den ultimative guide til administrative opgaver og pligter
virksomhedens ledere er notorisk travle individer. De endeløse opgavelister, back-to-back møder, strategisk planlægning og mere kræver intet mindre end overmenneskelig indsats og tidsstyring. Så hvordan klarer de alt dette? En succesrig leder besidder et hemmeligt våben, en lige så succesrig udøvende assistent.
også kendt som administrative assistenter, Personlige assistenter, udøvende sekretærer eller EAs for kort, er det udøvende assistentjob i det væsentlige gatekeeper, fortrolige og det overordnede supportsystem til C-suite-ledere.
EAS er i det væsentlige en udvidelse til topledere, hvilket betyder, at de normalt også er det første kontaktpunkt for alle, der prøver at nå dem. De administrerer deres tidsplaner, udarbejde rapporter, yde generel administrativ støtte, og er i det væsentlige involveret i det meste, hvis ikke alt deres arbejde.
For et mere dybtgående kig på jobbeskrivelsen for en EA, tjek denne vejlednings næste artikel om ansvaret for en udøvende assistent.
betydningen af udøvende assistenter
på grund af hurtigt skiftende arbejdsmiljøer og teknologiske fremskridt arbejder udøvende assistenter på og besætter endnu flere roller end før. Borte er de dage, hvor EA blev set udelukkende som portvagter til eksekutorer, der for at besvare telefonopkald og tage beskeder.
teknologi giver nu eksekutorer en overflod af værktøjer, der kan udføre sådanne opgaver for dem. Apps til notering, planlægningsløsninger, forretningsrejseplatforme og opgavestyringsplatforme betyder, at niveauet for eksekveringsbehov for administrativ support er faldet gennem årene.
men EAs er langt fra forældet. De indtager nu en strategisk rolle såvel som en administrativ rolle. De springer fra at hjælpe med beslutningstagning, til teknisk assistance, intern kommunikation, tilsyn med forretningsrejser og begivenhedsplanlægning for at nævne nogle få.
de 14 færdigheder topchefassistenter besidder
hvis denne skøre, men alligevel meget givende karrierevej lyder som den rigtige pasform til dig, har vi sammensat en liste over 14 vitale udøvende assistentfærdigheder for at hjælpe dig med at blive en top notch administrativ professionel.
vær superorganiseret
det kan ikke komme som nogen overraskelse, at de bedste udøvende assistenter besidder andre verdensomspændende organisatoriske færdigheder. Som EA Har du i det væsentlige ansvaret for to ekstremt travle arbejdsbelastninger, din egen og den udøvende, du arbejder for. Du skal være i stand til at prioritere alt, hvad der skal gøres, og sørge for det så effektivt som muligt.
at være dygtig til multitasking er også afgørende. Uanset hvor godt planlagt din dag måtte være, vil nødsituationer og presserende problemer, der kræver din øjeblikkelige opmærksomhed, uundgåeligt dukke op, og du skal være fleksibel nok til at håndtere disse. Når branden er slukket, skal du let kunne vende tilbage til din tidsplan.
du skal være organiseret på en måde, som alle oplysninger, du eller din leder har brug for med et øjebliks varsel, er lige ved hånden.
vær teknisk kyndig
vi har allerede skitseret, hvordan teknologi drastisk har ændret en EA ‘ s job ved at give eksekutorer løsninger til nogle af de mere traditionelle administrative funktioner. EAs forventes at være mere analytisk og strategisk i deres arbejde, men at være teknologisk dygtige er også blevet afgørende.
