Dental Records – Del 2
opbevaring
patientjournaler skal opbevares sikkert, fortroligt og sikkert på alle tidspunkter.
tandjournalerne skal opbevares sikkert i et brandsikkert skab eller arkivskab. Det område, hvor tandlægejournalerne opbevares, skal beskyttes mod uautoriseret adgang, tyveri og skader.
General Dental Council siger:
‘4.5 hold patienternes oplysninger sikre på alle tidspunkter, uanset om dine optegnelser opbevares på papir eller elektronisk.
4.5.1 Du skal sørge for, at patienternes oplysninger ikke afsløres ved et uheld, og at ingen har uautoriseret adgang til dem ved altid at opbevare dem sikkert. Du må ikke efterlade optegnelser, hvor de kan ses af andre patienter, uautoriseret personale eller medlemmer af offentligheden.
4.5.2 hvis du sender fortrolige oplysninger, skal du bruge en sikker metode. Hvis du sender eller opbevarer fortrolige oplysninger elektronisk, skal du sikre dig, at de er krypteret.
4.5.3 hvis kliniske journaler er edb, skal du lave sikkerhedskopier af optegnelser, røntgenbilleder og andre billeder’
hvor længe skal vi føre tandlægejournaler?
journaler skal opbevares i mindst 11 år, eller indtil patienten er 25, alt efter hvad der er længst. Arkiverede poster skal arkiveres og opbevares i overensstemmelse hermed.
Ledelse& bortskaffelse af poster
praksis kan variere i den måde, hvorpå de administrerer tandregistre. Vi har foreslået en mulig måde at administrere dine gamle poster på:
- Papirregistre – Tandregistre fra patienter, der ikke er vendt tilbage til praksis i 2 år eller mere, fjernes fra det nuværende arkiveringssystem og opbevares i arkivopbevaringsbokse i et sikkert område.
- Computer Records-computer records af disse patienter er markeret som inaktive, men stadig gemt og sikkerhedskopieret.
arkivering
for at sikre, at patientjournaler let kan findes, når de er arkiveret, er det en god ide at have et system på plads. Normalt skal placering af patientjournaler i en stor kasse i alfabetisk rækkefølge være tilstrækkelig, og sørg for, at kassen er tydeligt mærket med bogstaverne vedrørende kassen
f.eks.Patient med efternavne
A – C
bortskaffelse
bortskaffelse af tandjournaler skal følges i overensstemmelse med Data Protection Act 1998. Bortskaffelsen bør ske ved forbrænding eller makulering med passende fortrolighedshensyn under proceduren.
nogle virksomheder vil komme til praksis for at bortskaffe det fortrolige affald – sørg for, at du får en politik og en kontrakt fra dem, der sikrer, at de bortskaffer korrekt
adgang til optegnelser
alle patienter har en lovbestemt ret til at se optegnelser om deres tandpleje i henhold til databeskyttelsesloven 1998. Hvis de dør, overgår retten til dem, der kan have krav på deres ejendom og opstår i henhold til Access to Health Records Act 1990.
en anden kan indhente tandplejejournaler, så længe der er skriftligt samtykke fra den faktiske patient (registrerede)
et barn under 16 år kan også anmode om oplysninger om deres tandpleje, og i dette tilfælde bør praksis foretage en vurdering for at sikre, om barnet fuldt ud forstår, hvad de anmoder om.
et barn kan acceptere deres egen behandling og kan også anmode om at få adgang til deres tandoplysninger, hvis de har intelligens og kompetence til at forstå, hvad der bliver sagt.
der kan søges rådgivning hos tandlægepraksisens forsvarsorganisation, hvis medarbejderne er i tvivl om en patients evner.
en forælder eller værge kan anmode om et barn under 16 år.
praksisen må ikke give adgang til tandlægeregistreringsoplysninger, hvis et barn specifikt har anmodet om, at oplysningerne ikke videregives
anmodninger om oplysninger skal fremsættes skriftligt, og praksisen kan opkræve et administrationsgebyr for disse oplysninger, men dette gebyr bør ikke overstige kr.10 for elektroniske data eller kr. 50 for papirdata. Eventuelle anmodninger skal besvares inden for 40 dage.
denne praksis bør have en registreringspolitik og en Databeskyttelsespolitik.
få din ikke-verificerbare CPD fra Isopharm. Hver af vores dental blogs stiller et sæt spørgsmål om emnet. Hent vores rekordark, skriv i titlen og datoen for bloggen, så de spørgsmål, der stilles sammen med dine svar. Når du er færdig, skal du gemme formularen i din personlige CPD-portefølje.
Hent vores blog ikke-verificerbar CPD record sheet her >
spørgsmål 1:
hvilken regulering kræver sikrere skarpe genstande, der skal bruges i tandlægepraksis, og hvorfor?
spørgsmål 2:
Forklar detaljeret, hvad en sikrere sharp er
spørgsmål 3:
Forklar detaljeret, hvordan en praksis er at vedtage sikre procedurer
spørgsmål 4:
Forklar den fulde procedure for at sikre sikkerhed til en person på praksis lokaler, der lider af en skarp skade
del Vores ikke-verificerbare CPD med alle dine venner ved hjælp af de sociale medielinks øverst på siden!
>
Af Charlotte Cash