• Articles
• admin

indkøbsrevisionen er et trin i indkøbsstyringscyklussen og en væsentlig del af indkøbsprocessen. Når en virksomhed anskaffer de ressourcer, den har brug for for at fuldføre sit arbejde og køre problemfrit, er det obligatorisk at styre udgifterne indtil slutningen for at forhindre overforbrug og opbygge pålidelige relationer med leverandører til fremtidige projekter.

indkøbsstyring dækker forskellige processer, hvoraf den ene er revisionen. De andre inkluderer:

• indkøbsordrer og rekvisitioner
• anmodning fra leverandører
• kontraktforhandlinger
• leverandørstyring
• ordre-og fakturagodkendelser
• registrering

revisionen gennemgår specifikt dine indkøbskontrakter og leverandører at analysere nøjagtigheden, effektiviteten og legitimiteten af den samlede indkøbsindsats. De producerede poster vil også hjælpe med at forme fremtidige indkøbsprocesser.

udgifter kan forekomme i enhver form. Direkte omkostninger såsom personaleløn og forsikring samt produktionsomkostninger forbundet med råmaterialerne i fremstillingen. Indirekte omkostninger, som professionelle tjenester og rejseomkostninger, er også en overvejelse. Hvordan muliggør du korrekt synlighed i dine udgiftsaktiviteter og reviderer dem for at opnå markedets konkurrenceevne?

hvorfor du skal fokusere på revisionsprocedurer

indkøbsafdelingen har meget på hænderne, når det kommer til styring og håndhævelse af indkøbspraksis. Revisionsprocessen vil hjælpe med flere aspekter af jobbet.

• udgifter ydeevne: revision giver dig mulighed for at træde tilbage og se på, hvor dine penge går. At finde nye måder at skære ned på barrierer, forhandle stærkere leverandørkontrakter, finde leverandører af højere kvalitet og optimere udgifterne generelt bidrager alle til bedre rentabilitet.
• strømlining af arbejdsgange: når du har mulighed for at gennemgå indkøbsprocesser, kan du nemt identificere overflødige eller forældede forretningsmetoder, der bremser din indkøbscyklus. For eksempel kan du bestille lignende produkter fra flere leverandører eller leverandører, når du kan kompilere dem sammen i en bulkordre.
• supply chain synlighed: for direkte indkøbsprocedurer evaluerer en struktureret gennemgang af udgifterne formelt dit forsyningskædes økosystem og forhindrer administrative fejl. Leverandører selv vil være mere motiverede til at evaluere deres egen praksis, når de ser, at du værdsætter overholdelse af politikker.
• legitimitet: en revision registrerer og beskytter mod svigagtige fakturaer. Med så mange køb foretaget hver dag, det kan være let for useriøse udgifter at sive gennem revnerne. Faktureringsordninger er for eksempel den mest almindelige form for svig for små virksomheder.
• Risikostyring: på en lignende note fører useriøse udgifter ofte til svig og overtrædelse af overholdelse. Formelle revisioner peger dig i den rigtige retning, når det kommer til at foretage korrigerende handlinger mod brud på industristandarder og juridiske politikker.
• revisionsspor: At køre dine egne interne revisioner er bestemt et skridt i den rigtige retning, men du har lejlighedsvis også brug for en ekstern revision, enten fra et andet forretnings-eller regeringsorgan. I begge tilfælde vil du allerede have et revisionsspor på plads.

forvent ikke, at alle fordelene ved en revision kommer natten over. Revisionsoptegnelser hjælper dig med at foretage trinvise forbedringer, når du reducerer unødvendige omkostninger og strømliner kontrakter uden at påvirke kvaliteten af dit arbejde.

processen til implementering af Indkøbsrevisioner

Identificer problemområder i din indkøbspraksis, og dine resultater vil drive mere robuste interne kontroller og hjælpe dig med at identificere de ressourcer, der er nødvendige til interne operationer. Følgende er nogle grundlæggende skridt i retning af en effektiv indkøbsrevision.