Administrative assistenter skal have en stærk forståelse af de traditionelle Google-og Microsoft Office-programmer som f. eks. Calend.ly, og TravelPerkto nævne nogle få.
dataindtastning, minutoptagelse og journalføring er alle vigtige dele af, hvad udøvende assistenter gør, og at holde sig ajour med de nyeste applikationer og løsninger på markedet vil helt sikkert gøre dit job meget lettere.
det faktum, at flere eksekutorer selv bruger nogle af disse teknologiske løsninger, betyder ofte, at EAs ofte skal tage sig tid til at hjælpe dem med fejlfinding, når behovet opstår.
vær cool, rolig og samlet
Spørg enhver EA, hvordan man bliver en bedre personlig assistent, og de vil sandsynligvis fortælle dig, at det er vigtigt at vide, hvordan man forbliver rolig og holder et niveau i stressede situationer. Ledere på højere niveau er normalt under ekstremt pres, og dette overføres normalt til deres EAs.
vedligeholdelse af din ro vil gøre dit liv meget lettere og vil hjælpe dig med at håndtere de mange kriser, der er bundet til at dukke op regelmæssigt.
vær ambassadør
som gatekeeper og repræsentant for din leder skal du gøre dig bekendt med deres mål og værdier såvel som virksomhedens. Du skal forstå det større billede og huske det, især når du beskæftiger dig med mennesker uden for organisationen.
Tag dig tid til at forstå værdierne såvel som virksomhedens intime arbejde. Lær alle teammedlemmer at kende, og hvad deres pligter og ansvar er. Dette sikrer, at du er parat til at besvare spørgsmål og endda tage beslutninger i den bedste interesse for den udøvende såvel som virksomheden.
vær troværdig
at arbejde tæt sammen med en øverste leder betyder, at du sandsynligvis vil være fortrolig med følsomme og fortrolige oplysninger regelmæssigt. Dette kan omfatte virksomhedens økonomiske oplysninger, HR-spørgsmål, forretningshemmeligheder samt at være opmærksom på (og ofte skulle løse) kriser af en delikat karakter.
det er yderst vigtigt, at du opretholder fortrolighed og diskretion af hensyn til den udøvende såvel som organisationen. At miste tilliden til den udøvende du arbejder for vil gøre det praktisk umuligt for dig at gøre dit job.
Vær en fremragende kommunikator
en EA beskæftiger sig konstant med mennesker. Fra den udøvende de arbejder for, til andre teammedlemmer i virksomheden og kunder og interessenter uden for organisationen. Du er en talsmand for den udøvende og for virksomheden og skal derfor besidde store kommunikationsevner samt mennesker færdigheder.
besidder en færdighed sæt, der omfatter empati og følelsesmæssig intelligens vil hjælpe som du opbygge relationer, der vil blive afgørende for dig at gøre dit job. En god EA er aktiv på LinkedIn, møde og travlt under sociale begivenheder, netværk med andre EAs og kontakter, der kommer godt med længere nede på linjen.
Vær en dygtig foregribelse
dette er en vanskelig og kommer normalt med mange års erfaring. Ved at bruge deres erfaring og besidder en forståelse af både potentielle situationer og din chefs vaner og behov, er en stor udøvende assistent i stand til at forudse og overvinde snublesten, før de opstår.
at blive en ekspert problemløser på dette niveau vil ikke kun gøre dig til en uvurderlig personlig assistent, men vil også hjælpe med at få dit job til at føle sig meget lettere. Krise efter krise kan afværges med lidt strategisk planlægning.
Vær en on-your-feet tænker
sammen med at kunne forudse problemer, skal du også vide, hvordan du løser dem på farten. Som EA står du over for utallige situationer, der måske ikke nødvendigvis har lærebogsløsninger, du kan henvise til. Du bliver nødt til at tænke uden for boksen og bruge hvert værktøj til din rådighed for at komme til bunden af et problem.
med dette kommer et vist niveau af autonomi. Du bliver nødt til at føle dig godt tilpas med at tage beslutninger selv og foretage disse øjeblikkelige opkald på det rigtige tidspunkt. Selvfølgelig er det vigtigt at forstå grænserne for din magt og finde den rette balance mellem de to.
Vær en skarp forhandler
du vil blive overrasket over, hvor nyttig denne særlige færdighed er for en administrativ professionel. EAs bruger meget tid på at håndtere og kommunikere med leverandører og serviceleverandører og har brug for at vide, hvordan man forhandler for at opnå de resultater, der er nødvendige for virksomheden eller eksekvereren. Dette kan være til en leders rejsebehov, finde et bord på den rigtige restaurant til en forretningsfrokost, få det bedste tilbud på kontorartikler, eller endda få billetter eller passerer til eksklusive begivenheder.
den tid, du ville have investeret i netværk, kommer i spil her, da EAs ofte bruger disse kontakter til at ringe til favoriserer og få intern viden eller anbefalinger.
vær dygtig i kunsten at Projektledelse
når du tænker over det, er en udøvende assistent i det væsentlige en projektleder, der har til opgave at håndtere et enkelt, men meget komplekst projekt. Behov og krav fra en højtstående leder. Et fast greb om nogle af de centrale begreber og praksis i projektledelse ville derfor gå langt.
