• Articles
• admin

MS Outlook er en fremragende assistent, når det kommer til at håndtere kommunikation, lave noter og holde styr på tidsplanen i kalenderen. Jo mere aktiv du bruger den-jo flere filer gemmer den. Derfor bliver spørgsmålet om, hvordan man komprimerer PST-filer, tidligere eller senere bragt op.

en gennemsnitlig bruger har måske aldrig tænkt på nødvendigheden af at komprimere Outlook-datafiler. Mest sandsynligt er plads besat af Outlook-filer ikke betydelig, eller du er en heldig ejer af en stor harddisk. Men bortset fra hukommelse størrelse PST-filer besætte, er spørgsmålet om en PC hastighed og responstid påvirket af mængden af data, der er gemt. Så komprimering af PST-filer kan blive en nyttig vane.

før du komprimerer PST-filer

bortset fra den nødvendige og vigtige korrespondance, modtager brugerne en masse annoncer og spam via e-mail. Ikke altid, disse filer slettes i rette tid. Desuden indeholder nogle e-mails Vedhæftede filer, der er gemt på en PC; derfor tager disse vedhæftede filer dobbelt så meget plads som de burde have. Det er derfor, før du begynder at komprimere PST, er det bedre at rydde op mapper og undermapper. Glem ikke om slettede elementer; denne mappe skal også kontrolleres regelmæssigt.

oprydning og organisering af e-mails, kalenderposter, noter, opgaver, aftaler og kontakter er en nyttig vane. Dette kan virke som en lang og udfordrende opgave for første gang. Men hvis du gør det regelmæssigt, vil det ikke kun spare plads, men også hjælpe med at finde de nødvendige oplysninger hurtigt.

Hvor finder du PST-filer

MS Outlook gemmer data i bestemte filer, der hedder Outlook personlige mapper. Disse filer kan have to udvidelser — PST eller OST, afhængigt af versionen og konfigurationen af det program, du bruger. Kombinationen af disse filer kan også gemmes. Mest sandsynligt undrer brugerne sig over, hvordan man komprimerer en PST-fil, fordi dette er en udvidelse af filen, der er gemt på en pc-harddisk. Vi vil dog beskrive dem begge. Så for at finde datafilerne skal du fortsætte på følgende måde:

• Kør Outlook og klik på fanen Filer;
• Vælg og klik på knappen Kontoindstillinger;
• i rullelisten er det nødvendigt at trykke på Kontoindstillinger;
• i det nye vindue skal du finde fanen med navnet datafiler og klikke på den.

der vil være en liste over alle PST-og OST-filer, hvor Outlook gemmer data. Ved at kende deres placering kan brugerne finde dem på harddisken for at definere, hvilke mapper der optager for meget plads og skal ryddes op. Så er det muligt at fortsætte med at komprimere Outlook PST og OST-filer.

komprimering af PST-fil: et par nemme trin

brugere af den ikke-Udvekslingsversion af MS Outlook beskæftiger sig normalt med PST-filer. For at komprimere PST-filer i Outlook 2010 eller nyere versioner skal du tage de ovennævnte trin for at finde datafiler. Vælg derefter en fil, du gerne vil komprimere:

• vælg en af dine PST-filer, og klik på Indstillinger;
• Find knappen kompakt nu, og tryk på den;
• processen med komprimering af Outlook-datafilen vil blive indledt;
  
• når denne proces er forbi, skal du klikke på Ok, og du vil igen se vinduet Kontoindstillinger, hvor du kan fortsætte med at komprimere PST ‘ er.

hvad med OST-filer?

typisk har virksomhedsbrugere at gøre med ost ‘ er. Trinnene med at komprimere dem ligner dem, du tager, når du vil komprimere en PST – fil Outlook 2013 eller en anden ikke-Udvekslingsversion:

• Find Kontoindstillinger > fanen Datafiler og find en OST, der skal komprimeres > indstillinger;
• i det nye vindue finder du fanen Avanceret;
• tryk på knappen Indstillinger for Outlook-datafil;
• vælg derefter kompakt nu, og processen starter.

Hvad gør komprimering af en PST-fil & hvor ofte skal man gøre dette?

ovenstående enkle trin kan hjælpe med at spare omkring 10% af harddiskpladsen. Desuden vil denne procedure forbedre hastigheden på Outlook og en PC generelt. Før du begynder at komprimere dine filer, bemærk, at under denne proces, vil du ikke være i stand til at udnytte e-mail-programmet. En computer vil også blive indlæst med denne proces; derfor kan det være lidt langsomt.

hyppigheden af komprimeringsproceduren afhænger af, hvor aktivt du bruger Outlook, hvor mange vedhæftede filer der er, og hvor meget ledig plads du har på din harddisk. Regelmæssige brugere kan ty til denne procedure en gang i 4-5 måneder. Men når du føler, at Outlook-responstiden er blevet længere, skal du kontrollere den plads, der er optaget af datafiler. Sandsynligvis er det tid til at komprimere dem for at forbedre effektiviteten af din PC og Outlook.

flere vidensbase artikler