Tal med højere ledelse

hvis du arbejder med indkøb, indkøb eller endda Projektledelse, skal det være en første prioritet at få vejledere om bord med dine planer. Hent input fra lederne, så du kan forberede dig og vide, hvor du skal fokusere din indsats.

dette er en mulighed for at fremhæve eventuelle bekymringsområder. Giver visse leverandører dig ikke de resultater, du har brug for? Så vil du måske starte der først. Ligeledes bør enhver bestemt proces eller politikker, der kræver anerkendelse, bringes op med den øverste ledelse.

få også de involverede interessenter

oven i administrationen er interessenterne i organisationen dem, der giver godkendelser og foretager indkøbene. Disse mennesker er ofte ikke villige til at opgive kontrollen over deres ressourcer, så det er vigtigt at lade dem også forstå dine intentioner. Vis, at revisionerne bidrager til bedre integritet i indkøbsprocessen.

Udnyt også den feedback, du modtager fra dem. Visse interessenter i indkøbsstyringsprocessen kan medføre smertepunkter eller specifikke ændringer, de ønsker at vedtage. Måske vedtagelse af forskellige kontrakter er i orden, eller en bestemt proces eller politik kræver overvejelse.

Se gennem dine Købsformularer

en indkøbsordre er det dokument, din virksomhed sender til leverandøren for et nyt køb. Kig gennem dine indkøbsordrer først og sørg for, at de er udfyldt helt og præcist. Specifikke felter, der skal undersøges, er:

• PO antal bestilte varer
• leverandøroplysninger
• nøjagtighed af produktbeskrivelser og priser
• autoriserede underskrifter

Husk, at uanset endelige fakturaer eller kvitteringer, du har brug for at afspejle i den oprindelige indkøbsordre. AP skal være i stand til at foretage en krydskontrol, så alt redegøres for.

en struktureret gennemgang af indkøbsordrer er også en mulighed for at sammenligne din beholdnings udgifter med Andre analoge afdelinger i din branche. Brug lokale eller nationale gennemsnit for at se, hvordan du klarer dig med andre virksomheder og konkurrenter.

endelig skal du huske, at når indkøbsstyring formelt evaluerer indkøbsordrer, kan den store mængde transaktioner, der er foretaget, gøre processen vanskelig. Hvis du arbejder manuelt, skal du tage tilfældige prøver fra hver leverandørs liste over ordrer for at dobbelttjekke.

gå gennem hver leverandør på din liste

valg af leverandør eller leverandør er et andet stort ansvar for indkøbsafdelingen. Ud over at finde måder at foretage bulkordrer på tværs af flere afdelinger, skal du tjekke med hver kontrakt for at se, om den passer ind i din virksomheds standarder. Afsæt alle organisationer, du køber fra, hvis de ikke opfylder dine forventninger.

variabler, der skal redegøres for, Inkluderer følgende:

• Bulk rabatter, rabatter og andre måder at spare penge
• kreditprogrammer
• Leveringspraksis
• nøjagtighed og klart sprog i kontrakten
• kvaliteten af de leverede ydelser
• leverandørens omdømme på markedet
• sammenligninger med andre organisationer, der tilbyder lignende varer og tjenesteydelser

hvem ved? En indkøbsrevision kan afsløre skjulte rabatter og måder at gemme, som projektledelsen måske har savnet ved første øjekast.

gennemgå virksomhedens politikker

arbejde som revisor slutter ikke med sælgerne. Det vil også bestemme procedurerne i organisationen vedrørende indkøb, såsom underskrivelse af dokumenter eller godkendelse af kontrakter. Hvert trin, som medarbejderne udfører, skal ses på og registreres for at sikre, at alt er afsluttet i henhold til specifikationerne for indkøbsstyring.

få feedback fra dine medarbejdere også. Er de nye protokoller, der følger af indkøbsrevisioner, for byrdefulde at gøre? Skal de ændres for bedre at passe ind i virksomhedens samlede arbejdsgang?

Opret en endelig rapport

gennemgå dine resultater ved at udarbejde en endelig rapport og diskutere den med projektledelse. Hvis nogen data antyder ineffektive kontrakter, potentiel svig eller manglende overholdelse, skal du registrere det og diskutere måder at løse problemerne på.

rapporten skal indeholde handlingsbar indsigt for at tilskynde til korrigerende handlinger, der er bemyndiget af de indkøbsdata, der er indsamlet under processen. En bedre indkøbsproces katalyserer en virksomheds evne til at strømline indkøbsoperationer, modtage ressourcer mere konsekvent og gennemgå kontraktens ydeevne.

Checklisten for Indkøbsrevision

der er mange processer, dokumenter, feedback og indkøbskontrakter, som du kan holde styr på i hele projektledelsen. For at hjælpe dig med at holde styr på alt og måle dine fremskridt dækker følgende tjekliste det meste af ansvaret for indkøbsrevisioner.