EAs har ofte til opgave at koordinere begivenheder, herunder planlægning af teambuilding-begivenheder, der sigter mod at styrke virksomhedskulturen. At være en god virksomhedsambassadør (se punkt 4) vil sætte dig i en stærkere position til at udføre sådanne opgaver på den mest effektive og effektive måde.
vær analytisk
som vi allerede har nævnt, har udviklingen af teknologi gjort rollen som en udøvende assistent mindre administrativ og mere strategisk eller analytisk. Jo mere en analytisk tænker du er, jo bedre vil du være på dit job som EA, og jo mere værdifuld vil du være for de eksekutorer, du arbejder for.
du vil være bedre rustet til at håndtere følsomme og komplekse situationer. Når du står over for at skulle tage en beslutning efter den næste, vil din analytiske dygtighed og opmærksomhed på detaljer være dit hemmelige våben. Dette vil især blive værdsat af dine arbejdsgivere, da en EA ofte vil besætte rollen som uofficiel rådgiver og fortrolige.
vær leder og holdspiller
som den person, der arbejder i nærheden af nogle af de vigtigste personer i en organisation, vil andre medarbejdere ofte henvende sig til dig for vejledning og rådgivning. Du har indsigt og viden om eksekutivernes behov og ønsker og om, hvad der er bedst for virksomheden. Du holder også nøglen til en guldgrube af store kontakter og forbindelser. Fra tid til anden bliver du bedt om at videregive meddelelser til resten af virksomheden på vegne af C-suite-teamet.
dette sætter dig i en magtposition, men kræver også, at du er en holdspiller. Du skal repræsentere den udøvende, men bør også være nogen, som folk føler, at de kan henvende sig til, når behovet opstår. Arten af dit job betyder, at du bliver nødt til at samarbejde med forskellige teammedlemmer på forskellige øjeblikke afhængigt af situationen. Dette gælder især, når du skal tage føringen på projekter som organisering af teambuilding-begivenheder, tilsyn med kontorarbejder eller koordinering af møder Logistik.
vær klar til at tilpasse
som du sandsynligvis har samlet nu, er et kedeligt øjeblik en sjældenhed og en luksus for en udøvende assistent. Kriser dukker op, telefonen ringer altid, e-mails strømmer konstant ind, og selvfølgelig kræver eksekutorer konstant opmærksomhed.
forandring skal være noget, du omfavner. Du skal være i stand til at håndtere et stadigt skiftende miljø, men også konstant evaluere dine egne processer og finde måder at gøre dem mere effektive og effektive.
vær villig til at lære
når din dag bevæger sig hundrede miles i timen, kan det virke som en høj ordre at finde måder at forbedre dine færdigheder eller endda lære nye. Når det er sagt, er dette den bedste måde at komme videre i din karriere og tilføje mere værdi til dig selv som udøvende assistent.
start med at dedikere lidt tid hver uge for at holde trit med de seneste nyheder og tendenser inden for din branche og være på udkig efter de værktøjer, der kan hjælpe med at gøre dit liv lettere. Dette alene vil straks sætte dig i en stærkere position som en EA.
udøvende assistenter er i det væsentlige den menneskelige ækvivalent med en svensk hærkniv til deres organisation. Skillset skitseret i denne artikel er ret omfattende og kan virke lidt skræmmende i starten, men lad det ikke afskrække dig. Hvis du vil udmærke dig som udøvende assistent, den første ting, du har brug for, er en vilje til at påtage dig denne intense, men alligevel givende rolle og lære, mens du går. Fejl er uundgåelige, men tag det hele i dit skridt, Lær af dem, og du vil være fint.