• Articles
• admin

papir, papir, papir! Jeg er så tæt på at få resten af mine filer digitaliseret ved hjælp af den praktiske Dandy NeatDesk-Scanner, som Neat Company sendte mig til anmeldelse, men før jeg gør det, tænkte jeg, at vi skulle revidere organisering af dine papirfiler, fordi der ikke er noget galt med at opbevare papirkopier af ting…lige så længe du kan finde det, du har brug for, når du har brug for det!

i mit tidligere liv var filsystemer faktisk min organiserende lidenskab (alle jer, der organiserer junkier som mig, nikker jeres hoveder og sætter pris på, at jeg har en passion for dette, og resten af jer ryster på hovedet og spekulerer på, om jeg nuts…am har jeg ret?).

jeg er klar over, at det er en slags dagligdags ting at være lidenskabelig for, men jeg elsker følelsen af at tage bunker af uorganiseret papir og skabe et smukt, brugervenligt filsystem. For eksempel, hvis du er en kandidatstuderende, der har bestilt brugerdefinerede afhandlingstjenester, skal du være organiseret med al din specialeforskning og dokumenter for at spare penge! Faktisk er mange klar over, hvor vigtigt det er at organisere dit papirarbejde. Jeg har gjort nogle rådgivning for virksomheder og enkeltpersoner til at hjælpe dem med at skabe filsystemer til at opfylde deres behov, og der er ikke noget bedre end at se på de færdige filer og se, hvad en enorm forskel at få organiseret har gjort!

selvfølgelig er det ikke den eneste grund til at blive organiseret at være i stand til hurtigt at få adgang til og finde vigtige dokumenter selv. Selvom det ikke er den mest glamourøse grund til at blive organiseret, er det vigtigt at overveje, hvor let en anden kan være i stand til at give mening om alle dine filer, hvis du skulle gå bort. At have organiserede filer gør den hjerteskærende opgave bare en lille smule lettere ved at fjerne frustrationen over ikke at kunne finde det, de har brug for.

tænker gennem dine behov

før vi kommer i gang med at tale om, hvad jeg mener er de vigtigste ingredienser til et filsystem, der fungerer, lad os starte med nogle grundlæggende spørgsmål:

Hvad er der i dine filer?

• er dine poster for det meste langsigtede dokumenter såsom pantoplysninger, bilforsikringsdokumenter, lejeaftaler osv., eller har du også regelmæssige daglige/ugentlige/månedlige poster at tilføje?

• har du forretningspapirer at arkivere? Hjemmeundervisning optegnelser? Andre kategorier af papirarbejde?

• hvilke poster gemmer du i øjeblikket, som du måske ikke har brug for? Kan du skifte til elektroniske udsagn for nogen af dine konti?

at holde privatliv og sikkerhed i tankerne

• har du vigtige dokumenter såsom fødselsattester, der skal opbevares i en brandsikker kasse?

• skal nogen af dine poster låses op for at holde nysgerrige øjne væk?

• Hvem har brug for adgang til dine filer? Har du brug for separate områder, som forskellige mennesker kan få adgang til?

overvejer pladsbegrænsninger

• hvor meget plads har du til dine filer?

• er dit arkivskab fyldt fuldt ud?

• kan du trække poster fra tidligere år og gemme dem et andet sted i stedet for at opbevare dem i dit hovedfilområde?

• ville scanne dit papirarbejde og holde det på computeren i stedet for i papirkopi være værd at bruge tid og kræfter?

• hvilke poster har du en tendens til at henvise til oftest, at du har brug for at holde let tilgængelige?

at tænke igennem disse spørgsmål, før du begynder at organisere dine filer, hjælper dig med at oprette et system, der fungerer ved at gøre dine poster nemme at finde og få adgang til.

brug af en indbakke & udbakke

mens uorganiserede poster er en enorm kilde til papirrod, er det indgående papir, der skal sorteres, og papir, der venter på, at du griber ind, normalt en større synder. Oprettelse af et filsystem er vigtigt, men det er også at have et system til papir, da det kommer ind i dit hjem, ellers vil dit filsystem ikke gøre dig noget godt.

her er nogle strategier til styring af indgående papirer:

• Sorter straks. I stedet for at stable mail, skolepapirer, etc. på tælleren eller skrivebordet for at håndtere senere, sorter dem i det øjeblik du går ind døren. Nogle gange vil jeg endda sortere i bilen, da vores postkasse er en halv kilometer op ad vejen fra vores hus! Kast straks skrammel, konvolutter og fyldstoffer i papirkurven, og opret indbakker til papirer, der er klar til at blive arkiveret, og dem, der har brug for handling.

