Sådan kører du produktive og effektive forretningsmøder
forretningsmøder betragtes ofte som en af de mindst produktive forretningsaktiviteter. Men effektive møder kan have en meget positiv indvirkning på din bundlinje. Brug disse tip til at gøre dit næste forretningsmøde til en succes.
hvor produktive er dine forretningsmøder? Vil du beskrive den kultur, der styrer dine møder for mere at ligne tredje verdenskrig eller vanvittigt kaos? Fokuserer du på dagsordenen under et møde, eller koncentrerer du dig mere om at bryde en skumkop i bits? Vil du kvalificere at spise alle donuts i et møde som en stor præstation i din dagsorden? Hvis disse mødescenarier lyder velkendte for dig, er du ikke alene! Mange undersøgelser har vist, at der spildes mere tid på møder end i nogen anden forretningsaktivitet. Det anslås, at folk bruger 20-40% (øverste ledelse er meget mere) af deres tid på møder, og at møder kun er 44-50% effektive (kilde: Steve Kaye). Ved at forbedre effektiviteten af dit næste møde kan du øge din bundlinje.
det første skridt i at forbedre effektiviteten af dine forretningsmøder er at erkende, at møder er en samarbejdsindsats. Selve definitionen af et møde er en TEAMAKTIVITET, hvor udvalgte mennesker samles for at udføre arbejde, der kræver gruppeindsats. Alle deltagere i et møde skal derfor spille en rolle i at forblive fokuseret og gå videre gennem mødet rettidigt.
før du indkalder til et møde, skal det først afgøres, om det er nødvendigt. Husk, at et møde ikke altid er den mest effektive måde. Andre tilgængelige muligheder kan være at sende et notat eller en e-mail. Det er mødeadvokatens ansvar at bestemme behovet for at indkalde til mødet, og hvem der skal deltage. Generelt er det bedst at invitere så få deltagere som muligt (kun nøglespillere). Advokaten skal også gennemgå organisationens kalender, reservere mødelokalet og tildele en mødefacilitator til at være ansvarlig for dagsordenen.
effektive møder nødvendiggør ledelse. At lede et møde kræver opmærksomhed, Tillid, kreativitet, diplomati, empati, fleksibilitet, kløgt, sejhed og ja, humor! Lederens primære rolle er at etablere de grundlæggende roller for mødet, som er nemlig: at minimere forvirring og forstyrrelser og at indføre en adfærdskodeks. Nogle eksempler på holdspilregler, der er designet til at gøre møder mere effektive, er:
1. Hvis du planlægger at introducere et forslag eller diskutere et problem i et gruppemøde, skal du sende alle relevante oplysninger til alle teammedlemmer flere dage før mødet.
2. Gennemgå dagsordenen og medbring relevant materiale til mødet, så vi kan træffe informerede beslutninger.
3. Lobby ikke et par medlemmer før mødet og prøv at ramme en ide ned i halsen på resten af gruppen i et “overraskelsesangreb”. Hold Spørgsmål over bord og inklusive. “Kæmp fair”.
4. Kom til møderne til tiden.
5. Hvis du vil være fraværende, skal du informere andre på forhånd og sende en stand-in, der i det mindste kan tage nogle beslutninger i dit navn.
6. Fokuser på at lytte og søge forståelse, før du er uenig.
7. Hvis du er optageren, skal du distribuere komplette og nøjagtige minutter til alle inden for 48 timer efter mødet.
8. Hvis du accepterer noget, skal du gøre, hvad du siger, du vil gøre. Vær ansvarlige over for hinanden.
9. Sarkasme, personlige angreb, afbryde, dominere diskussionen eller engagere sig i distraherende adfærd under et møde er alle ikke-produktive adfærd. Vi er enige om ikke at engagere os i dem.
10. Det er okay at være uenig under et møde, men når gruppen har truffet en beslutning, skal den støttes af alle uden for mødet. Passiv modstand, sabotage, negativ sladder og guerillakrig er ikke okay.
11. Husk at fejre succeser og takke medlemmerne for deres indsats.
ud over at implementere disse begreber skal en effektiv mødeleder håndhæve en adfærdskodeks for at opretholde et sikkert miljø til diskussion af ideer. Mødefacilitatoren skal tvinge mødedeltagerne til at følge nogle enkle retningslinjer for at sikre et ordnet møde:
- arbejde som et team
- ingen rang i rummet
- en højttaler ad gangen
- Vær en opmærksom lytter
- fokus på spørgsmålet
- respekter andre
- suspendere dom
- tillad nysgerrighed
- Bevar fortrolighed
det er lige så vigtigt at afslutte et møde effektivt som det er at gennemføre det. Udover bare at afslutte et forretningsmøde til tiden, bør der være en gennemgang af dagsordenspunkter og resultater samt opgaver. Der bør også udarbejdes en fast dagsorden for det næste møde.
at have et effektivt forretningsmøde er en vigtig ingrediens for at have en succesrig virksomhed. Hvis du ønsker mere information om dette emne, er du velkommen til at kontakte os.