• Articles
• admin

uanset hvilken virksomhed du er I, skal du ofte sende e-mails, enten placere eller anerkende ordrer. Denne type korrespondance giver dig mulighed for at formidle professionalisme og fremme dine forretningsprodukter og-tjenester.

lad os se nærmere på disse typer e-mails, og hvordan du kan gøre dem så effektive som muligt.

afgivelse af en ordre

mange virksomheder har online formularer, der skal udfyldes for at placere din ordre på forsyninger eller udstyr. Der er lejligheder, hvor du skal sende en e-mail, enten for at gå sammen med formularen eller som en selvstændig form for kommunikation.

selvom du har afgivet en ordre online eller over telefonen, er en ordre-e-mail en god måde at skrive detaljerne om en vigtig forretningsordre skriftligt. På den måde har både du og det andet firma en kopi af detaljerne i transaktionen.

en effektiv ordre e-mail har følgende komponenter:

• produktspecifikationer

• mængder

• pris aftalt

• forventet leveringsdato

• andre vilkår og betingelser

• dit navn og kontaktoplysninger

når det er muligt, skal du finde den direkte e-mail-adresse på den person, der har ansvaret for at gennemføre ordren. At tage sig tid til at besøge virksomhedens hjemmeside, eller at ringe til virksomhedens kontor for denne adresse er værd at indsatsen. På den måde kan du undgå, at dit ordrebrev ender i en persons spam-mappe.

en effektiv emnelinje sørger også for, at din ordre læses. Vær så specifik som muligt, hvad angår produkt, og angiv, at du afgiver en ordre. Her er et par eksempler:

ny ordre på vare #110

opfølgning på online ordre 071515

bekræftelse af telefonordre til Jan. 20 levering

Bestil på 100 eksemplarer af Børnehave Math Fun

her er et eksempel på en effektiv e-mail, der afgiver en ordre:

emnelinje: Bestil til 200 eksemplarer af Børnehave Math Fun

Kære Fru Kingsley,

tak for din tid på at tale med mig i dag om din virksomheds interaktive undervisningsværktøjer. Jeg skriver for at bekræfte Jackson Elementary Schools ordre på 200 eksemplarer af Børnehave Math Fun.

jeg forstår, at prisen for hver bog er $45, men at vi får en volumenrabat på 10 procent. Omkostningerne ved vores ordre vil derefter være $8100. Vi forstår, at vi kan undgå leveringsomkostninger ved at hente dem på dit lager i centrum.

som vi diskuterede, vil vi have en check klar, når vi henter bøgerne den 15.August.

tak igen.

Med venlig hilsen

dit navn

dine kontaktoplysninger

bekræftelse af en ordre

en e-mail, der anerkender en ordre, giver dig en god mulighed for at kontakte din kunde og tilbyde mere information om din virksomhed. En bekræftelses-e-mail kan være et effektivt salgsværktøj og en måde at fremme dine kundeforhold på.

en ordrebekræftelse e-mail bør:

• tak kunden for ordren

• gennemgå indholdet af ordren

• giv leveringsdetaljer

  interesseret i at lære mere? Hvorfor ikke tage en online skrivning effektiv e-mails på arbejdspladsen kursus?

• sammenfatte omkostningerne

du kan lukke din e-mail med et kort afsnit om din virksomhed, din tjeneste eller dit omdømme. Du kan også give et link til din hjemmeside eller sociale medieside.

kære Anna,

tak for din ordre på 250 brugerdefinerede bryllupsinvitationer og for din hurtige online betaling. Din ordre vil blive afsendt inden for tre til fem hverdage. Vi sender dig en hurtig e-mail, når den er afsendt.

vi er glade for, at du valgte vores firma til invitationer til din specielle dag. Vi ved, at du har mange valgmuligheder, når det kommer til bryllupsinvitationer, og vi er stolte af at tilbyde dig invitationer af bedste kvalitet til den laveste pris. Vi har været i custom card-forretningen i 20 år, og vi føler, at vores levetid er, fordi vi værdsætter vores kunder.

har du overvejet brugerdefinerede tak noter til at gå sammen med dine invitationer? Mange af vores kunder nyder at bruge det samme design på deres tak noter, som de gjorde på deres invitationer. Besøg vores hjemmeside på (din hjemmeside adresse) for detaljer. Som tilbagevendende kunde modtager du automatisk 20 procent rabat, når du bestiller inden 30.juni.

Tak fordi du handlede med os. Tillykke med din kommende store dag!

Med venlig hilsen

dit navn

din stilling hos virksomheden

dine kontaktoplysninger

nogle gange kan en salgsbekræftelses-e-mail være en måde at bede om yderligere oplysninger såsom:

• en leveringsadresse, hvis, for eksempel, en postboks blev brugt på en formular

• en alternativ betalingsform, hvis et kreditkort blev nægtet

• flere detaljer for ordren, der skal udfyldes (såsom en farve eller størrelse)

disse detaljer skal formuleres på en professionel måde. Igen, emnelinjen er afgørende for at få din modtagers opmærksomhed. Du kan signalere, at der er et problem med ordren med denne type emnelinje: Ordreforsinkelse: nødvendig mængde.

her er et eksempel på en e-mail, der beder om mere information.

