• Articles
• admin

uanset om du opretter et nyt kontor eller opgraderer eksisterende udstyr, er det vigtigt at vælge den rigtige kopimaskine for at sikre, at din virksomhed fungerer problemfrit. Der er mange kopimaskiner på markedet med en bred vifte af funktioner og priser for dig at vælge imellem.

hvilke funktioner har du brug for? Hvilke funktioner ville være rart at have? Hvad er helt unødvendigt for din virksomhed? Gør produkt forskning kan hurtigt blive til en stor distraktion og tid engagement som du grave dybere og dybere ind i de forskellige muligheder for din virksomhed. Derfor har vi sammensat denne liste over de vigtigste spørgsmål, du skal stille, når du starter jagten på en ny multifunktionsprinter (MFP).

spørgsmål, der skal stilles, før du køber en kopimaskine

det anslås, at udskrivnings – og kopieringsomkostninger kan udgøre op til 1% til 3% af en virksomheds årlige omsætning-så dette er en vigtig beslutning for din virksomhed. At stille disse grundlæggende spørgsmål kan hjælpe med at indsnævre dine specifikke behov og fokusere dit sind, når du vælger en kopimaskine.

Hvad er formålet med denne MFP?

det lyder måske ligetil (at udskrive, selvfølgelig), men at bestemme præcis, hvad du vil have din enhed til at kunne gøre eller ikke gøre, tidligt i processen kan drastisk påvirke, hvor meget du ender med at betale, og hvor pålidelig din kopimaskine i sidste ende vil være. Spørg dig selv:

• skal jeg udskrive i farve, eller er sort / hvid (monokrom) tilstrækkelig?
• har du brug for en smart enhed, der kan læse tekst med OCR og automatisk rute dokumenter?
• har du brug for efterbehandling kapaciteter såsom hæftning eller hæfte making?
• vil enheden blive konsekvent brugt af nogle få personer, eller skal besøgende også udskrive?

Hvor Meget Vil Du Udskrive?

hver virksomhed har sine egne unikke behov, når det kommer til udskrivning og kopiering kapaciteter. Hvordan finder du den rigtige kopimaskine til din virksomhed?

at bestemme, hvor meget du skal udskrive, er et godt sted at starte, når du handler efter en ny kopimaskine. Hver MFP er designet til at håndtere en bestemt udskriftsvolumen, og hvis du køber en enhed, der ikke er designet til at håndtere din lydstyrke, kan du muligvis spare et par dollars på forhånd, men det slides meget hurtigere end forventet og ender med at koste dig mere i service og nedetid i det lange løb.

som tommelfingerregel kan månedlige udskrivningsvolumener oversættes til udskrivningshastighed målt i sider pr.minut (ppm). For eksempel vil organisationer, der udskriver 4000 til 7000 sider om måneden, normalt være tilfredse med en 25 ppm-enhed, mens virksomheder, der udskriver op til 20.000 sider om måneden, ofte vil overveje en enhed, der kan håndtere 50 ppm eller mere.

Hvad er dit Budget til at købe kopimaskinen?

Shopping med kun et budget i tankerne er ikke den bedste måde at træffe en vigtig beslutning for din virksomhed. Det er dog en vigtig overvejelse, når man finder den rigtige kopimaskine.

typiske forretningskvalitet kopimaskiner kan koste alt fra $4000 til $16.000. En produktionsprinter til printvirksomheder koster endnu mere end prisen på selv de højeste kopimaskiner. Da MFP-priserne kan variere så drastisk, er det afgørende at vide, hvad du er villig til at bruge i begyndelsen af processen.

en anden overvejelse er, om du vil købe enheden direkte og behandle den som en kapitaludgift, eller hvis du foretrækker at lease din enhed, så den kan behandles som en forretningsudgift. I denne yderligere artikel nedbryder vi alle fordele og ulemper ved at leje en MFP i stedet for at købe den direkte.

