kontroller dokumenter ind og ud med SharePoint 2010
båndet i SharePoint 2010 viser mange af de samme dokumenthandlinger som menuen Rediger. En af fordelene ved at bruge båndet er, at du kan bruge det til at udføre handlinger på flere dokumenter på en gang. Sig for eksempel, at du vil tjekke tre dokumenter ad gangen.
sådan kan du gøre det med båndet:
-
Marker afkrydsningsfeltet ud for hvert dokument, du vil tjekke ud, i dokumentbiblioteket.
-
Klik på knappen Tjek ud på fanen Dokumenter på båndet SharePoint.
-
Klik på OK ved bekræftelsesprompten.
dokumenterne er tjekket ud.
Alternativt kan du bruge et dokuments redigeringsmenu til at få adgang til kommandoen Check out menu.
at tjekke ud — og dets modstykke, tjekke ind — er bare god dokumentbiblioteketikette. Hvilken bedre måde at lade andre vide, at du foretager ændringer i et dokument end ved at tjekke det ud? Når du tjekker et dokument ud, angives det Udtjekkede flag til Ja, og navnet på den person, der tjekkede dokumentet, gemmes.
generelt skal du tjekke ethvert dokument, du har til hensigt at redigere i en periode på mere end fem minutter. Med andre ord, hvis du har brug for at gøre mere end bare at ændre et forkert stavet ord eller opdatere datoen i en sidefod, skal du tjekke dokumentet. Husk naturligvis altid at tjekke dokumenter ind, når dine redigeringer er afsluttet.
en grund til at bruge SharePoint-arbejdsområde (tidligere kendt som Microsoft Groove) til at få adgang til dokumenter i SharePoint-dokumentbiblioteker er, at du kan arbejde med dokumenter offline, foretage ændringer og derefter synkronisere disse ændringer. Det er meget lettere at huske at synkronisere SharePoint-arbejdsområde i begyndelsen og slutningen af hver dag, end det er at huske at tjekke ud og tjekke dokumenter.
når du tjekker et enkelt dokument ad gangen, beder SharePoint 2010 dig om at gemme dokumentet i mappen Lokale Kladder. Følg disse trin for at se selv:
-
hold markøren over kolonnen Navn for det dokument, du vil tjekke ud, i et dokumentbibliotek.
-
når pilen vises, skal du klikke på den for at få vist dokumentets redigeringsmenu og vælge Tjek ud.
SharePoint viser check out-prompten.
-
Accepter standardværdien for at bruge min lokale Kladdemappe ved at klikke på OK.
dokumentet tjekkes ud og hentes til din lokale harddisk.
medmindre din administrator har ændret placeringen, kan din lokale kladder-mappe findes på C:Brugere%brugernavn%documentssharepoint kladder.
for at åbne det dokument, du lige har tjekket ud og hentet, skal du gå til mappen Lokale kladder med Stifinder og derefter åbne filen. De fleste mennesker vil ikke gider med dette ekstra trin.
når du tjekker et dokument ud, hvis det er i et program, der er kompatibelt med vinduer (f.eks. Generelt vil du vælge indstillingen Brug Min lokale Kladder, fordi den opretter en midlertidig fil på din harddisk og giver dig mulighed for at redigere den udtjekkede fil, selv når du er offline.
ved at vælge ikke at bruge mappen Lokale kladder åbnes filen fra SharePoint-serveren. Dette kan få dit system til at hænge og synes ikke at reagere, fordi det skal vente på, at dine ændringer rejser frem og tilbage over netværket til serveren. Hvis du mister din netværksforbindelse, kan du miste ændringer i dit dokument.
Hent en lokal kopi af filen, når du foretager ændringer. Du kan bruge mappen Lokale kladder, SharePoint-arbejdsområdet eller manuelt hente filen og uploade den igen, når du er færdig med at foretage ændringer.
dokumenter, der er tjekket ud, viser en pil i ikonet dokumenttype. Som vist her er bundelementet tjekket ud, mens de to øverste ikke er.
hvis du vil se, hvem der har tjekket et dokument ud, skal du vise kolonnen tjekket ud til i dokumentbiblioteket.
hvis du vil tjekke et dokument ind, når du er færdig med at foretage dine ændringer, kan du gentage de trin, du fulgte tidligere for at tjekke dokumentet ud, kun i Trin 2 skal du vælge afkrydsningsfeltet ind i dokumentets redigeringsmenu eller klikke på knappen på fanen dokument på båndet.
hvis du skifter mening og vil foregive, at udtjekningen aldrig er sket, kan du klikke på knappen Slet udtjek i stedet for at tjekke dokumentet ind. Dette kan være nyttigt, hvis du ved et uheld har tjekket det forkerte dokument.