Kære Mr. Olden:

tak for din ordre i dag af Sun-Ray solbriller. Vi sætter pris på din virksomhed og ser frem til at give dig et par Amerikas Bedst bedømte receptpligtige solbriller.

desværre er din ordre på vent, fordi der er et problem med din recept. Da vi kontaktede din læge, sagde hun, at du ikke havde haft en øjenundersøgelse i fem år. For at udfylde din ordre har vi brug for recept fra din læge. Vil du venligst kontakte hendes kontor og så lade os vide, hvordan vi går videre?

tak, og vi ser frem til at høre fra dig snart.

med venlig hilsen

dit navn

din stilling hos virksomheden

dine kontaktoplysninger

i andre situationer skal du muligvis sende en bekræftelses-e-mail, der giver modtageren flere oplysninger.

her er et eksempel på en e-mail med registreringsbevis.

Emne linje: Bekræftelse af tilmelding til Leadership Summit

Kære Ms Allen:

tak for din seneste tilmelding til Leadership Summit 2016. Vi modtog din tilmeldingsblanket, dit spørgeskema, og din betaling for den to-dages konference.

besøg venligst gæstfrihedstabellen på Richland hotels hovedkoncourse senest kl.8.30 den Feb. 12 for at modtage din velkomstpakke. Konferencen begynder kl 9 med keynote-sessionen i hovedbalsalen. Break-out sessioner følger hele dagen og vil blive detaljeret i din pakke.

besøg venligst vores hjemmeside (hjemmeside adresse her) for yderligere information.

vi ser frem til at se dig på topmødet. Hvis du har spørgsmål, så lad mig det vide.

venlig hilsen,

dit navn

din stilling hos virksomheden

dine kontaktoplysninger

et andet eksempel på en bekræftelses-e-mail er en, der fortæller modtageren, at du har modtaget nogle forretningsrelaterede oplysninger, såsom en jobansøgning. Under visse omstændigheder er det høfligt at fortælle din modtager, at der er modtaget materiale, og at lade ham eller hende vide, hvornår du tager det næste skridt i en beslutningsproces.

disse mails kan være korte og koncise. Her er et eksempel:

emnelinje: tak for din seneste ansøgning

Kære Mr. Jenkins:

Mange tak for at ansøge om marketingdirektørens stilling hos IT Resources. Mit team og jeg vil gennemgå ansøgninger i denne uge. Hvis du bliver valgt til en samtale, vi kontakter dig på eller før mandag, okt. 10 for at oprette en aftale.

vi sætter pris på din interesse i IT-ressourcer.

Med venlig hilsen

dit navn

din stilling hos virksomheden

dine kontaktoplysninger

uanset hvilken type e-mail du skriver, er det vigtigt at korrekturlæse dit indhold, din emnelinje og din modtagers adresse.

at sige tak, eller ikke at sige tak.

der er en vis uenighed i forretningskorrespondanceverdenen om, hvorvidt man skal svare på alle forretningsrelaterede e-mails.

nogle mennesker hævder, at en simpel “tak” e-mail spilder deres tid. De siger, at klikke og åbne en e-mail kun for at se et eller to ord er spild af deres tid. Andre siger, at de altid sætter pris på en tak.

hvordan beslutter du, om du vil anerkende en forretnings-e-mail? Først skal du overveje, om personen har brug for at vide, at du har fået oplysningerne eller ej. Hvis der har været en tidligere fejlkommunikation eller en mistet tilknytning, for eksempel, en hurtig tak viser modtageren, at alt er godt i øjeblikket.

da mange af dine modtagere er oversvømmet med e-mails, tilføjer det et høfligt strejf for at sige, hvad du er taknemmelig for. I stedet for bare at skrive, “tak”, da du fik den tidligere manglende vedhæftet fil, overvej at skrive, “tak. Jeg fik vedhæftet fil fint denne gang.”

en anden gang til at sende en tak anerkendelse er, når nogen er gået ud af hans eller hendes måde at opfylde dine behov. En anerkendelse i denne situation giver bare god mening. Tænk på disse anerkendelser som en måde at formidle oprigtig påskønnelse, snarere end blot en hurtig tak.

endnu en gang er det høfligt at være specifik, men kort, i disse tilfælde. Her er et par eksempler:

tak for at svare så hurtigt på min anmodning om mere information.

Mange tak. Jeg sætter pris på din fleksibilitet

disse oplysninger er lige hvad jeg havde brug for. Tak skal du have!

tak for at lade mig vide om datoændringen. Vi ses næste onsdag.

i dagens kultur har mange af os ofret høflighed for hastighed. Ja, Vi har alle travlt og ønsker ikke at spilde vores tid på at læse unødvendige e-mails. Den anden side af denne mønt er imidlertid, at vi har mistet nogle af det grundlæggende i forretnings-og personlig etikette.

en velskrevet bekræftelses-e-mail viser, at du værdsætter en kundes forretning. Det viser, at du værdsætter en persons indsats. En bekræftelses-e-mail afspejler også godt på dig, afsenderen og dit forretningssted.