uanset dit budget er der altid muligheder til rådighed. Nogle af vores kunder vælger at købe en renoveret brugt kopimaskine, hvilket traditionelt er meget billigere på forhånd, men afhængigt af enhedens alder betyder det også, at det kan koste mere at holde serviceret.

har du planlagt forbrugsvarer og Service?

up-front omkostningerne ved en kopimaskine er en vigtig overvejelse, men du bør også budgettere for kopimaskinens samlede ejeromkostninger. Forbrugsstoffer som blæk eller tonerpatroner kan blive en ganske udgift over tid. Du skal også beslutte, om du vil betale for service på tid og materialebasis, eller om du vil købe en servicekontrakt.

den lette udskiftning og omkostningerne ved udskiftning af forsyninger er begge vigtige faktorer at se på, når du vælger en kopimaskine. Når alt kommer til alt vil udskiftning af toner og blæk sandsynligvis være en af de mest almindelige tjenester, der udføres på kopimaskinen i løbet af dens levetid.

har det firma, du køber eller lejer, en nem bestillingsproces, eller skal du hoppe gennem bøjler, vente på vent eller kontakte producenten? Ud over omkostningerne kan blæk-og tonerpatroner blive ret hovedpine, hvis der ikke er en hurtig og effektiv måde at få udskiftninger på. For eksempel tilbyder vi hos Office Interiors vores kunder et par forskellige muligheder for at erhverve deres forsyninger.

• • automatisk toner opfyldelse for kunder på vores omfattende servicekontrakter
  • selvbetjeningskøb gennem vores online butik
  • ved at placere en anmodning med vores dispatch team (for dem, der stadig foretrækker at tage telefonen og tale med et menneske!)

at vælge et velrenommeret mærke

der er en række pålidelige mærker i branchen som Ricoh, Konica Minolta og andre; hver tilbyder deres egne unikke produkter og funktioner. At have muligheder til rådighed for dig, når du handler efter en ny kopimaskine, kan hjælpe dig med at træffe den mest informerede beslutning. Du vil stole på, at det brand, du vælger, fortsat vil tilbyde support og dele til din kopimaskine langt ind i fremtiden. Virksomheder med kendte og respekterede navne i branchen har arbejdet i årtier for at opbygge deres omdømme.

men endnu mere vigtigt end at vælge en velrenommeret producent, vælger en pålidelig lokal forhandler. Den lokale forhandler, som du køber din kopimaskine fra, vil være din tjenesteudbyder, og kundeoplevelsen kan variere vildt mellem forhandlere. Spørg dem om deres typiske svartider, deres faktureringsproces, hvordan du skal bestille ekstra toner og forbrugsstoffer, og hvad der er eller ikke er inkluderet i deres serviceaftaler.

vil det arbejde med dit eksisterende udstyr?

er du et Mac-kontor eller et PC-Kontor? Betyder det endda noget, når du vælger en kopimaskine? (Hint … det gør det.) Er der forskellige løsninger for at få dit system integreret med din nye kopimaskine?

dette er vigtige spørgsmål, du skal stille, inden du træffer en endelig købsbeslutning. Det er vigtigt at sikre kompatibilitet med det eksisterende udstyr på dit kontor. Kan alle de væsentlige funktioner, du har identificeret, bruges på dit kontor, eller er de specifikke for bestemte operativsystemer eller andre netværksfaktorer?

hvilken kopimaskine vil du købe?

at vælge en kopimaskine til din virksomhed er ikke altid en simpel opgave. Hos Office Interiors kaster vi ikke bare et tilbud på dig. Vores tilgang er at vurdere dine udskrivningsbehov og designe en løsning, der imødekommer disse behov både i dag og år ned ad vejen.

ikke klar til at trykke på aftrækkeren på en ny enhed endnu? En gratis udskriftsvurdering hjælper dig med at afgøre, om du virkelig har brug for en opgradering eller ej.

Cory Porteous
direktør for Marketing& indgående forretningsudvikling
kontorinteriør