• Articles
• admin

Enterprise resource planning (ERP) systemer er rygraden i moderne virksomheder. Den smidighed, som et moderne ERP-system giver bakket op af finpudsede forretningsprocesser, kan hjælpe enhver virksomhed med at konkurrere i dagens forretningsmiljø, som er blevet hårdt ramt af forstyrrelser i forsyningskæden såvel som forstyrrelser i traditionel forretningsdrift på grund af medarbejdere, der arbejder hjemmefra på grund af COVID.

hvis din organisation har brostensbelagt punktløsninger eller haltet sammen med en ældre, lokal ERP-platform, kan det være tid til at investere i at revidere, hvordan din virksomhed fungerer.

en ERP implementering eller migration kan være en skræmmende udsigt, især for organisationer med forældede forretningsprocesser tilpasset til at passe den begrænsede funktionalitet af deres nuværende enterprise stack. Følgende tip kan dog hjælpe organisationer med at vælge den rigtige ERP-leverandør og implementere det nye system med et minimum af smerte og en maksimal succes.

læg det organisatoriske grundlag

før du starter leverandørudvælgelsesprocessen, skal organisationer først lægge grunden ved at tage fat på de nødvendige politiske, organisatoriske, forandringsledelses-og styringsspørgsmål på forhånd.

hver organisation oplever magtkampe og politiske spørgsmål, der bæres af de forskellige mandater og pres, som dens forskellige grupper arbejder under. Et klassisk eksempel? Tussle mellem IT-sikkerhedsudøvere og “skygge IT”, hvor forretningsområder implementerer teknologi uden eksplicit it-godkendelse. Så er der grundlæggende menneskelig natur omkring forandring, hvor nogle individer forsøger at drive evolutionære skift i virksomheden, mens andre viser sig mere modstandsdygtige over for forandring og bekymrer sig om, at nye teknologier vil forstyrre deres daglige arbejdsrutiner eller endda fjerne deres job.

da en ERP-implementering er så dybtgående og påvirker alle aspekter af virksomheden, er virksomheder nødt til at løse politiske problemer, før de går videre. De er nødt til at sætte forandringsledelsesprocesser på plads, adressere medarbejdernes bekymringer gennem gennemsigtighed og uddannelse og løse ledelsesspørgsmål. Hvem ejer ERP? Hvis du flytter til en SaaS-model, Hvad sker der med intern IT? Disse spørgsmål skal besvares, før potentielle leverandører bringes ind.

gennemgå dine processer

implementering af et nyt ERP — system er en fantastisk mulighed for at genoverveje — og optimere-hvordan din organisation fungerer. Det er den forkerte vej at udarbejde en liste over aktuelle forretningsprocesser og forsøge at replikere dem i et nyt ERP-system.

i stedet skal virksomheder bruge en ERP-implementering eller migration som en kritisk del af deres digitale transformationsindsats. Herbert siger, at virksomheder bør overveje øvelser som

eller

for at udforske nye og kreative måder at forbedre forretningsprocesser på. Organisationer bør også åbne op for brainstorming proces til at omfatte ikke kun afdelingsledere, men også rang-and-file slutbrugere, selv kunder og partnere.

få dine data ænder i træk

virksomheder, der flytter for at konsolidere en række punktprodukter, hjemmelavede apps eller et ældre ERP-system til en moderne, omfattende ERP-platform, skal overveje, om deres dataindsamlingsfunktioner er opdaterede.

som ABI Research analyst Michael Larner udtrykker det, “hvor robust er kilden til information, som løsningen kan få information fra, for at give en enkelt version af sandheden.”Dette er især vigtigt, da virksomheder kæmper med forsyningskædeproblemer og har brug for indsigt i realtid i end-to-end-systemer, der kan omfatte flere funktioner såsom e-handelssider, salg, fakturering, fremstilling, lagerstyring, levering, support eller kundeservice.

fokus på kritiske forretningskrav

organisationer ønsker bestemt at bevæge sig hurtigt for at begynde at høste fordelene ved det nye ERP-system så hurtigt som muligt, men Lisa Anderson, præsident for LMA Consulting Group, advarer om, at det er bedre at tage sig tid til at få leverandørudvælgelsesprocessen ret end at skynde sig ind i noget, som du måske fortryder nede ad vejen.

når man foretager leverandørvalg, kommer store organisationer ofte med en liste over snesevis og snesevis af forretningskrav. Og de fleste leverandører vil fortælle dig, at de kan tilfredsstille dem alle. Anderson anbefaler at tage sig tid til at skære denne liste ned til et par kritiske forretningsprocesser, der har unik funktionalitet eller giver en betydelig forretningsdifferentiator. Hun tilføjer, at virksomheder bør fastlægge leverandørerne specifikt, hvad det ville tage for at forbedre disse kritiske forretningsfunktioner med hensyn til omkostninger, tid, kompleksitet og træning.

