5 trin til at definere omfanget af et projekt
er mistede opgaver, ufokuserede møder og manglende sporing en del af din hverdag? Dine resultater kan lide, hvis dit arbejde ikke prioriteres og organiseres korrekt. Under alle omstændigheder bør den første forretningsorden være at definere omfanget af et projekt. Har du nogensinde hørt om dette koncept?
ikke at bruge et omfang betyder at være helt i mørket om, hvad man kan forvente af sine opgaver og total usikkerhed om din præstation. Ikke kun det, men det gør også hele processen meget sværere, end den skal være.
for at undgå alt det, skal du gå ind for ideen om at anvende veldefinerede anvendelsesområder til dine projekter. Hvis alle de rigtige spillere støtter denne bevægelse, kan hele din virksomhed nyde fordelene ved dens resultater.
hvad er omfanget af et projekt?
omfanget af et projekt henviser til bestemmelsen af de vigtigste elementer, det skal have for at være afsluttet. Det indeholder detaljer som listen over leverancer, mål, omkostninger, budget, medarbejdere og andre. Hovedmålet med et anvendelsesområde er at fungere som den centrale reference for de opgaver, der er knyttet til projektet.
Lavet med Ion
alt kan være et projekt, som udviklingen af en app, en video eller endda en begivenhed. Dit team kan bidrage til, dele og få adgang til omfanget af et projekt som en del af en samarbejdsindsats for at fuldføre det. Gennem effektive dokumentationsmetoder kan du sikre dig, at de rigtige mennesker altid er fortrolige med hvert trin i projektet, dets krav, behov og detaljer.
lad os for eksempel sige, at du udvikler et projekt med fokus på e-mailmarkedsføring. Omfanget vil omfatte elementer som det publikum, du sigter mod at nå, hvilke målinger der bestemmer din succes med dit indhold samt de nødvendige skridt til at gennemføre det.
her er de vigtigste fordele ved at arbejde med et veldefineret omfang af et projekt:
- gør det muligt for alle interessenter at være ajour med dit projekts særlige forhold, hvilket minimerer risikoen for fejl;
- tilbyder en handlingsmæssig ramme ledere kan bruge til at tildele opgaver til teamet og henvise til trinnene i køreplanen;
- holder dig og dit team fokuseret på konkrete trin og mål, hvilket forhindrer dit projekt i at miste fokus og omdanne til noget, der ligner det, der var forventet;
- hjælper dig med at forbedre dit projekt, når det udvikler sig;
for at et projektomfang skal fungere korrekt, kræver det god kommunikation mellem ledere og deres teams. Det er afgørende, at alle forstår deres roller, og hvordan de påvirker hvert trin i projektets udvikling. Dette kan kun være gavnligt, hvis omfanget er planlagt korrekt.
hvordan defineres omfanget af et projekt?
som du lærte i det foregående afsnit, er det afgørende for dets succes at skrive omfanget af et projekt op. Det kræver de korrekte handlinger under dets planlægnings-og udførelsesfaser; ellers risikerer du dit projekts ydeevne og udvikling.
her er de 5 vigtigste trin til at definere omfanget af et projekt i din virksomhed:
- Identificer projektbehov
Hvad skal dit projekt være afsluttet? Sørg for at overveje hvert enkelt trin i processen, helt fra begyndelsen, indtil den support, den måtte kræve, efter at den er afsluttet.
dette inkluderer information om de nødvendige fagfolk og de nødvendige færdigheder til at udvikle projektet. Du kan angive positioner, afdelinger og divisioner i din virksomhed, hvis det gør tingene lettere at visualisere. Det er også her, du skal definere de værktøjer, du skal bruge, enten fysisk eller programmel.
hvis du føler dig overvældet over forestillingen om at etablere sådanne specifikke behov, kan du tage tidligere lignende projekter som referenceramme. Konsulter også dine medarbejdere om, hvad de har brug for for at udføre, hvad projektet beder dem om.
