• Articles
• admin

en tidligere artikel rejste spørgsmålet om, hvorfor projektgennemførelsesanmeldelser ikke holdes universelt,

selvom der er bred accept af, at de er en primær måde at forbedre fremtidige præstationer ved at lære af tidligere præstationer. I denne artikel ser vi på, hvordan man adresserer vejspærringerne til effektive anmeldelser.

hvorfor anmeldelser ikke afholdes

blandt de mest almindelige grunde til ikke at holde anmeldelse er:

• frygt for at konfrontere fiasko og dens årsager – hvis fiasko opfattes som Einstein og Edison opfatter det – som et springbræt til succes – så er der stor motivation til at gennemgå præstationer og lære af det. Hvis fejl på den anden side betragtes som noget, der skal nægtes og skjules, undgås anmeldelser.
• skylden – hvis kulturen er afhængig af skyld og straf for at motivere adfærd, vil der være modstand og forsvar. Skyld vil fremme frygt. Det er vigtigt at undgå at bebrejde og fokusere på processen snarere end individuel adfærd. Se min artikel fra maj 2019 Stop med at bebrejde fokus på processen for at opnå Optimal ydelse
• negativ oplevelse – tidligere anmeldelser har været værdiløse. For eksempel er de ikke blevet fulgt op for at gennemføre ændringer baseret på erfaringer; deltagerne bebrejdede og defensive og blokerede enhver reel udforskning af, hvad der gik galt, og hvorfor.
• mangel på dygtige facilitatorer – dygtige facilitatorer er nødvendige for at gøre anmeldelser effektive ved at adressere tendensen hos projektledere og kunstnere til at være handlingsorienterede snarere end introspektive og reflekterende. En facilitator gør det muligt for deltagerne direkte at konfrontere grimme realiteter, ikke blive fanget i skylden og forsvaret og sørge for, at alle har en chance for at deltage. Facilitering vil gøre gennemgangsoplevelserne mere tilbøjelige til at være positive.
• ingen tid – interessenter er på vej til det næste projekt eller tilbage til deres operationelle aktiviteter, og gennemgangen prioriteres ikke som en værdifuld aktivitet og er derfor ikke planlagt.
• mangel på en dokumenteret projektstyringsproces – fraværet af retningslinjer og skabeloner giver unødvendig indsats og fravær af nyttige oplysninger fanget under projektet.
• ikke værdsættelse af kvalitetssikring og løbende forbedring – hvis ledere og projektinteressenter ikke værdsætter løbende forbedring nok til at motivere tid og kræfter til at holde anmeldelser og følge dem op, vil der ikke være tid til anmeldelser, og dem, der finder sted, vil blive betragtet som ubrugelige.

Sådan foretages en anmeldelse

for at sikre, at disse årsager behandles, er det nødvendigt at behandle anmeldelser, som du ville behandle enhver vigtig del af projektstyringsprocessen. Opret politikker, procedurer og retningslinjer, der genkender faser af gennemgangsprocessen – initiering, forskning og rapport. Udnævne og bemyndige et gennemgangsteam med ansvar for at

• integrere indfangning af nyttige data og mini-anmeldelser eller retrospektiver i projektet
• Saml de rigtige spillere (projektudøvere, klienter, funktionelle ledere og personale osv.),
• indsamle og analysere projektartefakter (for eksempel projektstatusrapporter og noter)
• Opret et sæt samtalespørgsmål til brug i individuelle og gruppesessioner,
• lette sessionerne
• Evaluer resultaterne og
• Fremstil en rapport.

afhængigt af projektets omfang og tilgængeligheden af skabeloner kan processen fra initiering gennem rapporten tage fra et par dage til uger.

Bemærk, at gennemgangen er en del af en bredere kvalitetssikringsproces. Indholdet af gennemgangsrapporter er input til at evaluere og forbedre projektstyringsprocessen. Erfaringer er virkelig lært af en organisation, når de er vant til at ændre ydeevnen til det bedre.

Hvad er der i et navn? – Performance anmeldelser gennem hele projektets levetid

tidligere blev projektanmeldelser kaldt postmortems. Formelle anmeldelser er svære nok til at få folk til at gøre uden at forbinde dem med døden, så navnet er ændret. Nu er de efter projektanmeldelser eller efter Implementeringsanmeldelser eller retrospektiver. Men disse navne udleder, at du venter, indtil projektet er slut, før du gennemgår ydeevnen.

Udelad “post” og kalder dem projekt performance anmeldelser. Få dem til at ske som en integreret del af projektet – ikke kun efter det er overstået. Med andre ord, regelmæssigt gennemgå og justere ydeevne og fange erfaringer, så når du når slutningen af en større fase eller af projektet som helhed, vil du være klar med en allerede eksisterende liste over erfaringer og problemer, så du kan diskutere dem i dybden og anbefale de næste trin.

i Agile metoder er der en gennemgang, En retrospektiv, efter hver Sprint. Det betyder, at der hver uge eller to er et skridt tilbage for at gennemgå og lære af ydeevne. En komplet projektgennemgang finder sted efter projektets afslutning.

tjeklister og dagsordener

en af de mest effektive måder at sikre, at anmeldelser er nyttige, er at etablere retningslinjer og levere tjeklister og dagsordener. I stedet for at oprette endnu en tjekliste og dagsorden for anmeldelser, skal du bruge en af de hundreder af skabeloner, tjeklister og modeller, inklusive din egen projektstyringsprocesmodel. Hvorfor genopfinde hjulet? I stedet skal du undersøge og enten bruge en eksisterende procesbeskrivelse eller lave en, der kombinerer de bedste funktioner fra flere. Her er et par referencer:

