• Articles
• admin

BABOK-guiden definerer værksted som “en faciliteret og fokuseret begivenhed, som centrale interessenter deltager i med det formål at nå et defineret mål.”

ifølge DSDM er det “en særlig type møde med klare mål, en gruppe deltagere valgt og bemyndiget til at levere det krævede resultat.”

generelt kan vi sige, at det er en teknik til hurtigt at indhente information på en måde, der er aftalt mellem forskellige synspunkter. Værksteder har normalt en kort varighed. De kan udføres om en time eller to eller strække sig ind i et par dage. Det vigtige er at tilegne sig ny viden eller færdigheder i løbet af kurset samt at få andre synspunkter fra deltagerne gennem samarbejde og åben kommunikation. For at hjælpe med at fremme samarbejde er det nødvendigt at have nogen udpeget som facilitator. Facilitatoren er ansvarlig for at føre tilsyn med værkstedsaktiviteter, give struktur, hjælpe deltagerne, og flytte sessionen fremad.

et værksted kan bruges til mange forskellige situationer, fra at definere og blive enige om strategiske planer, identificere og prioritere krav eller løse komplekse tekniske problemer. Kort sagt, værksteder er fremragende til enhver situation, der kræver et højt niveau af samarbejde, engagement, og aftale mellem forskellige deltagere. Værkstedet tjener også til at fremme tillid og effektiv kommunikation mellem interessenter.

selvom der er mange fordele ved at holde et værksted, kan et dårligt udført værksted skabe konflikter, bidrage til eksisterende problemer og reducere tilliden til, at de tilsigtede mål kan nås.

Hvordan gør vi derfor værkstedet vellykket? Hvad er vigtige aspekter at overveje for at gøre det effektivt? I denne artikel præsenterer vi nogle væsentlige kriterier for at sikre værkstedets succes.

Facilitatorrolle

dette er nøglerollen. Facilitatoren har til opgave at sikre, at målene for sessionen opfyldes ved at lede og vejlede deltagerne gennem øvelserne og aktiviteterne under værkstedet.

facilitatoren bør ikke tage sider og bør opfattes af deltagerne som neutrale. En af deres roller er at sikre, at alle deltageres meninger har samme vægt, og at alle kan samarbejde på samme måde. Formålet med et værksted er ikke at overbevise, men for forskellige synspunkter at arbejde sammen for at nå til aftaler.

en anden vigtig rolle for facilitatoren er at holde deltagerne engagerede. Vi bad vores instruktører om at dele, hvad de gør for at engagere deltagerne, når de står over for fælles værkstedsscenarier. Hent dem i vores hurtige tip ved at udfylde formularen i sidepanelet.

hvis du ikke har nogen internt, der kan spille rollen som facilitator, er en god mulighed at invitere en ekstern facilitator, der er upartisk over for resultaterne og besidder de nødvendige færdigheder til at lede det.

Planlæg sessionen

planlægning af et værksted er en kompleks aktivitet, der kræver tid og erfaring. I det mindste skal du overveje disse elementer:

• mål og resultater. Hvad vil du opnå i værkstedet? Hvad skal de konkrete resultater producere under værkstedet?
• deltagere. Hvem skal deltage, så vi kan nå målene og de forventede resultater? Ideelt set vil grupper på mellem 5 og 15 personer (for en enkelt facilitator) repræsentere alle eksisterende synspunkter vedrørende det problem eller den situation, der skal løses.
• varighed, dagsorden, logistiske aspekter. Sørg for klart at definere den forventede varighed (afhængigt af de resultater, der skal opnås) og tidsplanen for aktiviteter, som deltagerne skal være bekendt med. Vær særlig opmærksom på egenskaberne ved værkstedets placering (normalt et stort rum med plads til at bevæge sig rundt, arbejdsborde, steder at hænge flipcharts/post-Its) og de nødvendige materialer (flipchart, tavle, post-its, papir osv.). Dette element skal genovervejes for et virtuelt miljø. Tjek pakken med værktøjer, vi bruger i vores åbne klasse virtuelle træninger.
• struktur og øvelser, der skal udføres. Hvor længe skal deltagerne nå konklusioner? Hvilke øvelser eller aktiviteter skal der gøres for at opnå de forventede resultater? Hvilke problemer skal løses under sessionen, og hvad skal det ikke?
• validering og overvågning. Hvordan vil konklusionerne blive dokumenteret? Hvordan vil resultaterne blive valideret? Hvilken opfølgning vil blive givet til deltagerne?

struktur for værkstedet

værksteder skal betragtes som en intensiv øvelse med stigende vanskeligheder, der kræver, at alle deltagere deltager og samarbejder.

at nå sessionens mål kræver tid, kræfter og mellemliggende trin, der fokuserer deltagerne på det endelige resultat. Værkstedets struktur afhænger af de specifikke mål, der skal nås, selvom en standardstruktur skal indeholde følgende elementer:

Opstartsaktiviteter

målet her er at præsentere målene, introducere deltagerne, lære rummene at kende (flipover, arbejdsborde osv.), og for at dække værkstedets regler (brug af mobiltelefoner, punktlighed osv.). Det er vigtigt at etablere positive relationer mellem deltagerne ved at skabe et åbent, sikkert miljø, hvor alle er lige og alles meninger har samme vægt.