Plan for fremtiden

Larner understreger, at det aldrig er nok at vælge en leverandør, der giver den samme funktionalitet, som du har nu, især når du migrerer til skyen. Implementering af et nyt ERP-system er en fantastisk mulighed for at gøre brug af avanceret dataanalyse og simuleringer såsom digitale tråde eller digital tvillingeteknologi, for eksempel til at forudse fremtidige behov og bekymringer, siger Larner.

sørg for at spørge leverandører, hvad deres platforme tilbyder for at sikre, at din virksomhed trives ud over implementering. “Hjælper det mig med at forstå, hvad der sker i dag, og hvad der vil ske i morgen. Kan det forudse mangel eller flaskehalse? Det tager ERP-systemopgraderingen fra et simpelt indkøbsværktøj til et strategisk værktøj,” siger Larner.

Gennemfør en demo i begyndelsen af processen

mange organisationer gennemgår hele leverandørudvælgelsesprocessen og bringer derefter den vindende byder ind for at gennemføre en demo, der viser medarbejderne, hvordan det nye system vil se ud. En bedre tilgang, siger Herbert, er at bringe en leverandør eller to til at udføre en demo i begyndelsen af processen, så medarbejderne kan forestille sig mulighederne i det nye system, når der stadig er mulighed for feedback, og fra et politisk perspektiv kommer det ikke på tværs som en fait accompli, der bliver tvunget på medarbejdere uden forudgående anmeldelse.

Partner for det lange træk

for de fleste organisationer vil overgangen til et nyt ERP-system kræve hjælp udefra, enten på grund af interne IT-personalebegrænsninger, tidspres eller manglende færdigheder. Ifølge Anderson betyder dette at tage et hårdt valg med betydelig indflydelse: samarbejder du med ERP-leverandøren, med en forhandler eller systemintegrator tilknyttet ERP-leverandøren eller med en uafhængig teknologileverandør eller konsulent?

kig efter en partner, der har dyb brancheekspertise, forstår dine forretningsprocesser indefra og ud, og har en track record af procesekspertise. Det er også vigtigt at sikre, at ERP-leverandøren og/eller tredjepartspartneren har den globale rækkevidde for at imødekomme dine krav. Husk, når du træffer en ERP-beslutning, er du forpligtet til det lange træk.

gør brugeroplevelsen til en prioritet

det er vigtigt at overveje ikke kun selve programmet, men hvor nemt det er for slutbrugerne at lære de nye systemer og betjene dem. Den sidste ting, du ønsker, er at implementere programmer, der slukker folk og bliver noget, de undgår, indtil de er absolut tvunget til at bruge det.

Kontroller, hvad sælgeren tilbyder med hensyn til skabeloner, online guider, træningsmateriale, samfund og fora. Hvordan ser onboarding ud? Er der en selvbetjeningsmulighed, så slutbrugerne kan komme i gang uden indblanding fra den?

sørg for, at den nye ERP integreres med andre apps

ERP-systemet fungerer ikke i et vakuum. IT-afdelingen er stadig ansvarlig for, at komplette forretningsprocesser fungerer glat. ERP-applikationer interagerer med databaser, ældre apps, Andre SaaS-applikationer såsom CRM og branchespecifikke apps såsom kvalitetsstyring i fremstillingen. Virksomheder skal forstå, hvor godt det nye ERP-system vil være i stand til at integrere med resten af IT-infrastrukturen. Find ud af, hvilke typer API ‘ er der tilbydes.

Løs tilpasningen vs. standardiseringsdebatten

i ERP-verdenen er der en konstant trækkamp mellem tilpasning og standardisering. Organisationer fristes ofte til at opbygge deres egne ERP-apps for at forbedre forretningsprocesser eller brugeroplevelser. Over tid kan spredning af tilpassede apps imidlertid skabe problemer med hensyn til konsistens og opdaterbarhed. Standardisering gør det muligt for virksomheder at forblive på leverandørstien og drage fordel af innovationer, der er udviklet af SaaS-udbyderen, siger Herbert.

tendensen i disse dage er mere mod standardisering, så organisationer bør have politikker og procedurer på plads for at sikre, at virksomhederne ikke afviger for langt fra leverandørstien, mens de stadig muliggør en vis tilpasning, når det giver forretningsmæssig mening. Herbert siger, at en 80/20 split er et godt benchmark at følge.

Udnyt agile og lavkode

Ældre ERP-systemer beskrives ofte som ufleksible monolitter, der ikke kan opdateres med forretningshastigheden, simpelthen på grund af den måde, de er designet på. Med det nylige skift til agile programmeludvikling og den generelle demokratisering af IT muliggjort af fremskridt såsom udviklingsmiljøer med lav kode eller ingen kode, kan virksomheder ændre det.

Herbert siger, at udviklere tidligere var skitne om at udrulle en ny ERP-opdatering, fordi det kunne være forstyrrende for virksomheden, og folk var “bange for at røre ved noget, der kunne bringe systemet ned.”Men efterhånden som organisationer bliver fortrolige med SaaS-applikationer, der opdateres ofte, er der mulighed for at anvende agile udviklingsprincipper på ERP-systemet. “Agile er et enormt skift i ERP-implementering,” siger Herbert. “Du behøver ikke at planlægge hver brugssag, hvert funktionelt stykke foran. Du kan være iterativ i hvad du bygger og hvad du spiser.”

og med lav-kode og No-code muligheder, virksomheder kan sikkert udvikle forbedringer af forretningsprocesser i kanterne uden at påvirke kernen ERP-system. Selvfølgelig tilføjer Herbert, at organisationer, der går denne rute, også skal have den rette styring på plads.