Regnskabsdatasikkerhed: 9 tip til at forhindre underslæb
mange små og mellemstore virksomhedsledere tænker kun på underslæb som en ting, de læser i avisoverskrifter eller ser på TV-kriminaldramaer. Men det er faktisk meget mere almindeligt, end du måske tror. En global undersøgelse fra 2020 viste, at næsten halvdelen af virksomhederne havde oplevet en form for svig i de sidste 24 måneder. Af disse hændelser blev næsten 40% begået af mennesker i virksomhederne, mens omkring 10% skete gennem samarbejde mellem interne og eksterne syndere.
eksperter siger, at SMB ‘ er faktisk er mere sårbare over for svig, fordi tætte relationer mellem teammedlemmer fører til mindre kontrol med økonomiske forhold, og der er ofte færre formelle tilsynsmekanismer på plads. Fordi virkningen af svig på disse virksomheder er større end for store virksomheder, skal virksomhedsledere have bedre sikkerhedsforanstaltninger på plads, der kan hjælpe med at beskytte deres organisations Økonomi. Her er nogle tip til, hvordan du beskytter din virksomhed mod underslæb.
Vær proaktiv mod underslæb
Vet medarbejdere omhyggeligt
gå ud over din tarmfølelse, når du ansætter nogen, der vil håndtere enhver form for monetære transaktioner, og Kontroller referencer og udfør baggrundskontrol. Når de er om bord, skal du holde rutinemæssige sikkerhedsforanstaltninger på plads, uanset hvor behagelig du føler dig med medarbejderen. Mennesker, der ellers er etiske, kan give efter for fristelse, mens svindlere bevidst kan søge din tillid (og/eller frivilligt i flere timer og ansvar) for at gøre underslæb lettere. Uanset hvad skal du opretholde en nultolerancepolitik for ethvert tilfælde af svig.
separat regnskabsansvar
risikoen stiger, når kun en person håndterer al finansiel registrering, og dit system tillader rutinemæssig krydskontrol. Ideelt set skal dine interne kontanthåndterings-og regnskabsopgaver udføres separat, hvor mindst to medarbejdere om hverandre kontrollerer finansielle transaktioner. For eksempel bør personer, der er involveret i kontanttransaktioner, ikke foretage bankafstemninger.
håndhæv ferier
så simpelt som det kan være, involverer flere typer svindel anvendelse af den næste kundebetaling på en ældre faktura, hvilket skjuler det faktum, at nogle tidligere penge blev omdirigeret. Dette kan kun fortsætte, hvis medarbejderen stadig er til stede. At tvinge ferier vil bryde begivenhedskæden.
Opret interne kontroller
Vær meget selektiv over, hvem du stoler på med økonomiske data, og kræv godkendelser på flere niveauer ved kontrolbehandling, refusion af udgifter, overarbejde osv. Du ønsker måske at følge denne tjekliste, der er offentliggjort af Association of Certified Fraud eksaminatorer for at måle, om du tager nok forebyggende foranstaltninger.
dobbelttjek kontoudtog
Automatiser din bankafstemningsrapportering og gennemgå mistænkelige aktiviteter. Advarselsskilte kan omfatte manglende eller out-of-sekvens kontrol, ukendte modtagere eller checks underskrevet over til en tredjepart i stedet for deponeret pr instruktioner.
vedligehold standardrevisioner
hold en tidsplan for regelmæssigt gennemførte finansielle rapporter. Du kan også lejlighedsvis foretage ikke-planlagte, uventede revisioner rettet mod dine mest kritiske forretningsfunktioner.
træn medarbejdere i forebyggelse af svig
sørg for, at alle, der er involveret i den økonomiske ende af din virksomhed, er bekendt med forebyggelsesprocedurer og advarselsskilte, og at de ved, hvad de skal gøre, hvis de får øje på et problem. Et anonymt rapporteringssystem kunne gøre fløjteblæsere mere tilbøjelige til at tale op.
hold forretnings-og kreditkonti adskilt og sikkert
blanding af de to kan være forvirrende og kan blive problematisk, når det kommer til at spore forretningsudgifter og udarbejde nøjagtige skatterapporter. Vær meget selektiv med hensyn til, hvem der kan bruge firmakreditkort.
overvej ekspertbistand
hvis et svindelproblem bliver for komplekst til, at du selv kan løse det, kan du overveje at ansætte en certificeret svindeleksaminator, der kan komme ind i det nitty-gritty og identificere nøjagtigt, hvad der foregår.
slå ned på kriminalitet: Hvordan det rigtige regnskabsprogram kan hjælpe
ud over de trin, der er beskrevet ovenfor, kan valg og implementering af det rigtige regnskabsprogram også gå langt i retning af at forhindre underslæb af din virksomheds hårdt tjente midler. Cloudregnskabsprogrammer kan hjælpe med at fjerne de blinde pletter i dine operationer, der kan føre til svig, samtidig med at de giver robuste sikkerhedsforanstaltninger for at holde din økonomi sikker. Her er nogle ting, du skal kigge efter i din næste regnskabsløsning.
fuld revisionsspor
det sidste du har brug for er et program, der giver brugeren mulighed for at slette transaktioner efter ønske uden at efterlade spor af, hvad der fandt sted. Desværre opretholder grundlæggende løsninger som Hurtigbøger ikke automatisk optegnelser over alle transaktioner, hvilket bliver problematisk, når det kommer til at identificere svigagtig adfærd og finde manglende penge. Derfor kan folk slette en transaktion på Hurtigbøger uden at efterlade et ægte revisionsspor, så de kan skumme lidt her og der. Omvendt holder den skybaserede regnskabsløsning med Gravity (Gravity) styr på alle indtastninger, der nogensinde er foretaget, og opretholder et komplet revisionsspor på hver transaktion.
foruddefinerede sikkerhedsroller
med Gravity styrer du nøjagtigt, hvem der kan få adgang til hvilke data, virksomheds-og finansielle skærme, ned til feltattributniveau. Gravity ‘ s fulde rollebaserede sikkerhed kan tildeles eller tildeles igen efter behov, hvilket giver brugerne adgang til de data, der er nødvendige for effektivt at udføre deres job.
data gennemsigtighed
med Gravity er de data, du skal se, altid tilgængelige, når du har brug for det baseret på sikkerhed. Du har evnen til at oprette personlige dashboards til vigtige forretningsmålinger, der er mest afgørende for din daglige drift, i realtid. Ved hjælp af Global søgning eller Avanceret søgning kan du øjeblikkeligt se detaljer om åbne fakturaer, betalinger og lageroptællinger, bare for at nævne nogle få.
Cloud security
da Gravity er skybaseret, behøver du ikke bekymre dig om at miste data, der muligvis kan bekræfte svigagtig aktivitet. Hvorfor? Gravity blev bygget på Microsoft-Kraftplatformen (aka Dynamics 365), en robust platform, der er vært for over 5 millioner brugere over hele verden. Du får alle platformens forbedrede sikkerhed, komplet finansiel rapportering, brugervenlig grænseflade, fuld revisionsspor og automatisk replikering, alt sammen i et brugervenligt mobilmiljø for bedre at beskytte alle dine oplysninger og forhindre underslæb hos din virksomhed.
få mere at vide om de værdifulde datasikkerhedsfunktioner, der er integreret i Gravity-programmet, ved at ringe til 844-464-7284 eller planlægge din online demo i dag.