Icebreakers er en god ide at fremme engagement fra starten af sessionen og hjælpe alle med at blive komfortable med hinanden og værkstedsmiljøet. Vores instruktører deler nogle af deres foretrukne isbrydere i denne artikel og en infografik om tip til brug af isbrydere.

værkstedernes “arbejde”

det er her de forventede resultater opstår. De Inkluderer forskellige øvelser, hvor målet er at få deltagerne i en “strøm” så hurtigt som muligt ved at foreslå opnåelige udfordringer, men med stigende vanskeligheder med at nå målene for værkstedet. For eksempel ville et værksted med det formål at udvikle en handlingsplan have en række aktiviteter svarende til følgende:

1. vurdering/diagnose af den aktuelle situation
2. identifikation af forbedringspunkter
3. identifikation og prioritering af konkrete forbedringsaktioner
4. Timing og ansvarsfordeling
5. risikoanalyse
6. forberedelse og validering af handlingsplanen

giv konklusioner

den sidste del af et værksted skal altid tjene formålet med at opsummere alt det arbejde, der er udført i sessionen, præsentere de opnåede konklusioner og bestemme, hvad de næste trin vil være.

glem ikke Feedback

før deltagerne forlader sessionen, skal du sørge for at indsamle deres feedback. Find ud af, hvad de synes gik godt og ikke så godt, og hvordan det kan forbedres til fremtidige værksteder.

afsluttende tip … øvelser til værksteder

endelig nogle nyttige ideer til at gøre værkstedet så effektivt som muligt:

1. brug visuel styring (flip diagrammer, plakater, diagrammer) og alle tilgængelige rum (vægge, arbejdsborde). Flip charts og plakater hjælper deltagerne med at fokusere på arbejdet og give dem mulighed for at visualisere de fremskridt, der gøres. Brugen af de forskellige rum gør det muligt for facilitatoren at ændre tempoet og hjælper med at bevare interessen for sessionen. Hvis du laver et virtuelt værksted, skal du sørge for at introducere alle til de værktøjer, deltagerne vil bruge.
2. brug post-its (eller virtuel post-its). Post – its giver dig mulighed for at opsummere ideer og gøre dem synlige. De hjælper også med at skabe synergi mellem alle deltagernes meninger. Denne” dokumentation ” kan bruges til hurtigt at udarbejde rapporter fra sessionen ved at tage fotos.
3. gør tidsboksede aktiviteter. Vi skal understrege behovet for at respektere de foreslåede øvelser og den tid, der er afsat til dem. Normalt tilbydes vi ikke luksusen af mere tid, og vi er nødt til at få mest muligt ud af det, vi har.
4. Respekter hver deltagers arbejde. Hvis du beder dem om at komme med ideer, skal vi forbinde deres arbejde med de forventede resultater af værkstedet. Ingen skal føle, at de spilder deres tid på en ubrugelig aktivitet. Hvis du bruger post-Its, skal du ikke flytte eller fjerne dem uden deltagernes samtykke. Hver skriftlig post – It skal behandles som et resultat af en individuel indsats, der skal værdsættes.
5. hvis vi beder om individuelle ideer, skal der være et tidspunkt, hvor disse ideer mødes for at danne gruppeaftaler, normalt ved afslutningen af hver aktivitet.
6. kompilere og distribuere resultaterne inden for få dage. Det er også vigtigt, at deltagerne er de første til at modtage og validere dem. Det kan være nødvendigt for andre at se resultaterne, men ikke før de mennesker, der deltog, har gjort det.

endelig en besked til facilitatorer: træn jer i populære teknikker og metoder (Brainstorming, 6 Tænkehatte, ante-Mortem, Gamification, Lego Serious Play osv.), og vær ikke bange for at bruge dem. Deltagerne vil sætte pris på at komme ud af deres sædvanlige miljø og rutine.

Tak,

— Alfred

glem ikke at hente vores hurtige tip om at engagere dine Værkstedsdeltagere!

Lær mere om, hvordan du gennemfører værksteder i Vores facilitering a krav værksted eller Remote facilitering kursus, afhængigt af dit værksted miljø.