• Sådan køres et møde efter Projektanmeldelse https://www.dummies.com/careers/project-management/how-to-run-a-post-project-evaluation-meeting/
• anmeldelser efter implementering maskering sikker på, at det, du leverede, faktisk fungerer https://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_74.htm
• bedste praksis-Projektanmeldelsesproces https://www.pmi.org/learning/library/best-practices-create-project-office-491
• kunsten og videnskaben om Postprojektanmeldelserhttps://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

Engager holdet

anmeldelser kan være kedelige, når de samme øvelser og sekvenser gentages, eller når assertive individer monopoliserer anmeldelsen.

et papir adresserer behovet for at gå ud over standardmetoder for at bruge en tilgang, der bedre engagerer deltagerne og resulterer i den slags nyttige oplysninger, der kan hjælpe med at gøre fremtidige projekter mere tilbøjelige til at være effektive.

en godt lettet gennemgang vil undgå blot at læse gennem tjeklister og rapporter. Gør ikke din anmeldelse en præsentation. Gør det til en interaktiv begivenhed, hvor deltagerne bliver lettere at deltage aktivt og dele deres synspunkter.

facilitatoren skal søge at få deltagerne op af deres pladser (eller aktivt engageret, hvis anmeldelsen er udført virtuelt) for at give deres feedback. Den følelsesmæssige Seismograføvelse er et eksempel på den slags proces, der engagerer gennemgangsdeltagere.

hvis du laver hyppige anmeldelser – for eksempel sprint retrospektiver – varierer den måde, du gør øvelserne på. En simpel søgning på nettet fører til flere måder at gøre følelsesmæssige seismograf øvelser. Varier rækkefølgen af dagsordenspunkter. Varier facilitatoren.

emotionel seismograf – gennemgang af adfærdsmæssige aspekter

et eksempel på en teknik til at engagere deltagerne adresserer projektets ofte oversete følelsesmæssige dimension.

“en følelsesmæssig seismograf bruges til at identificere faktorer, der fører til deltagernes lykke og ulykke på projektet, der gennemgås.”En projekttidslinje med nøglepunkter i projektlivet oprettes med en basislinje. Deltagerne placerer derefter indekskort eller post-it-noter over eller under linjen for at angive, om de var glade eller ulykkelige (stressede) på nøglepunkter under projektet. Afstand fra basislinjen angiver intensiteten af følelser.

øvelsen engagerer deltagerne visuelt og fysisk. Det er et middel til at diskutere årsagerne til stress og dens lettelse i projektet. Det åbner diskussion af årsager til forskellige perspektiver, når en deltager rapporterer høj stress eller utilfredshed for et punkt i projektet, og andre ikke gør det.

noter fra regelmæssige refleksioner over projektets puls kan gøre denne øvelse mere effektiv ved at give påmindelser om, hvordan tingene føltes på nøglepunkter, så indtryk fra interessenterne ved gennemgangen kan evalueres mod begivenheder i en tidslinje. Dette muliggør en rig diskussion af opfattelser. Det indbyder til indsigt i, hvordan det, der kunne have været stressende i det øjeblik, det skete, set i bakspejlet, ikke var så slemt. Det fremhæver også de slags begivenheder, der forårsager stress, og åbner diskussionen om, hvordan man bedst håndterer eller undgår dem i fremtiden.

tilføjelse af refleksioner om projektets følelsesmæssige tilstand styrker vigtigheden af den “blødere side” af projekter – det interpersonelle og interpersonelle. At have dette som en del af retningslinjerne for regelmæssigt at træde tilbage for at reflektere gør det mere sandsynligt, at interessenter vil anerkende deres stress og hvordan det påvirker deres forhold.

den følelsesmæssige seismograf er en af mange øvelser, der kan bruges til at forbedre effektiviteten af anmeldelser. En god ressource til at finde øvelser til brug i retrospektiver og anmeldelser kan findes i 29 Scrum retrospektive værktøjer til distribuerede Agile retrospektiver på https://luis-goncalves.com/tools-distributed-agile-retrospectives/.

Bottom-line

hvis du vil bryde igennem modstand mod anmeldelser, skal du arbejde for at sikre, at oprigtig præstationsevaluering værdsættes og aktiveres ved at fjerne skylden og forsvaret.

Tilføj til, at klare og praktiske retningslinjer, tjeklister og skabeloner og effektiv facilitering med engagerende øvelser. Fold i udøvende sponsorering til løbende forbedring.

forhåbentlig, når organisationer og deres processer modnes, vil effektive præstationsanmeldelser som en integreret del af den igangværende forbedring af projektets ydeevne blive en norm.

https://www.projecttimes.com/george-pitagorsky/stop-blaming-focus-on-the-process-to-achieve-optimal-performance.html?utm_campaign=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_source=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_medium=email&fbclid=IwAR3XMbL37za8juqZgonOdzVJ9Bh8oEjnQCfs1fqmA9eOpQRDWB9lr3QJpeU]

Ilyas, M. A. B., Hassan, M. K., & Ilyas, M. U. (2014). Kunst og videnskab af Post projekt anmeldelser, https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425