• hvis du kan, skal du passe på det med det samme. Hvis en tilladelsesseddel har brug for en underskrift, skal du underskrive den med det samme og sætte den lige tilbage i rygsækken for at gå tilbage til skolen. Hvis noget har brug for et stempel for at gå tilbage i postkassen, skal du tage et minut på at gøre det klar til at gå i stedet for at lægge det til side til senere. Touch it once-reglen fungerer til at holde dit hjem organiseret, og det fungerer til at reducere mængden af papirrør, du også beskæftiger dig med!

• Afmeld, Afmeld, Afmeld. Denne regel gælder ikke kun for e-mail; det virker for papir rod samt! Selvom det tager ekstra tid, skal du gøre en indsats for at afmelde kataloger og nyhedsbreve og tilmelde dig do-not-mail-lister. Joshua delte masser af gode strategier her for at reducere mængden af mail, Du får.

Hvad skal man holde & Hvad skal man give væk

før vi ser på forskellige metoder til at organisere dine poster og papirarbejde, er et andet problem, der bliver en hindring for mange mennesker, at vide, hvilke poster der skal opbevares, og hvilke der kan smides væk.

min generelle følelse er, at vi ikke behøver at holde næsten så meget som vi tror, vi gør. I mit hus, vi holder ikke længere vores månedlige forsyningsregninger, vores ugentlige lønstubber, eller endda vores månedlige kreditkortopgørelser. Ja, det er helt afgørende, at du kontrollerer, at oplysningerne om hver enkelt er korrekte, før du makulerer dem og smider dem væk, men der er virkelig ingen grund til, at du skal beholde dem efter det, især når du kan få adgang til så meget online.

der er selvfølgelig nogle ting, du skal opbevare, såsom låneaftaler, permanente poster (såsom fødselsattester, socialsikringskort osv.), forsikringspolicer, skat optegnelser, og så videre.

Tjek denne fantastiske artikel for mere detaljerede retningslinjer for, hvilke poster der kan smides væk.

oprettelse af et filsystem

lad os nu gå gennem trinene til faktisk at oprette et filsystem, der fungerer.

1. Opret en grundlæggende oversigt

før du overhovedet rører ved dine filer, skal du starte med at oprette en grundlæggende oversigt over, hvilke poster du har, og hvordan du vil have dem organiseret.

for eksempel har jeg Forretningsoptegnelser, Husholdningsoptegnelser og Hjemmeundervisningsoptegnelser. Disse tre elementer vil være de øverste niveauer i min disposition, men jeg skal også gå til næste niveau og oprette indlejrede kategorier:

I. Husholdningsregistre

A. skatteregistre
B. køretøjsregistre
C. forsikringsdokumenter
D. Medicinske journaler

(dette er en af grundene til, at det er vigtigt at tænke igennem, hvad du har brug for at beholde, og hvordan du vil have det organiseret, før du kommer til dette trin, selvom du sandsynligvis også tilpasser din disposition, når du går!)

2. Opret detaljerede underkategorier

når du har din grundlæggende oversigt på plads, er det tid til at tænke igennem, hvordan du ideelt set vil have disse poster organiseret for at gøre dem nemme at finde og bruge. For eksempel vil jeg under lægejournaler adskille hvert familiemedlems optegnelser, så jeg ikke behøver at sortere dem for at finde det, jeg leder efter. Jeg kan derefter arkivere nye poster foran på filen, så de vil være i dato rækkefølge (fra nyeste til ældste), når jeg har brug for dem.

