• Articles
• admin

Jan 14, 2021 | af Michael Hvidmire

komplette og rettidige regnskaber er det mest kraftfulde strategiske værktøj til enhver organisation. De hjælper virksomhedsejere med at måle fremskridt hen imod mål, og de er vigtige for at udføre en nøjagtig pengestrømsprojektion for fremtiden.

overraskende nok udfører meget få små virksomheder en formel månedsafslutning i deres regnskabsprogram. Det er forståeligt: De fleste små virksomhedsejere er fokuseret på at drive deres virksomheder. For at bruge din økonomi som et effektivt planlægnings-og strategisk værktøj, skal du komme ind i en regelmæssig kadence for at lukke dine bøger. Lad os lære hvordan.

dine resultatopgørelseskonti sporer, hvad der sker i en bestemt periode.. Dette betyder, at saldoen i dine resultatopgørelseskonti skal nulstilles, så den næste periode kan starte frisk. Dette gøres ved at lukke bøgerne: saldoen på dine indkomst-og udgiftskonti overføres til tilbageholdt indtjening på balancen.

når du indstiller årets udgang i Intuit-Hurtigbøger, nulstiller programmet automatisk alle indkomst-og udgiftskonti og overfører saldoen på nettoindkomsten til tilbageholdt indtjening, når dit regnskabsår slutter. Så det ser ud til, at dine bøger er lukket, men dette er ikke en formel tæt proces. Dette er blot en bogføring nulstilling for det næste år. Alle med adgang til din Kviklånsfil kan gå ind og ændre noget i den foregående måned eller år, og du finder muligvis ikke ud af det, før det er tid for din CPA at forberede din selvangivelse.

hvis dette sker, kan dette ændre din indkomst fra den foregående periode, hvilket kaster saldoen i tilbageholdt indtjening. Når egenkapitalen ikke ruller frem korrekt, skal din revisor spore uoverensstemmelserne, før de kan udstede finansielle oplysninger eller forberede din selvangivelse. Dette betyder ekstra arbejde for din CPA, hvilket normalt betyder ekstra gebyrer. Og i tilfælde af en revision vil du og din bogholder kryptere for at finde ud af, hvorfor dine bøger ikke matcher din selvangivelse eller de finansielle oplysninger, du sendte til banken.

formelt lukning af bøgerne sætter dine tal i sten. Enhver, der forsøger at foretage en ændring af kreditorer eller en anden konto, får i det mindste en grim advarsel. Hvis du følger bedste praksis, og sæt en adgangskode til slutdato på plads, ingen ændringer kan foretages uden denne adgangskode.

Hvordan lukker du poster i Hurtigbøger?

i Hurtigbøger foretages lukning af poster automatisk, når du enten formelt lukker bøgerne, eller når kalenderen ruller til dit næste regnskabsår. Der er ikke faktiske transaktioner til lukning af poster. Hvis du ser på kontodetaljerne for overført indtjening, vil du se hver afsluttende post med datoen og saldoen på nettoindkomsten overført til overført indtjening. Dette er grunden til, at bogholdere ofte springer over en formel afslutning på året eller slutningen af måneden i Hurtigbøger. Men hvis du vil udføre en solid lukning af dine bøger, skal du udvikle en tæt proces.

Hvad er trinnene i Hurtigbøger til lukning af et regnskabsår?

uanset om du lukker bøgerne i slutningen af måneden eller slutningen af året, er processen den samme. En bedste praksis er at udføre dette, før du deler dine regnskaber med nogen eller giver din revisor adgang til din fil.

Trin 1: Gennemgå dine konti

1. Log ind på Hurtigbøger som master-eller virksomhedsadministrator.
2. Saml eventuelle udestående fakturaer, udgifter og betalinger, og indtast alle disse.
3. Afstem alle dine konti til din slutdato. Bankafstemninger inkluderer kreditkort, bankkonti og eventuelle lån.
4. Registrer eventuelle journalposter for at registrere afskrivninger eller for at få alle dine konti på periodiseringsbasis.
5. Sammenlign din faktiske beholdningsbalance med saldoen i din hovedbog. Det kan være nødvendigt at oprette en journalpost for at justere din beholdning til faktisk.
6. gennemgå dine konti og sørg for, at alt ser rimeligt ud. Sammenlign din nuværende balance og resultatopgørelse med dine årsregnskaber fra den foregående periode, og se om der er store gynger, du skal undersøge.

når du har alle dine numre spikret ned, er du klar til at lukke bøgerne. Sørg for at indstille slutdatoen for den sidste dag i dit regnskabsår, ikke den første dag i det næste år. Processen er lidt anderledes, afhængigt af om du bruger Hurtigbøger Desktop eller Hurtigbøger Online, så vi gennemgår disse tætte processer separat.

Trin 2: Luk dine bøger i Hurtigbøger online

1. gå til Indstillinger (gearet i hjørnet), og vælg Konti og indstillinger.
2. vælg fanen Avanceret.
3. vælg Rediger i afsnittet regnskab.
4. Marker afkrydsningsfeltet Luk bøger.
5. Indtast en slutdato.
6. Vælg indstillingen for at tillade ændringer efter visning af en advarsel og indtastning af en adgangskode, hvis du vil kræve en adgangskode, før der kan foretages ændringer i den lukkede periode. Dette anbefales stærkt.

Trin 2: Luk dine bøger i Hurtigbøger Desktop:

1. vælg Indstillinger i menuen Rediger.
2. på fanen Firmapræferencer skal du klikke på Indstil dato/adgangskode.
3. indtast slutdatoen.
4. Vælg indstillingen for at tillade ændringer efter visning af en advarsel og indtastning af en adgangskode, hvis du vil kræve en adgangskode, før der kan foretages ændringer i den lukkede periode. Dette anbefales stærkt.

Hvad sker der, når du indstiller en slutdato i Hurtigbøger?

Indstilling af en slutdato forhindrer andre i at foretage ændringer i tidligere perioder. Dette kan ske ved et uheld, når nogen foretager en justering af en faktura fra det sidste år eller indtaster den forkerte dato på en udgift.

mange ejere af små virksomheder beder deres Proadvisor eller deres CPA om at udføre den formelle lukningsproces (og alle relaterede lukningsprocedurer) og være den eneste, der kender den lukkede adgangskode. Dette er den sikreste og forhindrer nogen i at foretage uautoriserede ændringer.

Sådan sporer du ændringer, der er foretaget efter lukning af bøger i Hurtigbøger Online?

selv med adgangskodebeskyttelse er det stadig muligt at foretage ændringer i Hurtigbøger, når du formelt har lukket bøgerne. Dette er en god ting-nogle gange opdager du oversete ting, der burde have været rapporteret i det foregående år eller fejl i poster. Eller måske bemærker din CPA, at der ikke blev foretaget en journalpost for at påløbe kreditorer. Men disse ændringer bør ikke foretages let.

derfor sporer Hurtigbøger disse ændringer i en undtagelsesrapport. Du finder undtagelserne til slutdato-rapporten under Rapporter. Denne rapport viser alle transaktioner dateret på eller før slutdatoen, der først blev registreret eller blev ændret efter slutdatoen. Denne rapport viser dato og klokkeslæt for hver ændring og navnet på den bruger, der har foretaget ændringen.

lukning af bøgerne trækker en linje i sandet og giver dig solide tal at arbejde med for fremtiden. Med bedre tal kan virksomhedsejere træffe bedre beslutninger. Og er det ikke nøglen til succes for din virksomhed?