisationen möchten sicherlich schnell handeln, um die Vorteile des neuen ERP-Systems so schnell wie möglich zu nutzen, aber Lisa Anderson, Präsidentin der LMA Consulting Group, warnt davor, dass es besser ist, sich die Zeit zu nehmen, um den Lieferantenauswahlprozess richtig zu gestalten, als sich auf etwas einzulassen, das Sie später bereuen könnten.
Bei der Anbieterauswahl erstellen große Organisationen häufig eine Liste mit Dutzenden von Geschäftsanforderungen. Und die meisten Anbieter werden Ihnen sagen, dass sie alle zufriedenstellen können. Anderson empfiehlt, sich die Zeit zu nehmen, diese Liste auf einige kritische Geschäftsprozesse zu beschränken, die über einzigartige Funktionen verfügen oder ein wesentliches Geschäftsunterscheidungsmerkmal bieten. Sie fügt hinzu, dass Unternehmen die Anbieter genau festlegen sollten, was erforderlich ist, um diese kritischen Geschäftsfunktionen in Bezug auf Kosten, Zeit, Komplexität und Schulung zu verbessern.
Plan für die Zukunft
Larner betont, dass die Auswahl eines Anbieters, der die gleiche Funktionalität wie jetzt bietet, niemals ausreicht, insbesondere bei der Migration in die Cloud. Die Implementierung eines neuen ERP-Systems ist eine großartige Gelegenheit, fortschrittliche Datenanalysen und Simulationen wie digitale Threads oder digitale Zwillingstechnologie zu nutzen, um zukünftige Bedürfnisse und Bedenken zu antizipieren, sagt Larner.
Stellen Sie sicher, dass Sie die Anbieter fragen, was ihre Plattformen bieten, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen über die Implementierung hinaus gedeiht. „Hilft es mir zu verstehen, was heute passiert und was morgen passieren wird. Kann sie Engpässe oder Engpässe antizipieren? Dadurch wird das ERP-System von einem einfachen Beschaffungstool zu einem strategischen Tool „, sagt Larner.
Führen Sie zu Beginn des Prozesses eine Demo durch
Viele Unternehmen durchlaufen den gesamten Anbieterauswahlprozess und bringen dann den Gewinner mit, um eine Demo durchzuführen, die den Mitarbeitern zeigt, wie das neue System aussehen wird. Ein besserer Ansatz, sagt Herbert, ist es, zu Beginn des Prozesses einen oder zwei Anbieter für eine Demo zu gewinnen, damit sich die Mitarbeiter die Möglichkeiten des neuen Systems vorstellen können, wenn es noch eine Möglichkeit für Feedback gibt und es aus politischer Sicht nicht vor vollendete Tatsachen gestellt wird, die den Mitarbeitern ohne vorherige Benachrichtigung aufgezwungen werden.
Partner für die Langstrecke
Für die meisten Unternehmen erfordert der Übergang zu einem neuen ERP-System Hilfe von außen, entweder aufgrund interner IT-Personalbeschränkungen, Zeitdruck oder mangelnder Fähigkeiten. Laut Anderson bedeutet dies, eine schwierige Entscheidung mit erheblichen Auswirkungen zu treffen: Arbeiten Sie mit dem ERP-Anbieter, einem mit dem ERP-Anbieter verbundenen Wiederverkäufer oder Systemintegrator oder mit einem unabhängigen Technologieanbieter oder Berater zusammen?
Suchen Sie nach einem Partner, der über fundierte Branchenkenntnisse verfügt, Ihre Geschäftsprozesse in- und auswendig versteht und über eine Erfolgsbilanz in Bezug auf Prozesskompetenz verfügt. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass der ERP-Anbieter und / oder Drittanbieter über die globale Reichweite verfügt, um Ihre Anforderungen zu erfüllen. Denken Sie daran, sobald Sie eine ERP-Entscheidung getroffen haben, sind Sie auf lange Sicht verpflichtet.
