• Articles
• admin

du skal på ferie og vil sende automatiske svar fra Microsoft Outlook? Sådan opretter du et automatisk svar for at lade dine kunder, partnere og kolleger vide, at du ikke kan læse deres e-mail, og hvornår du kommer tilbage.

Sådan kontrolleres Microsoft Outlook-versionen

Microsoft Outlook giver dig mulighed for at indstille automatiske svar. Men den måde, du gør det på, varierer fra en Outlook-version til en anden. Først skal du kontrollere versionen af dit program.

1. i båndet over din indbakke: er der en fane kaldet “værktøjer”? Hvis du ikke kan se en, har du sandsynligvis en nyere version eller Outlook til Office 365. Klik på” File “og derefter” Info”, og kontroller, om du får et billede som billedet nedenfor.
2. hvis du har en fane kaldet “værktøjer”, og du klikker på den, er der en mulighed “out of Office Assistant”? Ældre versioner (Outlook 2003, 2007) har denne mulighed.
3. du ser fanen “Værktøjer”, men der er ingen “Out of Office Assistant”? Det betyder, at du sandsynligvis bruger en ikke-udvekslingskonto. I dette tilfælde indstiller du det automatiske svar ved at bruge indstillingen “regler og advarsler”.

5 trin Sådan indstilles et svar uden for kontoret i nyere versioner af Microsoft Outlook

hvis du har en Outlook-version uden fanen “Værktøjer” og får et billede som det ovenfor, bruger du en ny version af Outlook eller Outlook til Office 365. I dette tilfælde er det hvad du skal gøre:

1. Klik på ” File “og derefter på”Info”.
2. Vælg indstillingen “automatiske svar (ude af kontoret)”.
3. Aktiver denne indstilling ved at vælge “Send automatiske svar”. Du kan også kontrollere muligheden for kun at sende beskeden i en bestemt periode. Indstil starttidspunkt og sluttidspunkt. Hvis du ikke indstiller et tidsinterval, skal du deaktivere de automatiske svar manuelt.
4. skriv den tekst, du vil have andre mennesker til at få som et automatisk svar på deres e-mails. Der er to faner: “inde i min organisation”og” uden for min organisation”. Du kan bruge den samme tekst til begge eller skrive forskellige svar. Du kan også formatere teksten.
5. Klik på “Ok” nederst til højre, når du er færdig.

vigtigt: du kan indstille et tidsinterval, hvor meddelelsen skal sendes – men modtageren kan ikke se slutdatoen. Det betyder: hvis du vil have folk til at vide, hvornår du kommer tilbage, skal du skrive det i din tekst.

automatiske svar i ældre Outlook-versioner

i ældre versioner fungerer indstilling af et automatisk svar på en lignende måde. Du skal bare bruge assistenten uden for kontoret.

• i båndet skal du klikke på “værktøjer” og derefter “ud af kontorassistent”.
• marker indstillingen “Send automatisk svar ud af kontoret” og indstil tidsintervallet om nødvendigt i Outlook 2007. Eller indstillingen” Jeg er i øjeblikket ude af kontoret ” i Outlook 2003.
• skriv den tekst, du vil sende som svar. I Outlook 2007 kan du have to forskellige tekster til din organisation eller til personer uden for din organisation.
• Klik på “Ok” nederst til højre.
• vigtigt: I Outlook 2007 kan du indstille et tidsinterval, hvor meddelelsen skal sendes. Men modtageren kan ikke se slutdatoen. Hvis du vil have folk til at vide, hvornår du er tilbage på kontoret, skal du nævne returdatoen i din tekst.

automatiske svar ved hjælp af “regler og advarsler” (ikke-udvekslingskonti)

hvis der overhovedet ikke er mulighed for at indstille et automatisk svar uden for kontoret, kan du stadig sende et. Men det er lidt mere kompliceret:

• først skal du gemme en skabelon, der indeholder den tekst, du vil blive sendt (når du kommer tilbage, Hvem er kontaktpersonen, mens du er væk osv.). Start med at skrive en ny e-mail.
• skriv den tekst, som Outlook skal sende automatisk, mens du er på ferie, i den nye e-mail. Men i stedet for at sende e-mailen til nogen, skal du gemme den.
• Klik på “Gem som”. I rullemenuen skal du vælge “Outlook-skabelon” og en destination, hvor du vil have skabelonen gemt.
• for at indstille det automatiske svar skal du klikke på “File” (nyere versioner) eller “Tools” (ældre versioner) for at finde indstillingen “Rules and Alerts”.
• Klik på “regler og advarsler” og derefter på “Ny regel”.
• nu ser du et vindue med mange muligheder. Klik på”Anvend regel på meddelelser, jeg modtager”.
• hvis du ikke kan se denne mulighed på din liste, skal du klikke på “Kontroller meddelelser, når de ankommer”.
• det næste trin er at kontrollere, hvem denne regel gælder: “hvilken tilstand(er) vil du kontrollere?”. Hvis du vil have beskeden sendt til alle, der kontakter dig, skal du ikke kontrollere noget og bare klikke på “Næste”. Og så” ja”, hvis du bliver spurgt, om dette skulle gælde for alle meddelelser.
• nu bliver du spurgt, hvad du vil gøre med meddelelsen. Marker indstillingen” svar ved hjælp af en bestemt skabelon ” (Trin 1). Trin 2: Klik på” en bestemt skabelon”, og vælg den skabelon, du har gemt i starten.
• Klik På “Næste”. Tilføj derefter undtagelser, hvis det er nødvendigt. Klik på” Næste ” igen.
• i det næste vindue skal du angive et navn til reglen. Og tjek “Tænd for denne regel”, hvis du vil aktivere den lige nu.
• Klik På “Udfør”.