Min oversigt ser nu sådan ud:

I. husstand optegnelser

A. skat optegnelser

1. 2009
2. 2008
3. 2007
4. 2006

B. Køretøjsoptegnelser

1. Vedligeholdelse og garantier
2. Titel, registrering og tags

C. Forsikringsdokumenter

1. Bilforsikring
2. Annullerede politikker
3. Heath forsikring
4. Boligforsikring
5. Livsforsikring

D. medicinske journaler

1. Baby pige #1 s optegnelser
2. Baby pige #2 optegnelser
3. Baby pige #3 optegnelser
4. Baby pige #4 optegnelser
5. Mandis optegnelser
6. Seans optegnelser

3. Begynd at oprette filer for hver kategori

nu, her er hvor mine filsystemer adskiller sig fra mange andre mennesker. jeg bruger aldrig filmapper til mine filer. Aldrig. I stedet foretrækker jeg at bruge hængende filer til alle mine filer.

grunden til at jeg gør dette er simpelt: at have de hængende filfaner alle opstillet og/eller farvekodede gør et filsystem meget, meget lettere for dine øjne og meget, meget lettere at bruge. Jeg synes personligt, at indvendige filmapper er spild af penge, plads og ressourcer, medmindre du bruger dem til lapbooking!

i stedet forskyder jeg og/eller farvekoder fanerne for at definere kategorier og underkategorier, og derefter alfabetiserer jeg dem inden for hver kategori for hurtig reference.

for eksempel ved at bruge min disposition ovenfra, ville jeg starte med at oprette faner til alle Skatteregistreringerne og justere dem til venstre for mine hængende filer. I stedet for at bruge en hængende fil med fire filmapper inde i den, foretrækker jeg at oprette fire separate hængende filer mærket 2008, 2009, 2010 og 2011.

næste, jeg ville gå videre til køretøj optegnelser. For denne kategori ville jeg oprette to faner: “Vedligeholdelsesoptegnelser” og “titel, registrering og Tags”. I stedet for at tilpasse disse faner længst til venstre for mine hængende filer, ville jeg starte et par slots over, så de blev forskudt bag de andre.

jeg udskriver altid en kopi af min kontur og opbevarer den foran på arkivskabet i en arkbeskytter, men hvis du er bekymret for ikke at have masterkategorien defineret for hver gruppering, kan du blot tilføje den til fanen. For eksempel “Yukon – maintenance Records”, “Yukon – Titel, registrering og Tags”.

4. Brug farvekodning til forskellige hovedkategorier

jeg har også brugt farvede faner ud over at forskyde fanerne for at differentiere kategorierne. Imidlertid, hvis du har flere hovedkategorier – såsom husstand, forretning, og hjemmeundervisning – som du vil opbevare i et skab, Jeg vil reservere din farvekodning til dette formål. Du kan købe de farvede faner eller blot udskrive dine etiketter på farvet papir for tydeligt at se, hvilket afsnit der var afsat til hvilken kategori.

5. Arkiver dine papirer

når du har oprettet dine filer, skal du begynde at overføre dine gamle filer til det nye system og sortere ufilerede papirer. Chancerne er, at du bliver nødt til at tilføje underkategorier undervejs, og du kan se tilbage og indse, at du trods alt kunne have kombineret nogle af dine underkategorier, men det er okay. Nøglen til et filsystem, der fungerer, er at være villig til at tilpasse det efter behov. Dette er faktisk en af grundene til, at jeg stoppede med at udskrive mine faner på printeren og vælger at håndskrive eller bruge etiketproducenten i stedet. Jeg ved, at jeg er mere tilbøjelig til at oprette en ny, når det er nødvendigt, hvis det er let at gøre!

selv i denne dag og alder af e-mail, Online bill pay, og blogs, papir rod overvælder en masse familier, men tager tid at skabe et filsystem, der virker og vaner, der minimerer rod virkelig betaler sig som du ikke længere sortere gennem bunker af papirer for at finde, hvad du har brug for!

Hvordan organiserer du dine papirfiler?