Machen Sie die Benutzererfahrung zu einer Priorität
Es ist wichtig, nicht nur die Software selbst zu berücksichtigen, sondern auch, wie einfach es für Endbenutzer ist, die neuen Systeme zu erlernen und zu bedienen. Das Letzte, was Sie wollen, ist die Bereitstellung von Software, die Menschen abschaltet und zu etwas wird, das sie meiden, bis sie absolut gezwungen sind, es zu benutzen.
Überprüfen Sie, was der Anbieter in Bezug auf Vorlagen, Online-Leitfäden, Schulungsmaterialien, Communities und Foren anbietet. Wie sieht Onboarding aus? Gibt es eine Self-Service-Option, damit die Endbenutzer ohne Eingreifen der IT loslegen können?
Stellen Sie sicher, dass das neue ERP in andere Apps integriert ist
Das ERP-System arbeitet nicht im luftleeren Raum. Die IT-Abteilung ist weiterhin für das reibungslose Funktionieren kompletter Geschäftsprozesse verantwortlich. ERP-Anwendungen interagieren mit Datenbanken, Legacy-Apps, anderen SaaS-Anwendungen wie CRM und branchenspezifischen Apps wie dem Qualitätsmanagement in der Fertigung. Unternehmen müssen verstehen, wie gut sich das neue ERP-System in die restliche IT-Infrastruktur integrieren lässt. Finden Sie heraus, welche Arten von APIs angeboten werden.
Lösen Sie die Debatte zwischen Anpassung und Standardisierung
In der ERP-Welt gibt es ein ständiges Tauziehen zwischen Anpassung und Standardisierung. Unternehmen sind oft versucht, ihre eigenen ERP-Apps zu erstellen, um Geschäftsprozesse oder Benutzererfahrungen zu verbessern. Im Laufe der Zeit kann die Verbreitung angepasster Apps jedoch zu Problemen in Bezug auf Konsistenz und Aktualisierbarkeit führen. Die Standardisierung ermöglicht es Unternehmen, auf dem Herstellerpfad zu bleiben und von Innovationen zu profitieren, die vom SaaS-Anbieter entwickelt werden, sagt Herbert.
Der Trend geht heutzutage mehr in Richtung Standardisierung, daher sollten Unternehmen über Richtlinien und Verfahren verfügen, um sicherzustellen, dass die Unternehmen nicht zu weit vom Herstellerpfad abweichen und gleichzeitig einige Anpassungen ermöglichen, wenn dies geschäftlich sinnvoll ist. Herbert sagt, dass ein 80/20 Split ein guter Benchmark ist.
Nutzen Sie agile und Low-Code
Legacy-ERP-Systeme werden oft als unflexible Monolithen beschrieben, die aufgrund ihres Designs nicht mit der Geschwindigkeit des Geschäfts aktualisiert werden können. Mit der jüngsten Umstellung auf agile Softwareentwicklung und der allgemeinen Demokratisierung der IT, die durch Fortschritte wie Low-Code- oder No-Code-Entwicklungsumgebungen ermöglicht wird, können Unternehmen dies ändern.
Herbert sagt, dass Entwickler in der Vergangenheit skeptisch waren, ein neues ERP-Update einzuführen, weil es das Geschäft stören könnte und die Leute „Angst hatten, etwas zu berühren, das das System zum Erliegen bringen könnte.“ Da sich Unternehmen jedoch mit SaaS-Anwendungen vertraut machen, die häufig aktualisiert werden, besteht die Möglichkeit, agile Entwicklungsprinzipien auf das ERP-System anzuwenden. „Agile ist ein großer Wandel in der ERP-Bereitstellung“, sagt Herbert. „Sie müssen nicht jeden Anwendungsfall, jedes funktionale Stück im Voraus planen. Sie können iterativ sein, was Sie bauen und was Sie konsumieren.“
Und mit Low-Code- und No-Code-Optionen können Unternehmen sicher Verbesserungen an Geschäftsprozessen an den Rändern entwickeln, ohne das Kern-ERP-System zu beeinträchtigen. Natürlich fügt Herbert hinzu, dass Organisationen, die diesen Weg gehen, auch über die richtige Governance verfügen müssen.