2. Find ud af projektmål
det næste skridt, du skal tage, indebærer at beslutte dine projektmål. Det betyder at definere, hvad din virksomhed sigter mod at opnå med hensyn til resultater med udførelsen og færdiggørelsen af dit projekt. Hvis dette virker for abstrakt, kan du bruge en nyttig retningslinje kaldet SMART criteria.
akronymet SMART bruges til at hjælpe dig med at huske de passende egenskaber til de mål, du foreslår til dit projekt. Her er hvad hvert bogstav betyder, og hvordan du kan arbejde med hvert kriterium:
- S er for specifikt, hvilket hjælper dig med at sikre dig, hvilket aspekt af din virksomhed der drages fordel af færdiggørelsen af dit projekt;
- M er til målbar, hvilket skubber til valg af en eller flere nøglepræstationsindikatorer;
- A er til opnåelig, hvilket styrer dig mod at sætte mål, der er handlingsorienterede og realistiske;
- R er relevant, hvilket betyder at sætte mål, der er tilpasset din virksomheds mål og mission;
- T er for tidsbundet, hvor du angiver tidsrammen for dit projekt og hvor meget tid du har til at nå dine mål.
3. Overvej projektbegrænsninger
mens du tænker på omfanget af et projekt, skal du overveje, hvordan balancen mellem dine styrker og svagheder tilføjer og påvirker dit resultat. Dette betyder at sikre, at dine begrænsninger ikke forhindrer dig i at nå dine mål.
for at hjælpe med dette trin kan du bruge analysen. Det er en matrice, der kræver, at du udfylder dit projekts styrker, svagheder, muligheder og trusler. Hovedmålet er at være opmærksom på disse kriterier, og hvordan de kan påvirke din evne til at gennemføre dit projekt.
dit projekts styrker skal være, hvad din virksomhed har, der tjener som en fordel for andre. Svagheder, selvom selvforklarende, specificerer, hvad der sætter din virksomhed i en ulempe. I muligheder skal du angive de miljøer, du kan udnytte dine styrker. Endelig tilføje de betingelser, der kan forårsage dig problemer i trusler.
4. Definer ressourcer og budget
hvor meget med hensyn til ressourcer er der brug for for at nå dine mål med dette projekt? En kritisk del af dit omfang indebærer at definere, hvor meget det hele vil koste, og hvad er det budget, din virksomhed har afsat til det.
budgettet for et projekt skal være tilstrækkeligt til, at det kan afsluttes med succes inden for de planlagte egenskaber. Det betyder også at sikre, at de rigtige ressourcer bruges på de relevante områder af dit projekt.
dette trin skal afsluttes efter de foregående, da det er væsentligt lettere at tænke på dine omkostninger og budget efter at have defineret dine behov, mål og begrænsninger. På grund af det, Sørg for at følge dem i rækkefølge.
5. Skriv en killing project scope-erklæring
du føler måske, at du har alt hvad du har brug for til omfanget af et projekt, men der er stadig et ultimativt stykke indhold, der binder alt sammen: din erklæring.
målet med erklæringen om projektets omfang er at give en begrundelse for dets eksistens samt en oversigt over alt, hvad du har defineret indtil nu. Det er her, du angiver en fælles forståelse af, hvad der er vigtigt, hvilke processer der bruges, og etablerer det grundlæggende grundlag for dit projekt.
sørg også for, at det er en inspirerende læsning. På den måde vil dit team og alle andre, der læser din projekterklæring, hurtigt se dens værdi. For at gøre det skal du oprette en fortælling, der binder hele dit omfang sammen. Til sidst skal du passe på ikke at skrive for meget, da det er et must at være specifik.
for at definere omfanget af et projekt skal du følge de rigtige trin. Dette er afgørende for planlægning og udførelse af et kvalitetsresultat, hvilket altid er en nødvendighed, uanset hvilken virksomhed din virksomhed er. Følg retningslinjerne i artiklen, og sørg for at nå dine etablerede mål.
hvis dit projekt inkluderer oprettelse af indhold, skal du sørge for, at det har den perfekte åbning for at inspirere til yderligere læsning. Tjek dette blogindlæg om, hvordan du skriver en god introduktion.