Hvordan være en god Receptionist
Tillykke! Du har hyret en receptionist. Det kan være lidt nervepirrende at få en ny til at komme i stillingen, især en så vigtig for en virksomhed som receptionist. Ansættelse af en kvalitetsmedarbejder til en receptioniststilling betyder, at du har ansat et virksomheds ansigt. Du kan begynde at føle dig ængstelig med at bestemme, om du har truffet det rigtige valg eller ej. Hvis du er bekymret for, at den nye leje ikke er sikker på, hvordan man kan være en god receptionist og lykkes i deres nye arbejdslinje, skal du ikke lede længere.
hvordan man er en god Receptionist: på telefonen
en af de vigtigste opgaver som receptionist er at besvare telefonen korrekt. Dette gælder både virtuelle receptionister såvel som dem, der arbejder på kontoret. Ud over at tage beskeder og sige hej inden du annoncerer firmanavnet, dit navn og spørger, hvordan du kan hjælpe dem, er der et par ting, du muligvis skal huske.
vær entusiastisk
lær først og fremmest at elske lyden af telefonen, der ringer! Det lyder måske som et dumt spørgsmål, men husk: hvis telefonen ikke ringede, behøver din arbejdsgiver ikke have dig på personale. Hvis du lærer at elske lyden af telefonen, svarer du den med den entusiasme, som en god receptionist skal have. Hvis du besvarer telefonen med en monoton stemme, repræsenterer du ikke din virksomhed i det bedste lys.
vær hurtig
når du hører, at telefonen ringer, prøv at besvare den ved den anden ring. Tiden går med en anden hastighed for en person, der har brug for hjælp. Tre, fire eller fem ringe kan føles som en evighed–på det tidspunkt begynder de allerede at antage, at deres opkald vil blive ubesvaret.
det samme gælder, når du placerer nogen på vent–prøv at holde den holdetid under et minut. Folk bliver utålmodige hurtigt, og deres humør kan blive surt som følge heraf. Kunder ønsker ikke at være på vent for længe, og jo længere de er placeret på vent, jo lavere vil deres mening om din virksomhed være.
Overvej din Tone
det siges, at under en ansigt til ansigt samtale er 55% af kommunikationen gennem kropssprog, 38% er gennem stemmetone, og kun 7% er fra de anvendte ord. Men på telefonen er 83% af din kommunikation gennem din stemme. Kun 17% er de ord, du bruger!
da det er tilfældet, er det meget vigtigt at ikke lyde monoton, som vil komme ud som om du ikke er interesseret i at hjælpe dem. Det er endnu mere afgørende, at du ikke lader eksterne problemer sætte dig i humør, der får din tone til at lyde vred. For meget er på linjen for dig at ikke lyde venlig som det første indtryk af et firma.
smil!
ja, selv (og især!) når du tager telefonen . Når du smiler, tænder det på en del af din hjerne, der øjeblikkeligt gør dig lykkeligere. Det får dig til at lyde mere tilgængelig på telefonen. Nogle foreslår, at receptionister bør holde et spejl på deres skrivebord for at se sig selv smile. På den måde bliver du konstant mindet om at holde et smil på dit ansigt og en god holdning til andre.
sætninger til at sige ofte
- Please
- Tak
- du er velkommen
- min fornøjelse
- god morgen
- God eftermiddag
- Have en god eftermiddag fantastisk dag
- hav en god helg
- opkalderens navn
hvordan man er en god receptionist: på kontoret
hvis du er en receptionist personligt, skal du være opmærksom på et par andre ting. For en, personen foran dig skal have forrang over en ringetone. Hvis du allerede er forlovet med en kunde på telefonen, skal du finde en måde at anerkende den nuværende gæst på. Smil eller nikk for at fortælle dem, at de er vigtige for dig, og du vil snart være sammen med dem.
udseende & professionalisme
fordi en receptionist er ansigtet for en virksomhed, er det desto vigtigere at opretholde et professionelt udseende. Passende business påklædning, godt kempt hår, og god hygiejne forventes. En god receptionist tygger ikke tyggegummi i arbejdstiden eller tjekker deres personlige telefon. De vil have god kropsholdning og være sikker på ikke at daske.
vær begejstret personligt
du skal hilse enhver, der kommer ind i døren med entusiasme. Kunden skal være din prioritet! Lad ikke noget foregår i eller uden for kontoret påvirke din præstation og evne til at være indbydende til kunderne. Ingen bør vide, hvis du har på off dag, føler trist eller vred. Du bør heller ikke advare en opkalder om det ved at tale med en forhastet stemme eller skynde dem på vent.
kunden skal blive din lidenskab. Selvom de kan være forkerte, er det ikke dit job at gøre dem opmærksomme på dette. Det er dit job at give dem enestående kundeservice og at lede dem mod hvem de har brug for at tale med.
de andre E ‘er
ifølge Steve Staunting kender den bedste receptionist metoden til tre E’ er: Enunciate med entusiasme for at være effektiv. Nedenfor er et eksempel på at bruge de tre E ‘ er med en kunde:
derudover foreslår han at huske yderligere to Es: hver gang og alt. Det er vigtigt eller en god receptionist at være konsekvent og give den samme servicekvalitet til hvem der går i døren. Alt henviser til en påmindelse om at skrive alt ned! Gentag alt, hvad der siges tilbage til den, der ringer op, for at være sikker på, at meddelelsen er klar. Det kan virke som overkill, men en god receptionist kan og vil altid kende alle de oplysninger, der bliver bedt om, inden han henter modtageren til nogen, der venter på vent eller returnerer et ubesvaret opkald. En god receptionist vil også være sikker på at skrive ned tidspunktet for opkaldet.
Anvend dette til din lille virksomhed
at finde gode medarbejdere er svært nok! Hvis du har ansat nogen som receptionist, skal de være i stand til at opfylde alle ovenstående skitserede forventninger.
prøv nu disse:
- lad din nye leje vide, hvad dine forventninger vil være fremad, og sørg for, at dine forventninger er meget klare fra starten.
- Brug dette indlæg som en ressource, eller diriger dem til nogle informationsvideoer, som Høflighedsregler for telefonen, et eksempel på dårlige Receptionistfærdigheder, eller hvordan man kan være den bedste Receptionist nogensinde.
- vil du vide mere om, hvordan man er en god receptionist? Bare spørg en telefonsvarer, der har over halvtreds års erfaring med at ansætte gode receptionister!