• forberedelse: indirekte udgifter er især vanskelige for projektledelse at håndtere, da det ikke er nøjagtigt sat i sten, hvor nye køb foretages. Start med at organisere alle dine køb, inklusive dem med vage kontraktvilkår, mistede rabatter, prisforskelle og andre potentielle problemer.
• indkøbsordrer: bruger din organisation for eksempel trevejs matching? Er der beskyttelse mod svig? Og er korrekte tilladelser aktiveret under godkendelsesprocessen? Du skal være opmærksom på, hvad der foregår gennem hele processen, fra at foretage ordren til at modtage den.
• leverandørvalg: analyser udførelsen af hver kontrakt, og hvordan den sammenlignes med resten af din portefølje. Er hver enkelt på niveau med dine standarder og i overensstemmelse med dine politikker? Hvad er processen for onboarding af en ny leverandør, når det er nødvendigt?
• betalinger: fakturabehandling skal være nøjagtig, komplet og rettidig. Hold øje med svigagtige transaktioner som altid. Trevejs matchning kan også spille en rolle her.
• rapportering af dine resultater: bestem de korrigerende handlinger, der er nødvendige for at løse de problemer, der er bragt op af indkøbsrevisionen. Hvad kan vi gøre for at reducere risikoen, øge effektiviteten og sikre overholdelse af en projektstyringsproces i fremtiden?

Opret din egen tjekliste efter dine egne behov og omstændigheder. Hver virksomhed er forskellig, når det kommer til at skaffe sine varer og tjenester, så hvorfor ikke gøre din løsning skræddersyet?

Indkøb revision bedste praksis

vil du have nogle ekstra tips og taktik, før du kommer i gang på denne opgave, der vil ændre den måde, du erhverve alt din virksomhed har brug for?

• ansæt en dedikeret intern revisor til at håndtere denne opgave: at få indkøbsafdelingen til at revidere sig selv er både ineffektiv og en potentiel interessekonflikt. Du ønsker ikke, at medarbejdere skriver deres egne præstationsanmeldelser, så aflever arbejdet til et internt revisionsteam for at skabe en komplet, nøjagtig og struktureret gennemgang. Et sådant team skal forstå de nuværende politikker og behov i projektet og organisationen som helhed.
• Husk at oprette et papirspor til fremtidig revision: når du allerede har samlet alle salgsdata, lageroptegnelser, betalte konti og anden dokumentation relateret til revisionsprocessen, ved du allerede nøjagtigt, hvordan du gør det igen, næste gang en revision er i orden. Arbejd på papirsporet første gang for at gøre fremtidige cyklusser meget hurtigere.
• Planlæg at implementere brugerdefinerede procedurer som svar på dine fund: en af de mindst nyttige ting, som indkøbsrevision kan gøre, er at tilbyde generisk rådgivning som svar på fundne ineffektivitet. Målet er at skabe skræddersyede løsninger, der specifikt gælder for den slags organisationer, du arbejder for.
• begynd at bruge et indkøbsværktøj: Automatisering har allerede hjulpet os med store dele af vores liv, og projektledelse vil være glad for at vide, at der nu findes moderne løsninger for at gøre indkøbsrevision hurtigere og lettere.

at holde dig konkurrencedygtig på et stadigt voksende marked handler om at vedtage de nyeste værktøjer til jobbet. Lad os tale mere om værktøjer relateret til intern revision i næste afsnit.

værktøjer, programmer og automatisering

hvis det ser ud til, at revisioner er en udfordring at udføre, skal du vide, at det er meget lettere at tackle opgaven, når du har et automatiseret system til at hjælpe dig. Online-tjenester findes nu, der er designet til at håndtere opgaver som:

• centraliseret registerstyring
• skybaseret samarbejde
• synlighed i arbejdsgangen for at beskytte mod svig eller manglende overholdelse
• hurtige sammenligninger af bedste leverandører
• realtidsprisanalyse til sammenligning af tilbud

et indkøbsværktøj kan også fremskynde revision generelt ved at sende de rigtige dokumenter til de rigtige mennesker automatisk, sikre, at ingen interessenter efterlades uinformeret. Du reducerer også i høj grad muligheden for menneskelige fejl i dataindtastning og analyse. Det er klart, at fremtiden for revision og indkøbsprocessen generelt vil afhænge af automatisering af programmer og de effektivitetsfordele, det uundgåeligt giver.